January 28th, 2021

As with other countries in the European Union (EU), the EU e-invoicing Directive 2014/55/EU made it clear that Germany had to make business-to-government (B2G) e-invoicing mandatory from April 18th, 2020. However, electronic invoicing (e-invoicing) in Germany isn’t all that simple. Specific regulations vary across the country, so here’s everything you need to know, including important deadlines per state.

German E-Invoicing Standards: XRechnung vs. ZUGFeRD

As of April 18th, 2020, all government agencies in Germany have to be able to receive and process e-invoices according to a standard in line with EU requirements. The e-invoicing regulations of the German federal government stipulated that XRechnung is the preferred standard for B2G e-invoices. This standard was developed by the German Coordination Office for IT Standards (KoSIT) and is an invoice format based on XML. The current XRechnung standard allows two XML formats for electronic invoicing: UBL or UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Although XRechnung is preferred by the Federal Government, ZUGFeRD can also be used, as ZUGFeRD also complies with the European Standard. It consists of two components: a PDF file and an embedded XML file. ZUGFeRD is based on the UN/CEFACT CII standard and the ISO standard PDF/A3.

The German Peppol Authority: KoSIT

KoSIT became the German Peppol authority in June 2018, with the responsibility of maintaining XRechnung. KoSIT is part of the E-Government department within the core administration of the Free Hanseatic City of Bremen and is a permanent organization of the National IT Planning Council.

KoSIT's main tasks are to assist the IT Planning Council in adopting IT interoperability and IT security standards, as well as to manage joint federal and state e-government projects.

Deadline Compliance

You might assume that all government agencies in Germany have been able to receive e-invoices since April 18th, 2020. In reality, there are still public authorities—especially in the municipal sector—that cannot yet receive and process electronic invoices. This has to do with the federal structure, as all 16 federal states have their own constitutions, parliaments, and governments. In other words, it is usually the responsibility of each individual federal state to apply European requirements.

The structure, scope, and timing of electronic invoicing implementation is defined by the E-invoicing Act (E-Rechnungsgesetz) along with the associated ordinances of the respective state authorities in the individual federal states.

At state level, however, 16 separate laws and ordinances had to be drafted, optimized, and implemented on the basis of the EU Directive and the European Standard. To date, there are still federal states that have yet to issue regulations, and the ordinances that have already been issued may vary.

How Can You Send E-Invoices in Germany?

As mentioned above, because of the varying regulations in Germany, there are many different specifications, threshold conditions, and technical approaches from state to state. It is important for B2G suppliers to know an consider these conditions.

For your convenience, here’s a list of upcoming deadlines for all of Germany:

January 1st, 2022: E-invoicing obligation for suppliers in Baden-Württemberg.

January 1st, 2022: E-invoicing obligation for suppliers in Saarland.

April 18th, 2022: Obligation to accept e-invoices below the thresholds and from EUR 1000 for municipalities, associations of municipalities, district offices and other legal entities under public law in Bavaria.

December 31st, 2022: Obligation to accept e-invoices at contract values from EUR 1000 and for the sub-threshold area in Berlin.

April 1st, 2023: E-invoicing obligation for suppliers in Mecklenburg-Vorpommern.

April 18th, 2023: Obligation to accept e-invoices for construction contracts below the thresholds in Bavaria.

January 1st 2024: E-invoicing obligation for suppliers in Rhineland-Palatinate.

April 18th,2024: E-invoicing obligation for suppliers in Hesse.

January 1st, 2025:Obligation to accept e-invoices for public customers of the indirect state administration, especially municipalities, in the Land of Brandenburg. This applies to both low- and high-threshold areas.

Below you can find the most important information at both federal and state level.

Federal Level

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 4a van de EGovernment-Gesetz (EGovG).

E-factuurverordening: Ja, zie de E-Rechnungsverordnung (ERechV).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 27 november 2020 voor alle federale overheden.

E-factuurplicht voor leveranciers: Ja, sinds 27 november 2020 aan alle federale overheden. Met uitzonderingen voor individuele bestellingen van minder dan 1000 euro.

Manieren van factuurontvangst:

Leitweg-ID: De Leitweg-ID is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Het wordt aangeboden door de KK3 aan de federale overheden, zie: Die Letweg-ID eine Zusammenfassung (PDF).Leveranciers ontvangen de route-ID (Leitweg-ID) van de overheidsinstantie waar ze naar moeten factureren.

Baden-Württemberg

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 4a van de E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (EGovG BW).

E-factuurverordening: Ja, zie de regelgeving van de deelstaat Baden-Württemberg.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Sinds 18 april 2020 zijn overheidsinstellingen in deze staat verplicht om e-facturen met een contractwaarde vanaf 1000 euro te accepteren en te verwerken. Voor de gemeenten of verenigingen van gemeenten is de verplichting alleen van toepassing op contractwaardes boven de drempelwaarden.

E-factuurplicht voor leveranciers: Vanaf 1 januari 2022. Hiervoor gelden uitzonderingen voor individuele bestellingen met een waarde van minder dan 1000 euro en voor leveranciers uit landen buiten de Europese Unie.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.0 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De Leitweg-ID is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers ontvangen de route-ID (Leitweg-ID) van de overheidsinstantie waar ze naar moeten factureren.

Bavaria

E-factuurwet: Ja, zie artikel 5 van de Bayerisches E-Government-Gesetz (BayEGovG).

E-factuurverordening: Ja, zie de Bayerische E-Government-Verordnung (BayEGovV).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Sinds 18 april 2020 zijn alle overheidsinstanties van Beieren verplicht om elektronische facturen met een waarde vanaf 1000 euro te accepteren en verwerken.

Voor gemeenten, verenigingen van gemeenten, districtskantoren en andere publiekrechtelijke rechtspersonen die onder toezicht van Beieren staan, gelden deze verplichtingen in eerste instantie voor contracten boven de drempelwaarden en vanaf 18 april 2022 ook voor contracten onder de drempelwaarden, vanaf 1000 euro.

Voor bouwcontracten met een waarde onder de drempelwaarden geldt de verplichting vanaf 18 april 2023.

E-factuurplicht voor leveranciers: Tot nu toe is het indienen van elektronische facturen in Beieren niet verplicht.

Manieren van factuurontvangst: In Beieren is geen centraal platform voor factuurontvangst. De elektronische facturen worden per email verstuurd. Waarschijnlijk wordt in de toekomst ook de mogelijkheid toegevoegd om met een webservice via PEPPOL e-facturen te sturen.

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.0 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De Leitweg-ID is geen verplicht onderdeel van de e-factuur.

Berlin

E-factuurwet: Ja, zie de Berliner E-Rechnungsgesetz (BERG).

E-factuurverordening: Ja, zie de E-Rechnungsverordnung (ErechV) van Berlijn.

Verplichting om e-facturen te accepteren: De overheidsinstanties binnen de staat Berlijn zijn sinds 18 april 2020 verplicht om e-facturen te accepteren en verwerken bij contractwaarden boven de drempelwaarden. Vanaf 31 december 2022 zal de verplichting van toepassing zijn op contractwaardes vanaf 1000 euro.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee, er is tot nu toe geen algemene verplichting voor e-facturatie. Als alternatief voor deze regel kan tussen de overheden en de leveranciers worden overeengekomen om gebruik te maken van elektronische facturering.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De routing ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Het is toegewezen voor de staat Berlijn door de Senaatafdeling van Financiën. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Brandenburg

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 5 van de Brandenburgisches E-Government-Gesetz (BbgEGovG).

E-factuurverordening: Ja, zie de Brandenburgische E-Rechnungsverordnung (BbgERechV).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020 is de acceptatie van elektronische facturen vanaf 1000 euro via het administratieportaal verplicht voor alle autoriteiten/instellingen die als rechtspersoon aan de deelstaat Brandenburg zijn toegewezen. Er zijn uitzonderingen op het gebied van contracten die geheimhouding vereisen of in individuele gevallen als dit is goedgekeurd door het ministerie van Financiën van de deelstaat Brandenburg.

Andere autoriteiten/instellingen die niet als rechtspersoon aan de deelstaat Brandenburg zijn toegewezen, kunnen gebruik maken van het administratieve portaal of van alternatieve procedures voor het ontvangen van elektronische facturen. Vanaf 01 januari 2025 geldt de verplichting e-facturen te accepteren en te verwerken voor publieke opdrachtgevers van de indirecte staatsadministratie, gemeenten in het bijzonder. Dit geldt zowel voor lage, als hoge drempelwaarden.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.0 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De routing ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling. Verdere details zijn te vinden in de informatie over de Leitweg-ID van de deelstaat Brandenburg.

Bremen

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 4 van de wet ter bevordering van de elektronische administratie in Bremen.

E-factuurverordening: Ja, zie de verordening op de elektronische factuur van Bremen.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 27 november 2020. Uitzonderingen gelden voor contractwaardes onder de 1000 euro en bestellingen die geheimhouding vereisen.

E-factuurplicht voor leveranciers: Ja, sinds 27 november 2020 is het verplicht voor bestelwaarden vanaf 1.000 euro via het centrale factuurontvangstplatform, zERIKA.

Manieren van factuurontvangst:

  • Voorkeur voor een webservice via het factuurontvangstplatform (zERIKA);
  • Handmatige invoer via het zERIKA portaal;
  • Via Webupload;
  • Per email;
  • Per De-Mail;
  • Met behulp van een webservice via PEPPOL.

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is verplicht als onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de verantwoordelijke autoriteit.

Hamburg

E-factuurwet: Nee, zie publicatie.

E-factuurverordening: Nee, zie publicatie.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, volgens de EU-richtlijn voor contracten boven de drempelwaarden, sinds 18 april 2020.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: Leveranciers moeten het juiste identificatienummer krijgen van de bevoegde belastingautoriteit.

Hesse

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 5 van de Hessisches E-Government-Gesetz (HEGovG).

E-factuurverordening: Ja, zie de ERechnungsVerordnung (ERechV) van de deelstaat Hessen.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020, voor alle autoriteiten van de deelstaat Hessen. Er geldt een uitzondering voor individuele opdrachten onder de 1000 euro.

E-factuurplicht voor leveranciers: Ja, vanaf 18 april 2024, zie publicatie. Er gelden uitzonderingen als bestellingen geheimhouding vereisen, bij contant geld en bij bestaande contacten, voor een maximum van 3 jaar.

Manieren van factuurontvangst: Tot nu toe geen centrale indiening mogelijk. De factuur kan verstuurd worden:

  • Per e-mail;
  • Met behulp van een webservice via PEPPOL (in overleg met de betreffende overheidsinstelling).

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: Het gebruik van een identificatienummer is vereist. Dit kan het formaat van de route-ID (Leitweg-ID) hebben. Leveranciers moeten het identificatienummer ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Mecklenburg-Western Pomerania

E-factuurwet: Ja, zie de E-Government-Gesetz Mecklenburg-Vorpommern (EGovG M-V).

E-factuurverordening: Nog niet goedgekeurd en/of gepubliceerd.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020, voor alle overheden van de staat Mecklenburg-Voor-Pommeren. Volgens het huidige ontwerp wordt een elektronische factuur aanvaard ongeacht de waarde van de bestelling.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nog niet, volgens de beschikbare informatie, vanaf 1 april 2023. Er zijn uitzonderingen voor contant geld en onmiddellijke betalingen.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Lower Saxony

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 6 van de Niedersächsisches Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit.

E-factuurverordening: Ja, zie de Niedersächsische E-Rechnungs-Verordnung (NERechVO).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee, er is tot nu toe geen verplichting. Wel worden overheidsinstellingen aangemoedigd om bij het aangaan van een contract te verzoeken om e-facturatie.

Manieren van factuurontvangst:

  • Via het centrale factuurontvangstplatform (E-Poststelle NAVO);
  • Via Webupload;
  • Per email;
  • In de nabije toekomst per De-Mail;
  • Vanaf 18 april 2022, met behulp van een webservice via PEPPOL.

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

North Rhine-Westphalia

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 7a van de E-Government Gesetz.

E-factuurverordening: Ja, zie de E-Rechnungsverordnung (NRW).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 1 april 2020. Er zijn geen uitzonderingen op basis van contractwaarde. Zowel boven, als onder de drempelwaarden is de verplichting van toepassing. Er gelden wel uitzonderingen voor bestellingen die geheimhouding vereisen.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee. De overheidsstelling kan wel de leverancier verzoeken om elektronisch te factureren.

Manieren van factuurontvangst:

  • Handmatige invoer via het NRW-portaal;
  • Via Webupload;
  • Per email;
  • Per De-Mail;
  • Met behulp van een webservice via PEPPOL.

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is geen verplicht onderdeel van de e-factuur.

Rhineland-Palatinate

E-factuurwet: Ja, zie de E-Rechnungs-Gesetz Rheinland-Pfalz (ERechGRP).

E-factuurverordening: De bijbehorende ERechV RP is nog niet gepubliceerd.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020, ongeacht de bestel- of contractwaarde.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nog niet, vanaf 1 januari 2024.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Sarland

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 10a van de E-Government-Gesetz Saarland (E-GovG SL).

E-factuurverordening: Ja, zie de Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Saarlandes.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020, ongeacht de bestel- of contractwaarde.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nog niet, vanaf 1 januari 2022. Uitzonderingen gelden voor individuele bestellingen met een contractwaarde onder de 1000 euro, bestellingen die onder de geheimhoudingsplicht vallen en voor leveranciers uit niet-EU-landen.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Saxony

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 3a van de Sächsisches E-Government-Gesetz.

E-factuurverordening: Ja, zie de Sächsische E-Government-Gesetz-Durchführungsverordnung.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020 is de deelstaat verplicht om e-facturen te accepteren zowel boven, als onder de drempelwaarden. Uitzonderingen gelden voor bestellingen die onder de geheimhoudingsplicht vallen.

E-factuurplicht voor leveranciers: Ja, boven de drempelwaarden.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Saxony-Anhalt

E-factuurwet: Ja, zie de E-Rechnungsgesetz Sachsen-Anhalt (ERG LSA).

E-factuurverordening: Ja, zie de E-Rechnungsverordnung (ERechVO LSA).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020, ongeacht de contractwaarde. Uitzonderingen gelden voor bestellingen die onder de geheimhoudingsplicht vallen.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Schleswig-Holstein

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 52g Gesetz zur Modernisierung der elektronischen Verwaltung.

E-factuurverordening: Ja, zie de E-Rechnungsverordnung (ERechVO LSA).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 17 november 2019 voor de staat en sinds 18 april 2020 voor de gemeentes. De verplichting geldt ongeacht de contractwaarde voor de staat. Voor gemeentes geldt de verplichting alleen boven de drempelwaarden. Uitzonderingen gelden voor bestellingen die onder de geheimhoudingsplicht vallen.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Thuringia

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 4a van de Thüringer E-Government-Gesetz (ThürEGovG).

E-factuurverordening: Ja, zie de Thüringer E-Rechnungs-Verordung (ThürERechVO).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 27 november 2019, ongedacht de bestel- of contractwaarden

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee. De overheidsstelling kan wel de leverancier verzoeken om elektronisch te factureren.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.0 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.