In dit gesprek verwijst e-facturatie naar facturen die worden verzonden en verwerkt in een volledig elektronisch formaat, zoals XML- of Universal Business Language (UBL)-facturen.

In tegenstelling tot PDF-facturen, die in feite digitale representaties zijn van papieren documenten, worden e-facturen gecreëerd en uitgewisseld in een gestructureerd, machine-leesbaar formaat, wat naadloze integratie met boekhoudsystemen en geautomatiseerde verwerking mogelijk maakt.

Deze blog zal de verschillen tussen PDF-facturen en e-facturen verkennen, waarbij de unieke kenmerken en voordelen ervan worden belicht.

Introductie

Terwijl digitale transformatie blijft vormgeven aan de toekomst, komt e-facturatie gestaag naar voren, hoewel het nog niet zijn hoogtepunt heeft bereikt in de Verenigde Staten. De overgang naar e-facturatie omvat een belangrijke verandering waarbij men moet voldoen aan nieuwe regelgeving, evoluerende zakelijke praktijken omarmen en baanbrekende technologieën benutten om deze transformerende reis te ondersteunen.

Terwijl Europa al jarenlang voorop loopt in deze verandering, is het nu de juiste tijd voor zowel Europese bedrijven die e-facturatie willen omarmen als Amerikaanse bedrijven die inzicht willen krijgen in de komende revolutie. In deze blog zullen we een uitgebreid overzicht geven van de fundamentele verschillen tussen PDF en e-facturatie, waarbij we hun unieke voordelen en hun cruciale rol in het digitale tijdperk benadrukken.

PDF-facturen

PDF (Portable Document Format) facturen worden al enkele jaren veelvuldig gebruikt bij zakelijke transacties. Ze worden doorgaans gegenereerd door een boekhoudsysteem en verstuurd via e-mail of andere elektronische middelen. Hier zijn enkele belangrijke kenmerken van PDF-facturen:

  1. Digitale representatie: PDF-facturen zijn digitale bestanden die nauwkeurig de lay-out en inhoud van een traditionele papieren factuur repliceren. Ze kunnen eenvoudig worden bekeken, afgedrukt en elektronisch worden opgeslagen.
     
  2. Flexibiliteit en vertrouwdheid: PDF-facturen bieden een vertrouwde indeling voor zowel bedrijven als klanten, omdat ze lijken op traditionele papieren facturen. Ze kunnen eenvoudig worden aangepast met merkelementen en bedrijfslogo's.
     
  3. Handmatige verwerking: Hoewel PDF-facturen automatisch kunnen worden gegenereerd vanuit boekhoudsystemen, vereisen ze nog steeds handmatige verwerking en gegevensinvoer, zowel door de facturerende partij als door de ontvanger. Deze handmatige tussenkomst kan fouten en vertragingen veroorzaken in de verwerking van facturen.

E-facturen

E-facturen daarentegen vertegenwoordigen een meer geavanceerde en geautomatiseerde benadering van facturatie. Ze maken gebruik van gestructureerde gegevensformaten en elektronische uitwisselingssystemen om het gehele facturatieproces te stroomlijnen. Hier zijn de belangrijkste kenmerken van e-facturen:

  1. Gestructureerd gegevensformaat: E-facturen zijn gestructureerde bestanden met een vast formaat dat wordt bepaald door branchestandaarden. Ze bevatten specifieke gegevensvelden die geautomatiseerde verwerking en uitwisseling tussen verschillende systemen mogelijk maken. Gangbare formaten zijn onder andere XML of EDIFACT.
     
  2. Naadloze integratie: E-facturen kunnen naadloos worden geïntegreerd in het financiële of boekhoudsysteem van de ontvanger, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt. Deze integratie maakt snellere en nauwkeurigere verwerking van facturen mogelijk, met minder fouten en vertragingen.
     
  3. Integratie: Initiatieven zoals het internationale PEPPOL (Pan European Public Procurement On-Line) netwerk hebben gestandaardiseerde e-facturatie formats geïmplementeerd in bedrijven en instanties. Deze standaardisatie zorgt voor compatibiliteit en interoperabiliteit tussen verschillende systemen, wat efficiënte facturatiepraktijken bevordert.
     
  4. Kosten en efficiëntie: E-facturen bieden kostenbesparende voordelen door de behoefte aan papier, portokosten en handmatig werk te verminderen. Ze zorgen voor snellere betalingscycli, verbeteren de cashflow en minimaliseren het risico op fouten die gepaard gaan met handmatige gegevensinvoer.

Hoe zal de btw in het digitale tijdperk (ViDA) invloed hebben op PDF-facturen?

De BTW in het Digitale Tijdperk (ViDA) zal een impact hebben op PDF-facturen. De voorgestelde wijzigingen zijn gericht op het moderniseren van de BTW-rapportagevereisten en het bevorderen van het gebruik van digitale factureringssystemen, en moeten tegen 2030 zijn geïmplementeerd. Hier zijn de belangrijkste gevolgen van ViDA voor PDF-facturen:

  1. Verplichte e-facturatie: De digitale rapportagevereisten (DRR's) onder ViDA omvatten de implementatie van verplichte e-facturatie. Belastingplichtigen zullen verplicht zijn om hun transactiegegevens digitaal aan de belastingautoriteit te verstrekken, inclusief het gebruik van e-facturatie om factuurgegevens over te dragen.
     
  2. Clearance en non-clearance -facturatie: ViDA maakt onderscheid tussen afwikkelings (clearance) - en niet-afwikkelingse (non- clearance) facturatiesystemen. In een niet-afwikkelingse-facturatiesysteem kunnen leveranciers e-facturen rechtstreeks naar klanten sturen zonder bevestiging van de belastingautoriteit te vereisen. Dit betekent dat PDF-facturen, die doorgaans rechtstreeks door leveranciers naar klanten worden gestuurd, nog steeds kunnen worden gebruikt binnen het kader van ViDA, zolang ze voldoen aan het gestandaardiseerde digitale formaat dat vereist is voor e-facturatie.
     
  3. Standaard elektronische facturatie: ViDA stelt voor dat elektronische facturatie, zonder een afwikkelingssysteem en met gestructureerde elektronische bestanden, het standaardsysteem wordt voor facturatie uitgifte. Dit betekent dat PDF-facturen beperkt kunnen worden tot uitzonderlijke gevallen die zijn goedgekeurd door de betreffende lidstaat, en belastingplichtigen hebben het recht om elektronische facturen uit te geven volgens Europese normen.
     
  4. Realtime gegevensuitwisseling: ViDA streeft naar de oprichting van een meer op realtime gebaseerd gegevensuitwisselingssysteem voor grensoverschrijdende transacties en transacties die onder de omgekeerde heffing vallen. Dit betekent dat de deadline voor het uitreiken van een factuur voor dergelijke transacties aanzienlijk zal worden verkort, van de huidige maximale termijn van 45 dagen naar 2 dagen. Deze verschuiving naar snellere gegevensuitwisseling kan het gebruik van elektronische facturatiesystemen, waaronder gestructureerde elektronische bestanden, aanmoedigen in plaats van traditionele PDF-facturen.

Over het algemeen heeft ViDA invloed op PDF-facturen in die zin dat hoewel ze nog steeds in bepaalde omstandigheden kunnen worden gebruikt, de focus ligt op het bevorderen van de acceptatie van e-facturatie en gestandaardiseerde digitale formaten voor efficiëntere en realtime btw-rapportage.

Conclusie

Hoewel zowel PDF-facturen als e-facturen het doel dienen van facturatie en betalingsverzameling, verschillen hun onderliggende structuren en functionaliteiten aanzienlijk. PDF-facturen bieden een digitale representatie van traditionele papieren facturen en vereisen handmatige verwerking, terwijl e-facturen gestructureerde gegevensformaten en geautomatiseerde processen benutten voor naadloze integratie en efficiëntie. 

Naarmate organisaties streven naar digitale transformatie en automatisering, is het essentieel om te erkennen dat het aannemen van e-facturatiesoplossingen de ultieme langetermijnoplossing is. In tegenstelling tot PDF-facturen, die steeds meer verouderd worden in de wereld van e-facturatie, biedt echte e-facturatie tal van voordelen op het gebied van nauwkeurigheid, snelheid en kostenbesparingen.

Het aannemen van echte e-facturatietechnologie zorgt ervoor dat bedrijven voorop blijven lopen in het voortdurend veranderende landschap en voorbij de beperkingen van PDF-facturen gaan, die de ware essentie van e-facturatie niet vertegenwoordigen.

Misschien vindt u dit ook interessant...

Blog_Challenges of e-invoicing_Thumbnail BlogDe uitdaging van e-facturatieNiet het gereed maken van de systemen of het wegnemen van eventuele weerstand onder medewerkers is de grootste uitdaging.
Het_ViDA_Blog_Thumbnail BlogHet ViDA-wetsvoorstel in Europees btw-stelsel: Uitwisseling van facturen in de toekomst via fiscusKenners vergelijken de impact van het ViDA-wetsvoorstel met de invoering van de euro in 2002. Wie niet op tijd voorbereid is op deze mijlpaal, doet eigenlijk niet meer mee. In de zin dat uw facturen niet meer worden betaald. Welke veranderingen zet deze wet in gang? Hoe kunnen bedrijven zich voorbereiden op deze digitale aardverschuiving in het btw-stelsel? 
Waarom het verzenden van facturen via e-mail u kwetsbaar maakt voor supply chain attacks BlogWaarom het verzenden van facturen via e-mail u kwetsbaar maakt voor supply chain attacksDeze cyberaanvallen komen meestal via een leverancier of handelspartner in de supply chain terecht en kunnen onder andere door middel van de digitale communicatie ongestoord meerdere partijen infiltreren.