Image
24 juli 2020
Niet het gereed maken van de systemen of het wegnemen van eventuele weerstand onder medewerkers is de grootste uitdaging op het gebied van e-factureren. Nee, de grootste uitdaging is het succesvol maken van e-facturatie binnen uw organisatie. Hiervoor bent u afhankelijk van de medewerking van uw leveranciers. Want e-facturatievoorzieningen zijn praktisch zinloos als er geen e-facturatiestroom op gang komt.
Leveranciers activeren
Zolang leveranciers de vraag niet krijgen om e-facturen (in een bepaalde standaard) te sturen, dan zien zij vaak ook geen reden om dit te doen. Het is voor hen niet duidelijk wat u precies bedoelt met een ‘e-factuur’ en ook niet waar en hoe ze de factuur aan moeten leveren. Vandaar dat het aansluiten (ook wel onboarding genoemd) van leveranciers de sleutel is tot het succes van elektronisch factureren.
Laagdrempelige oplossingen voor e-facturatie
Het makkelijkste zou zijn om het aanleveren van e-facturen in het gewenste formaat volledig te verplichten. Dit kan door dit op te nemen in de contractvoorwaarden en de algemene voorwaarden. Voldoet een leverancier hier niet aan, dan krijgt hij simpelweg niet betaald. Alleen werkt dit niet voor iedere organisatie. Niet alleen kan het de relatie schaden, u brengt sommige leveranciers ook in een lastig pakket omdat zij misschien niet de geavanceerde systemen hebben om een e-factuur te maken. Wijs leveranciers daarom altijd op laagdrempelige e-facturatie-oplossingen zoals een webportaal waar ze handmatig e-facturen kunnen maken en verzenden.
Communicatieplan
Natuurlijk willen leveranciers voldoen aan uw wens als klant om e-facturen te ontvangen, maar het kan zijn dat ze niet weten waar ze moeten beginnen. Of de voordelen van e-facturatie ten opzichte van factureren middels PDF-facturen zijn niet geheel duidelijk. Benoem daarom, vooral in deze tijd, dat elektronisch factureren doorgaans leidt tot snellere betaling, al helemaal in combinatie met factoring. Factoringdiensten zorgen ervoor dat de e-factuur van de leverancier direct betaald wordt.
Begeleiden in overstaptraject
Aan u de taak om hen te begeleiden in het overstaptraject, dit kan alleen door frequent en duidelijk te communiceren. Vaak loopt het hier al spaak. Uit de praktijk blijkt namelijk dat veel organisaties de masterdata van hun leveranciers niet op orde hebben. E-mailadressen missen of er staan nog gegevens in van contactpersonen die al enige tijd weg zijn bij het bedrijf. Voordat het onboardingtraject kan starten, dienen de leveranciersdata eerst opgeschoond en verrijkt te zijn.
Diverse communicatiemiddelen inzetten
Een mailtje sturen met hierin de boodschap dat uw organisatie vanaf nu e-facturen wilt ontvangen, volstaat meestal niet. Probeer diverse communicatiemiddelen in te zetten, op verschillende momenten. De belangrijkste leveranciers én de leveranciers die het hoogste volume produceren qua facturen, kunt u het beste een-op-een benaderen. Dit vraagt tijd, maar biedt het beste resultaat. Het liefst worden er online middelen ingezet. Dit is snel en goedkoop, maar stel dat bepaalde leveranciers zo niet geactiveerd worden, dan is een fysieke brief altijd een optie.
Voorbeelden van middelen die ingezet kunnen worden om leveranciers te onboarden:
- e-mail;
- landingspagina met informatie;
- video;
- nieuwsbrief;
- brochures;
- stappenplan/handleiding;
- een-op-eencontact;
- brief.
Is er geen tijd of mankracht om de leveranciers te onboarden of blijven de resultaten uit? Kies er dan voor om de onboarding uit te besteden aan een e-facturatiedienstverlener zoals TIE Kinetix.
Tussentijdse oplossing voor het verwerken van PDF-facturen
Ruwweg twee derde van de bedrijven verstuurt PDF-facturen via e-mail. Een PDF-factuur is echter geen e-factuur en kan zonder specifieke software niet veilig en automatisch verwerkt worden. Toch geloven veel bedrijven dat ze al ‘elektronisch factureren’ omdat ze een PDF-factuur per e-mail sturen. Dit misverstand kan ervoor zorgen dat de leverancier ‘immuun’ is voor uw onboardingactiviteiten. Zij zien immers niet in dat ze niet voldoen aan uw e-facturatiewens.
Het is zonde van uw e-facturatie oplossing als u PDF-facturen blijft ontvangen. Idealiter worden ook deze PDF-facturen volledig automatisch en foutloos verwerkt in uw systeem. Er komen steeds meer oplossingen (PDF-2-FLOW) op de markt die PDF-facturen foutloos kunnen inlezen en omzetten naar een XML-bestand. Hierdoor kunnen ook PDF-facturen automatisch verwerkt worden.
