Image
De belangrijkste reden van deze maatregel, zoals eerder toegelicht , is vooralsnog het bestrijden van btw-fraude. In de hele wereld is e-facturatie het instrument om dat doel te bereiken, en het is het enige wettelijke instrument. Naast alle evidente voordelen van e-facturatie is het dus ook een verplichting, voor alle Europese bedrijven.
Uitwisseling facturen via de fiscus
De EU wil het ViDA btw-stelsel in 2028 invoeren. Na die einddatum worden rekeningen die niet volgens de nieuwe richtlijnen zijn verstuurd niet meer betaald. De belangrijkste verandering die deze wet in gang zet, is dat de uitwisseling van facturen voortaan via de fiscus zal plaatsvinden. Alleen de manier waarop verschilt per land, maar in essentie verloopt elke factuur met een btw-component via de fiscus, zodat die op factuurbasis kan traceren of iedereen aan zijn btw-plicht voldoet.
België heeft op dit vlak al aanzienlijke vooruitgang geboekt, met als doel dat alle B2B-bedrijven per 1 januari 2026 hun facturatieprocessen in overeenstemming met deze richtlijn ingericht dienen te hebben. Een stap die ook relevant is voor ondernemers uit andere landen die zakendoen met Belgische ondernemers. Mede daarom is het zo belangrijk om ook als Nederlands bedrijf nu al werk te maken van die voorbereiding op dit wetsvoorstel. Elk land is op zijn eigen tempo hiermee aan de slag. Dus als u zakendoet in een land dat de regels sneller toepast, moet u daarin mee en uw processen daarop inrichten.
Impact op processen en systemen
Voldoen aan de toekomstige wet- en regelgeving die met het ViDA-wetsvoorstel te maken heeft, vraagt van veel bedrijven een digitaliseringsslag. Het implementeren van het zogeheten ‘4 cornermodel’ – de wisselwerking tussen leverancier, afnemer en de betrokken provider(s) – is noodzakelijk om überhaupt aan de nieuwe richtlijn te kunnen voldoen.
Een hele belangrijke uitdaging daarbij is dat de wet- en regelgeving grote impact heeft op de financiële processen die ertoe leiden dat facturen correct, compleet en tijdig worden verstuurd, én worden ontvangen. De impact zal aan beide kanten voelbaar zijn; organisatorisch aan de financiële kant en technisch aan de systeemkant.
De mate van impact verschilt vanzelfsprekend per bedrijf, en vooral in hoeverre dat bedrijf internationaal zakendoet. Zo zijn er veel bedrijven die bijvoorbeeld alleen maar verkopen in België of Nederland, maar wel over de hele wereld inkopen. En andersom: bedrijven die vooral veel zakendoen in allerlei landen en, bijvoorbeeld, kostenfacturen ontvangen vanuit hun vestigingen over de hele wereld. In al die gevallen is de impact van het nieuwe digitale btw-stelsel groot.
We hebben het nu weliswaar over een EU-richtlijn, maar de gekozen richting wijkt niet af van wat we zien in andere werelddelen, zoals Amerika en Azië, waar vergelijkbare ontwikkeling al plaatsvinden. Alhoewel ook daar geldt, net als in de EU, dat elk land het weer net iets anders aanpakt, en in een iets ander tempo.
Tijdig voorbereiden op invoering
Hoewel men zou mogen verwachten dat elk bedrijf zich terdege voorbereidt op deze vorm van digitalisering, is het niet aan te raden voor ondernemers om daar zonder meer van uit te gaan. Veel kleinere ondernemers hebben geen weet van het onderwerp, laat staan dat ze een idee hebben van de impact.
SPS Commerce (voorheen bekend als TIE Kinetix) juicht het van harte toe dat grotere bedrijven, maar ook overheden, hun leveranciers en klanten actief voorlichten en zoveel mogelijk hierin begeleiden. Dat is wel echt essentieel, want niemand is erbij gebaat dat bedrijven op het laatste moment nog allerlei zaken hiervoor moeten gaan organiseren.
Aldus is het zo belangrijk dat bedrijven zich nu al voorbereiden op de implementatie van het wetsvoorstel. Kijk alleen al naar de noodzakelijke aanpassingen in uw financiële huishouding, dat lukt niet in een paar maanden. Bovendien kan niemand voorzien wat tussen nu en 2028 allemaal binnen een bedrijf kan gebeuren; denk aan overnames, reorganisaties, schaalvergroting, ERP-migraties. Dat zijn voorbeelden van grote veranderingen met een enorme impact.
Bereid u dus nu al op deze wetgeving voor, zodat u de fiscus niet op uw dak krijgt én zodat uw rekeningen ook in de toekomst betaald worden. Een toekomst die veel dichterbij is dan u denkt, zeker als u zakendoet in het buitenland!
