Dans le cadre de cette discussion, la facturation électronique fait référence aux factures transmises et traitées dans un format entièrement électronique, comme les factures XML ou UBL (Universal Business Language). Contrairement aux factures PDF, qui sont essentiellement des représentations numériques de documents papier, les factures électroniques sont créées et échangées dans un format structuré et lisible par une machine, ce qui facilite l'intégration transparente dans les systèmes comptables et le traitement automatisé.

Ce blog explore les différences entre les factures PDF et les factures électroniques, en soulignant leurs caractéristiques et avantages uniques.

Introduction

Alors que la transformation digitale continue de façonner l'avenir, la facturation électronique se fraye un chemin sur le devant de la scène, bien qu'elle n'ait pas encore atteint son apogée aux États-Unis. Le passage à la facturation électronique implique une transition importante qui comprend le respect de nouvelles réglementations, l'adoption de pratiques commerciales en constante évolution et l'utilisation de technologies de pointe pour soutenir cet effort de transformation. 

Alors que l'Europe est à l'avant-garde de ce changement depuis des années, le moment est venu pour les entreprises européennes qui souhaitent adopter la facturation électronique et pour les entreprises américaines qui souhaitent mieux comprendre la révolution à venir. Dans cet article de blog, nous présentons une vue d'ensemble des différences fondamentales entre les factures PDF et les factures électroniques, en soulignant leurs avantages uniques et leur rôle essentiel à l'ère digital.

Factures PDF 

Les factures PDF (Portable Document Format) sont largement utilisées dans les transactions commerciales depuis plusieurs années. Elles sont principalement générées par un système comptable et envoyées par e-mail ou par d'autres moyens électroniques. Voici quelques caractéristiques essentielles des factures PDF :

  1. Représentation digitale : Les factures PDF sont des fichiers numériques qui reproduisent fidèlement la mise en page et le contenu d'une facture papier traditionnelle. Elles peuvent être facilement visualisées, imprimées et stockées électroniquement.
     
  2. Flexibilité et familiarité : Les factures PDF offrent un format familier aux entreprises et aux clients, car elles ressemblent aux factures papier traditionnelles. Elles peuvent être facilement personnalisées avec des éléments de marque et des logos d'entreprise.
     
  3. Manipulation manuelle : Bien que les factures PDF puissent être générées automatiquement à partir de systèmes comptables, elles nécessitent toujours une manipulation manuelle et la saisie de données, que ce soit par l'émetteur de la facture ou par le destinataire. Cette intervention manuelle peut entraîner des erreurs et des retards dans le traitement des factures.

Factures électroniques 

Les factures électroniques, quant à elles, représentent une approche plus avancée et automatisée de la facturation. Elles s'appuient sur des formats de données structurées et des systèmes d'échange électronique pour rationaliser l'ensemble du processus de facturation. Voici les principales caractéristiques des factures électroniques :

  1. Format des données structurées : Les factures électroniques sont des fichiers structurés dont le format fixe est déterminé par des normes industrielles. Elles contiennent des champs de données spécifiques qui permettent un traitement automatisé et l'échange entre différents systèmes. Les formats les plus courants sont XML ou EDIFACT.
     
  2. Intégration transparente : Les factures électroniques peuvent être intégrées de manière transparente dans les systèmes financiers ou comptables du destinataire, ce qui élimine la nécessité d'une saisie manuelle des données. Cette intégration permet un traitement plus rapide et plus précis des factures, réduisant ainsi les erreurs et les retards.
     
  3. Intégration: Des initiatives telles que le réseau international PEPPOL (Pan European Public Procurement On-Line) ont permis de normaliser les formats de facturation électronique dans les entreprises et les agences. Cette normalisation assure la compatibilité et l'interopérabilité entre les différents systèmes, ce qui favorise l'efficacité des pratiques de facturation..
     
  4. Coût et efficacité : Les factures électroniques permettent de réaliser des économies en réduisant le besoin de papier, d'affranchissement et de travail manuel. Elles permettent d'accélérer les cycles de paiement, d'améliorer les flux de trésorerie et de minimiser le risque d'erreurs liées à la saisie manuelle des données.

Quel sera l'impact de ViDA (la TVA à l'ère du numérique) sur les factures PDF ?

La proposition ViDA (TVA à l'ère du numérique) aura un impact sur les factures PDF. Les changements proposés visent à moderniser les exigences en matière de déclaration de TVA et à promouvoir l'utilisation de systèmes de facturation électronique. Voici les principaux impacts du projet ViDA sur les factures PDF :

  1. Facturation électronique obligatoire : Les exigences en matière de Digital Reporting Requirements (DRR, ou déclaration digitale) prévues par la proposition ViDA comprennent la mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire. Les assujettis devront soumettre leurs données de transaction à l'administration fiscale sous forme digitale, y compris en utilisant la facturation électronique pour transmettre les informations relatives à la facture.
     
  2. Facturation électronique avec ou sans modèle « Clearance »  : Le projet ViDA établit une distinction entre les systèmes de facturation électronique avec et sans le modèle « clearance ». Cela signifie que les factures PDF, qui sont généralement envoyées directement par les fournisseurs aux clients, peuvent toujours être utilisées dans le cadre de ViDA, à condition qu'elles soient conformes au format digital normalisé requis pour la facturation électronique.
     
  3. Facturation électronique par défaut : ViDA propose que la facturation électronique, sans système de compensation et utilisant des fichiers électroniques structurés, devienne le système par défaut pour l'émission des factures. Cela signifie que les factures PDF peuvent être limitées à des cas exceptionnels autorisés par l'État membre concerné, et que les assujettis auront le droit d'émettre des factures électroniques conformément aux normes européennes.
     
  4. Échange de données en temps réel : La proposition ViDA vise à mettre en place un système d'échange de données en temps réel pour les transactions transfrontalières et les transactions soumises à l'autoliquidation. Cela signifie que le délai d'émission d'une facture pour ces transactions sera considérablement réduit, passant du maximum actuel de 45 jours à 2 jours. Cette évolution vers un échange de données plus rapide pourrait encourager l'utilisation de systèmes de facturation électronique, y compris de fichiers électroniques structurés, au lieu des factures PDF traditionnelles..

Globalement, l'impact de la proposition ViDA sur les factures PDF est que, même si elles peuvent encore être utilisées dans certaines circonstances, l'accent est mis sur la promotion de l'adoption de la facturation électronique et des formats numériques normalisés pour une déclaration de TVA plus efficace et en temps réel. 

Conclusion

Si les factures PDF et les factures électroniques servent toutes deux à la facturation et à la collecte des paiements, leurs structures et fonctionnalités sous-jacentes les différencient considérablement. Les factures PDF fournissent une représentation numérique des factures papier traditionnelles et nécessitent une manipulation manuelle, tandis que les factures électroniques s'appuient sur des formats de données structurées et des processus automatisés pour une intégration transparente et une plus grande efficacité. 

Alors que les entreprises s'efforcent d'opérer une transformation digitale et de s'automatiser, il est essentiel de reconnaître que l'adoption de solutions de facturation électronique est la meilleure solution à long terme. Contrairement aux factures PDF, qui deviennent de plus en plus obsolètes dans le monde de la facturation électronique, la véritable facturation électronique offre une multitude d'avantages en termes de précision, de rapidité et d'économies. L'adoption d'une technologie de facturation électronique permet aux entreprises de garder une longueur d'avance dans un paysage en constante évolution et de dépasser les limites des factures PDF, qui ne représentent pas la véritable essence de la facturation électronique.  

 

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