6 Uitdagingen bij de implementatie van e-facturatie

19 april 2021

De implementatie van e-facturatie binnen een organisatie is niet niks. U kunt veel beren op de weg tegenkomen die u zult moeten overwinnen. Daarom is een goede voorbereiding en de juiste solution provider aan uw zijde essentieel voor succes. Hier kunt u een aantal uitdagingen vinden die u hoogst waarschijnlijk zult tegenkomen tijdens uw eerste stap richting e-procurement, de overstap naar e-facturatie:

• Het ontbreken van een overtuigende business case
• Geen duidelijk plan
• Niet de juiste eisen stellen aan de e-facturatie oplossing
• De onboarding van handelspartners onderschatten
• Complicaties bij onboarding n.a.v. het 4-corner model
• Interne teams niet overtuigen van de verandering

Het is namelijk, met een oog op de toekomst, niet meer de vraag of u gaat overstappen naar e-facturatie, maar wanneer u gaat overstappen naar e-facturatie.

1. Het ontbreken van een overtuigende business case

Voordat u gaat spenderen aan een technologische oplossing wilt u als organisatie natuurlijk eerst weten wat het u gaat opleveren. Vaak zien we dat dit niet een hele grote opgave is voor grote, corporate bedrijven; er worden zo veel facturen uitgewisseld dat ze alleen al niet om de kosten- en tijdsbesparingen heen kunnen. Midden- en kleinbedrijven vinden het vaak iets lastiger. Dat is jammer, want ook het MKB kan genieten van de vele voordelen van e-facturatie.

Om een overtuigende businesscase op te stellen zult u verschillende berekeningen moeten maken.  De verwachte kosten, ROI (Return On Investment) en de terugverdientijd mogen hier niet in ontbreken. De eerste stap is het berekenen van uw huidige gemiddelde kosten voor factuurverwerking.

Vervolgens kunt u samen met een solution provider gaan kijken naar de financiële prognoses. Door praktijkervaring kunnen solution providers u betrouwbare informatie bieden zodat u een realistisch beeld heeft van de besparingen die u kunt bereiken met e-facturatie.

2. Geen duidelijk plan

Een goede voorbereiding is het halve werk. Als er vooraf geen duidelijk plan is, zullen alle betrokken partijen niet weten waar ze moeten beginnen. Om een plan op te stellen moeten eerst een aantal onderdelen in kaart worden gebracht:

• Inventariseer elke partij waar de implementatie invloed op heeft (of kan gaan hebben). Dit kunnen klanten zijn, leveranciers (zie punt 4) maar ook verschillende afdelingen binnen uw organisatie (zie punt 5) .
• Onderzoek de huidige staat van e-facturatie. Wat zijn de kansen en bedreigingen? Hoe veel bedrijven e-factureren al? Worden er, zakelijk gezien, deuren voor u geopend of juist gesloten op het moment dat u overstapt naar e-facturatie? En meer.
• Doe onderzoek naar verschillende solution providers. Lees bij punt 3 waar u op moet letten bij het selecteren van een solution provider.

Op het moment dat u bovenstaande punten in kaart heeft gebracht, u een financiële prognose heeft en een overtuigende businesscase, is het zaak dat er een gefaseerd plan wordt opgesteld.

Als het goed is weet u nu hoeveel facturen u elektronisch kunt gaan uitwisselen en heeft u geïnventariseerd welke handelspartners werken met e-facturen. Zoek eerst het laaghangend fruit op; vaak zijn dit de handelspartners die al e-factureren en waar u de meeste facturen mee uitwisselt. Kijk naar verschillende subgroepen van facturen gebaseerd op verschillende criteria, zoals het factuurformaat of de branche. Maak een implementatie tijdlijn om zo geleidelijk, in fases, met steeds meer handelspartners te e-factureren.

3. Niet de juiste eisen stellen aan de e-facturatie oplossing

Het selecteren van de juiste solution provider is enorm belangrijk. U wilt natuurlijk niet binnen de kortste keren weer moeten overstappen. De oplossing moet dus toekomstgericht zijn, in lijn met uw doelstellingen, naadloos integreren met uw huidige processen en gemakkelijk te adopteren door uw handelspartners.

Hieronder vind u een handige lijst met criteria waar u op moet letten en waar uw e-facturatie oplossing op z’n minst aan moet voldoen:

Naadloze integratie met de huidige processen.

De EDI oplossing moet niet alleen kunnen integreren met uw ERP systeem, maar met álle ERP systemen. Daarnaast moet ook integratie mogelijk zijn met allerlei andere soorten systemen voor bijvoorbeeld nauwkeurige prognoses en planningen. Denk bijvoorbeeld aan het Warehouse Managament Systeem (WMS) van uw derde logistieke dienstverleners (3PL).

De uitwisseling vergemakkelijken, ongeacht de documentformaten en standaarden.

Er moet ondersteuning zijn van allerlei soorten formaten en standaarden, zodat u altijd facturen kunt uitwisselen met uw handelspartners, ook bij veranderende omstandigheden.

Meerdere, veilige communicatiemethoden bieden en meerdere netwerkopties.

Een solution provider moet een Peppol access point zijn, toegang bieden tot Digipoort en alle andere soorten netwerken via veilige communicatiemethoden.

Alle soorten en maten handelspartners moeten kunnen meedoen.

Ongeacht technische capaciteiten. Dit betekent dus dat de oplossing meerdere mogelijkheden voor factuurverwerking aan uw handelspartners moet bieden. Dus naast EDI, ook het converteren van een PDF naar elk ander soort formaat en een online portaal voor handmatige invoer.

Veilige archiveringsmogelijkheden bieden.

Zodat al uw facturen (of andere zakelijke documenten) worden opgeslagen. In Nederland is het wettelijk verplicht voor organisaties om administratie 7 tot 10 jaar te bewaren. Zeker voor bedrijven die veel facturen per jaar uitwisselen is dit een uitdaging. Elektronisch archiveren kan dan een uitkomst bieden.

Bescherming van informatie.

Gegevensbescherming en beveiliging is enorm belangrijk. Zorg dus dat u een solution provider kiest die voldoet aan de AVG wetgeving en ISO 27001 gecertificeerd is.

De oplossing moet onbeperkt schaalbaar zijn. Van e-facturatie tot e-procurement.

Dit ziet u ook terug in bovenstaande punten, ondanks dat u veranderd van systemen, factuurformaten, netwerken of meer soort documenten elektronisch wilt gaan uitwisselen, de oplossing moet met u mee kunnen groeien. Hiervoor heeft u een cloud gebaseerde oplossing nodig.

4. De onboarding van handelspartners onderschatten

Zonder onboarding kunt u net zo goed niet starten met e-factureren. Uw handelspartners moeten immers bereid zijn elektronische facturen te sturen en/of ontvangen om van de voordelen te kunnen genieten. Als uw handelspartners al e-factureren is dat mooi genomen, zo niet, ga er dan niet vanuit dat u met één telefoontje ze hebt overtuigd om ermee te beginnen.

Uw handelspartners vroeg van tevoren op de hoogte stelt dat u wilt gaan e-factureren. Zo hebben ze tijd genoeg om zich te verdiepen in het onderwerp. Belicht de voordelen die het kan hebben voor beide partijen en beantwoord geduldig alle vragen. Maak het vervolgens zo eenvoudig mogelijk voor alle soorten handelspartners door, zoals eerder benoemd, meerdere mogelijkheden van factuurverwerking aan te bieden.

5.  Complicaties bij onboarding n.a.v. het 4-corner model

Dan hebben we het nu gehad over handelspartners die niet e-factureren. Waar niet altijd aan wordt gedacht is dat het ook kan het voorkomen dat uw handelspartner al e-facturen stuurt, via EDI, maar u alsnog moeilijkheden ervaart met onboarding. Dit kan best ingewikkeld worden, maar we zullen ons best doen om het zo simpel mogelijk uit te leggen.

In een ideale wereld zou er een directe connectie tussen de ERP-systemen mogelijk zijn tussen de verzender en ontvanger van de factuur. Dit is natuurlijk niet het geval, beide partijen hebben EDI nodig om de vertaling te maken tussen de twee systemen. Hier komt een model uit voort, het 4-corner model. Mogelijk heeft u er al weleens van gehoord.

Het model heeft zijn naam te danken omdat het bestaat uit vier hoeken (partijen):

1. Verkoper (verzender van de factuur)
2. Service provider van de verkoper
3. Service provider van de koper
4. Koper (ontvanger van de factuur)

Bij het versturen van de e-factuur gaat de factuur van partij 1, naar 2, naar 3 en ten slotte naar partij 4. Afhankelijk van wie er op welke posities staan in dit model ontstaan er verschillende bedrijfssituaties:

Partij 2 = partij 3

Als partij 2 en 3 dezelfde service provider is, bijv. TIE Kinetix, is het eenvoudig; de business rules worden aangepast voor partij 1. Technisch gezien is dit een 4-corner model, maar het wordt dan ook wel het 3-corner model genoemd.

Partij 2 ≠ partij 3

Wanneer het lastiger wordt is als partij 2 en 3 niet dezelfde partij zijn, maar bijvoorbeeld concullega’s. Het gebeurd namelijk regelmatig dat de koper, partij 4, bepaalde informatie verplicht stelt op de factuur terwijl die informatie niet standaard verplicht is bij de factuurstandaard die wordt gebruikt. Deze informatie is dus normaliter niet verplicht en staat niet standaard op de factuur, maar is wel nodig voor partij 4 om de factuur te accepteren en correct te kunnen verwerken.

Dan moet partij 2 dus werk gaan uitvoeren aan de business rules en validations om de verplichtte informatie op de standaard aan te passen zodat partij 1 de juiste informatie op de factuur stuurt naar partij 4. Partij 4 stelt dit namelijk verplicht aan partij 1.

Partij 1 moet dus partij 2 vragen om de standaard aan te passen en daar ontstaan in de praktijk regelmatig discussies over. Dit kan namelijk veel werk opleveren, zeker als dit het geval is voor niet één maar 1.000 kopers met verschillende eisen voor verplichte informatie op de factuur.

Bij onboarding komt dus veel kijken. Niet zo gek dus dat veel bedrijven ervoor kiezen om de onboarding uit te besteden aan de service provider.

6. Interne teams niet overtuigen van de verandering

Naast dat u uw handelspartners zult moeten overtuigen van e-facturatie, zult u dit ook moeten doen met uw team. Uw team is namelijk gewend om te werken volgens een bepaald proces. Als dit proces plots veranderd, en er dus een verandering moet zijn van het gedrag, kunt u tegengas verwachten. De mens houdt namelijk van nature niet van verandering.

En dan zijn er nog veel redenen die mensen kunnen hebben om niet te veranderen. Hierbij een aantal:

• Het is niet helder waarom de verandering moet plaatsvinden.
• De medewerker ziet geen meerwaarde voor eigen gewin.
• Veel voorgaande pogingen om te veranderen zijn mislukt.
• Onvoldoende uitleg over de nieuwe gang van zaken.
• En nog veel meer!

Het is daarom belangrijk om de verandering te plannen, zodat het proces zo soepel mogelijk verloopt. Hier komt change management, ofwel verandermanagement, aan te pas.