Net als in andere landen in de Europese Unie (EU), werd met de komst van de EU e-invoicing Directive 2014/55/EU duidelijk dat ook Duitsland business-to-government (B2G) e-facturatie verplicht moest gaan stellen. In deze blog leest u alles wat u moet weten over e-facturatie in Duitsland, inclusief belangrijke deadlines per deelstaat.

De Duitse e-factuurstandaarden: XRechnung vs ZUGFeRD

Vanaf 18 april 2020 moesten alle overheidsinstanties in staat zijn om e-facturen te ontvangen en te verwerken met een standaard die voldoet aan de eisen van de EU. De regelgeving voor e-facturatie van de Duitse federale overheid heeft bepaald dat XRechnung de voorkeursstandaard is voor B2G e-facturen. Deze standaard is ontwikkeld door het Duitse Coördinatiebureau voor IT-standaarden (KoSIT). XRechnung is een factuurformaat dat gebaseerd is op XML. De huidige XRechnung standaard staat twee XML-formaten toe om elektronisch te factureren: UBL of UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Ondanks dat XRechnung geprefereerd wordt door de Federale Overheid, kan daarnaast ZUGFeRD gebruikt worden. ZUGFeRD voldoet ook aan de Europese Norm. Het bestaat uit twee componenten: een PDF-bestand en een ingesloten XML-bestand. ZUGFeRD is gebaseerd op de UN/CEFACT CII standaard en de ISO standaard PDF/A3.

De Duitse PEPPOL-autoriteit: KoSIT

Net als in Nederland, is er ook een nationale PEPPOL-autoriteit in Duitsland. Sinds juni 2018 is KoSIT de Duitse PEPPOL-autoriteit. KoSIT heeft de verantwoordelijkheid om XRechnung te onderhouden en is onderdeel van de afdeling E-Government binnen de kernadministratie van de Vrije Hanzestad Bremen. KoSIT is een permanente organisatie van de Nationale IT-planningraad.

De belangrijkste taken van KoSIT zijn het assisteren van de IT-Planning Raad bij het aannemen van IT-interoperabiliteit en IT-beveiligingsstandaarden, en het beheren van gezamenlijke federale en staatsprojecten op het gebied van e-government.

Naleving van de deadline

U zou ervan uit kunnen gaan dat vanaf 18 april 2020 alle overheden in Duitsland e-facturen konden ontvangen. In werkelijkheid zijn er nu nog steeds overheidsinstanties, met name gemeentes, die geen elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken. Dit heeft te maken met de federale structuur. Alle 16 deelstaten hebben namelijk eigen grondwetten, parlementen en regeringen. In de Bondsrepubliek Duitsland is het meestal de verantwoordelijkheid van de deelstaten om de Europese eisen toe te passen.

De structuur, de reikwijdte en het tijdsschema van de implementatie van elektronische facturatie worden gedefinieerd door de e-factuurwet (E-Rechnungsgesetz) en de bijbehorende verordeningen van de desbetreffende deelstaatautoriteiten in de afzonderlijke federale staten.

Op deelstaatniveau moesten 16 afzonderlijke wetten en verordeningen worden opgesteld, geoptimaliseerd en geïmplementeerd op basis van de EU-richtlijn en de Europese norm. Tot op heden zijn er nog steeds federale staten die nog geen verordeningen hebben gepubliceerd, en de verordeningen die al wel zijn uitgebracht, kunnen onderling verschillen.

Hoe u kunt e-factureren in Duitsland

Omdat het op deze manier geregeld is in Duitsland, zijn er een tal van verschillende specificaties, drempelvoorwaarden en technische benaderingen van deelstaat tot deelstaat. Het is belangrijk dat B2G-leveranciers deze voorwaarden kennen en er rekening mee houden.

Voor uw gemak is hier een lijst met aankomende deadlines voor heel Duitsland:

1 januari 2022: E-factuurplicht voor leveranciers in Baden-Württemberg.

1 januari 2022: E-factuurplicht voor leveranciers in Saarland.

18 april 2022: Verplichting om e-facturen te accepteren onder de drempelwaarden en vanaf 1000 euro voor gemeenten, verenigingen van gemeenten, districtskantoren en andere publiekrechtelijke rechtspersonen in Beieren.

31 december 2022: Verplichting om e-facturen te accepteren bij contractwaardes vanaf 1000 euro en voor de sub-drempelwaarden in Berlijn.

1 april 2023: E-factuurplicht voor leveranciers in Mecklenburg-Voor-Pommeren.

18 april 2023: Verplichting om e-facturen te accepteren voor bouwcontracten onder de drempelwaarden in Beieren.

1 januari 2024: E-factuurplicht voor leveranciers in Rijnland-Palts.

18 april 2024:E-factuurplicht voor leveranciers in Hessen.

1 januari 2025:Verplichting om e-facturen te accepteren voor publieke afnemers van de indirecte staatsadministratie, met name gemeenten, in de deelstaat Brandenburg. Dit geldt voor zowel onder, als boven de drempelwaarden.

Hieronder kunt u de meest belangrijke informatie vinden op zowel federaal, als staatniveau.

Landelijk niveau

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 4a van de EGovernment-Gesetz (EGovG).

E-factuurverordening: Ja, zie de E-Rechnungsverordnung (ERechV).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 27 november 2020 voor alle federale overheden.

E-factuurplicht voor leveranciers: Ja, sinds 27 november 2020 aan alle federale overheden. Met uitzonderingen voor individuele bestellingen van minder dan 1000 euro.

Manieren van factuurontvangst:

Leitweg-ID: De Leitweg-ID is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Het wordt aangeboden door de KK3 aan de federale overheden, zie: Die Letweg-ID eine Zusammenfassung (PDF).Leveranciers ontvangen de route-ID (Leitweg-ID) van de overheidsinstantie waar ze naar moeten factureren.

Baden-Württemberg

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 4a van de E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (EGovG BW).

E-factuurverordening: Ja, zie de regelgeving van de deelstaat Baden-Württemberg.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Sinds 18 april 2020 zijn overheidsinstellingen in deze staat verplicht om e-facturen met een contractwaarde vanaf 1000 euro te accepteren en te verwerken. Voor de gemeenten of verenigingen van gemeenten is de verplichting alleen van toepassing op contractwaardes boven de drempelwaarden.

E-factuurplicht voor leveranciers: Vanaf 1 januari 2022. Hiervoor gelden uitzonderingen voor individuele bestellingen met een waarde van minder dan 1000 euro en voor leveranciers uit landen buiten de Europese Unie.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.0 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De Leitweg-ID is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers ontvangen de route-ID (Leitweg-ID) van de overheidsinstantie waar ze naar moeten factureren.

Bavaria

E-factuurwet: Ja, zie artikel 5 van de Bayerisches E-Government-Gesetz (BayEGovG).

E-factuurverordening: Ja, zie de Bayerische E-Government-Verordnung (BayEGovV).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Sinds 18 april 2020 zijn alle overheidsinstanties van Beieren verplicht om elektronische facturen met een waarde vanaf 1000 euro te accepteren en verwerken.

Voor gemeenten, verenigingen van gemeenten, districtskantoren en andere publiekrechtelijke rechtspersonen die onder toezicht van Beieren staan, gelden deze verplichtingen in eerste instantie voor contracten boven de drempelwaarden en vanaf 18 april 2022 ook voor contracten onder de drempelwaarden, vanaf 1000 euro.

Voor bouwcontracten met een waarde onder de drempelwaarden geldt de verplichting vanaf 18 april 2023.

E-factuurplicht voor leveranciers: Tot nu toe is het indienen van elektronische facturen in Beieren niet verplicht.

Manieren van factuurontvangst: In Beieren is geen centraal platform voor factuurontvangst. De elektronische facturen worden per email verstuurd. Waarschijnlijk wordt in de toekomst ook de mogelijkheid toegevoegd om met een webservice via PEPPOL e-facturen te sturen.

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.0 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De Leitweg-ID is geen verplicht onderdeel van de e-factuur.

Berlin

E-factuurwet: Ja, zie de Berliner E-Rechnungsgesetz (BERG).

E-factuurverordening: Ja, zie de E-Rechnungsverordnung (ErechV) van Berlijn.

Verplichting om e-facturen te accepteren: De overheidsinstanties binnen de staat Berlijn zijn sinds 18 april 2020 verplicht om e-facturen te accepteren en verwerken bij contractwaarden boven de drempelwaarden. Vanaf 31 december 2022 zal de verplichting van toepassing zijn op contractwaardes vanaf 1000 euro.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee, er is tot nu toe geen algemene verplichting voor e-facturatie. Als alternatief voor deze regel kan tussen de overheden en de leveranciers worden overeengekomen om gebruik te maken van elektronische facturering.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De routing ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Het is toegewezen voor de staat Berlijn door de Senaatafdeling van Financiën. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Brandenburg

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 5 van de Brandenburgisches E-Government-Gesetz (BbgEGovG).

E-factuurverordening: Ja, zie de Brandenburgische E-Rechnungsverordnung (BbgERechV).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020 is de acceptatie van elektronische facturen vanaf 1000 euro via het administratieportaal verplicht voor alle autoriteiten/instellingen die als rechtspersoon aan de deelstaat Brandenburg zijn toegewezen. Er zijn uitzonderingen op het gebied van contracten die geheimhouding vereisen of in individuele gevallen als dit is goedgekeurd door het ministerie van Financiën van de deelstaat Brandenburg.

Andere autoriteiten/instellingen die niet als rechtspersoon aan de deelstaat Brandenburg zijn toegewezen, kunnen gebruik maken van het administratieve portaal of van alternatieve procedures voor het ontvangen van elektronische facturen. Vanaf 01 januari 2025 geldt de verplichting e-facturen te accepteren en te verwerken voor publieke opdrachtgevers van de indirecte staatsadministratie, gemeenten in het bijzonder. Dit geldt zowel voor lage, als hoge drempelwaarden.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.0 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De routing ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling. Verdere details zijn te vinden in de informatie over de Leitweg-ID van de deelstaat Brandenburg.

Bremen

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 4 van de wet ter bevordering van de elektronische administratie in Bremen.

E-factuurverordening: Ja, zie de verordening op de elektronische factuur van Bremen.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 27 november 2020. Uitzonderingen gelden voor contractwaardes onder de 1000 euro en bestellingen die geheimhouding vereisen.

E-factuurplicht voor leveranciers: Ja, sinds 27 november 2020 is het verplicht voor bestelwaarden vanaf 1.000 euro via het centrale factuurontvangstplatform, zERIKA.

Manieren van factuurontvangst:

  • Voorkeur voor een webservice via het factuurontvangstplatform (zERIKA);
  • Handmatige invoer via het zERIKA portaal;
  • Via Webupload;
  • Per email;
  • Per De-Mail;
  • Met behulp van een webservice via PEPPOL.

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is verplicht als onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de verantwoordelijke autoriteit.

Hamburg

E-factuurwet: Nee, zie publicatie.

E-factuurverordening: Nee, zie publicatie.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, volgens de EU-richtlijn voor contracten boven de drempelwaarden, sinds 18 april 2020.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: Leveranciers moeten het juiste identificatienummer krijgen van de bevoegde belastingautoriteit.

Hesse

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 5 van de Hessisches E-Government-Gesetz (HEGovG).

E-factuurverordening: Ja, zie de ERechnungsVerordnung (ERechV) van de deelstaat Hessen.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020, voor alle autoriteiten van de deelstaat Hessen. Er geldt een uitzondering voor individuele opdrachten onder de 1000 euro.

E-factuurplicht voor leveranciers: Ja, vanaf 18 april 2024, zie publicatie. Er gelden uitzonderingen als bestellingen geheimhouding vereisen, bij contant geld en bij bestaande contacten, voor een maximum van 3 jaar.

Manieren van factuurontvangst: Tot nu toe geen centrale indiening mogelijk. De factuur kan verstuurd worden:

  • Per e-mail;
  • Met behulp van een webservice via PEPPOL (in overleg met de betreffende overheidsinstelling).

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: Het gebruik van een identificatienummer is vereist. Dit kan het formaat van de route-ID (Leitweg-ID) hebben. Leveranciers moeten het identificatienummer ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Mecklenburg-Western Pomerania

E-factuurwet: Ja, zie de E-Government-Gesetz Mecklenburg-Vorpommern (EGovG M-V).

E-factuurverordening: Nog niet goedgekeurd en/of gepubliceerd.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020, voor alle overheden van de staat Mecklenburg-Voor-Pommeren. Volgens het huidige ontwerp wordt een elektronische factuur aanvaard ongeacht de waarde van de bestelling.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nog niet, volgens de beschikbare informatie, vanaf 1 april 2023. Er zijn uitzonderingen voor contant geld en onmiddellijke betalingen.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Lower Saxony

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 6 van de Niedersächsisches Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit.

E-factuurverordening: Ja, zie de Niedersächsische E-Rechnungs-Verordnung (NERechVO).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee, er is tot nu toe geen verplichting. Wel worden overheidsinstellingen aangemoedigd om bij het aangaan van een contract te verzoeken om e-facturatie.

Manieren van factuurontvangst:

  • Via het centrale factuurontvangstplatform (E-Poststelle NAVO);
  • Via Webupload;
  • Per email;
  • In de nabije toekomst per De-Mail;
  • Vanaf 18 april 2022, met behulp van een webservice via PEPPOL.

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

North Rhine-Westphalia

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 7a van de E-Government Gesetz.

E-factuurverordening: Ja, zie de E-Rechnungsverordnung (NRW).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 1 april 2020. Er zijn geen uitzonderingen op basis van contractwaarde. Zowel boven, als onder de drempelwaarden is de verplichting van toepassing. Er gelden wel uitzonderingen voor bestellingen die geheimhouding vereisen.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee. De overheidsstelling kan wel de leverancier verzoeken om elektronisch te factureren.

Manieren van factuurontvangst:

  • Handmatige invoer via het NRW-portaal;
  • Via Webupload;
  • Per email;
  • Per De-Mail;
  • Met behulp van een webservice via PEPPOL.

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is geen verplicht onderdeel van de e-factuur.

Rhineland-Palatinate

E-factuurwet: Ja, zie de E-Rechnungs-Gesetz Rheinland-Pfalz (ERechGRP).

E-factuurverordening: De bijbehorende ERechV RP is nog niet gepubliceerd.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020, ongeacht de bestel- of contractwaarde.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nog niet, vanaf 1 januari 2024.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Sarland

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 10a van de E-Government-Gesetz Saarland (E-GovG SL).

E-factuurverordening: Ja, zie de Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Saarlandes.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020, ongeacht de bestel- of contractwaarde.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nog niet, vanaf 1 januari 2022. Uitzonderingen gelden voor individuele bestellingen met een contractwaarde onder de 1000 euro, bestellingen die onder de geheimhoudingsplicht vallen en voor leveranciers uit niet-EU-landen.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Saxony

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 3a van de Sächsisches E-Government-Gesetz.

E-factuurverordening: Ja, zie de Sächsische E-Government-Gesetz-Durchführungsverordnung.

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020 is de deelstaat verplicht om e-facturen te accepteren zowel boven, als onder de drempelwaarden. Uitzonderingen gelden voor bestellingen die onder de geheimhoudingsplicht vallen.

E-factuurplicht voor leveranciers: Ja, boven de drempelwaarden.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Saxony-Anhalt

E-factuurwet: Ja, zie de E-Rechnungsgesetz Sachsen-Anhalt (ERG LSA).

E-factuurverordening: Ja, zie de E-Rechnungsverordnung (ERechVO LSA).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 18 april 2020, ongeacht de contractwaarde. Uitzonderingen gelden voor bestellingen die onder de geheimhoudingsplicht vallen.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Schleswig-Holstein

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 52g Gesetz zur Modernisierung der elektronischen Verwaltung.

E-factuurverordening: Ja, zie de E-Rechnungsverordnung (ERechVO LSA).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 17 november 2019 voor de staat en sinds 18 april 2020 voor de gemeentes. De verplichting geldt ongeacht de contractwaarde voor de staat. Voor gemeentes geldt de verplichting alleen boven de drempelwaarden. Uitzonderingen gelden voor bestellingen die onder de geheimhoudingsplicht vallen.

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.1 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.

Thuringia

E-factuurwet: Ja, zie paragraaf 4a van de Thüringer E-Government-Gesetz (ThürEGovG).

E-factuurverordening: Ja, zie de Thüringer E-Rechnungs-Verordung (ThürERechVO).

Verplichting om e-facturen te accepteren: Ja, sinds 27 november 2019, ongedacht de bestel- of contractwaarden

E-factuurplicht voor leveranciers: Nee. De overheidsstelling kan wel de leverancier verzoeken om elektronisch te factureren.

Manieren van factuurontvangst:

Geaccepteerde factuurformaten: XRechnung of anders in een EN-16931 formaat zoals ZUGFeRD 2.0 (profiel EN 16931).

Leitweg-ID: De route-ID (Leitweg-ID) is een verplicht onderdeel van de e-factuur. Leveranciers moeten de route-ID ontvangen van de betreffende overheidsinstelling.