Er zijn talloze manieren waarop dit kan worden gedaan, maar laten we het eens hebben over de supply chain, met name als het gaat om documentuitwisseling.

Misschien bent u een zelfstandig ondernemer. Misschien bent u de CFO van een groot bedrijf. Wat hebben beide gemeen? U wilt allebei uw bedrijf winstgevend maken. En hoe doet u dat? Door elk transactiedocument (en gerelateerde documenten) dat in of uit uw bedrijf stroomt bij te houden. En, natuurlijk, nog veel meer - we proberen geen van beide rollen te bagatelliseren!  

Het punt is dat de zakenwereld draait om kopen en verkopen, inkopen en toeleveren. Dit gaat natuurlijk gepaard met veel heen-en-weer communicatie tussen beide partijen en resulteert meestal in een zee van standaard bedrijfsdocumenten (zoals inkooporders en facturen) in een willekeurig aantal formaten, opgeslagen op een willekeurig aantal locaties, geleverd op een willekeurig aantal manieren.

Sommige methoden zijn beter (voor de wereld, en voor uw bedrijf) dan andere.

Digitalisering en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)

De noodzaak om een oprechte betrokkenheid bij MVO te tonen beïnvloedt ongetwijfeld bedrijfsbeslissingen over de hele linie. Maar het gebeurt niet vaak dat u een initiatief tegenkomt dat meer aandachtsgebieden bestrijkt dan de digitalisering van documentuitwisseling - vooral een initiatief dat tegelijkertijd een duurzame oplossing biedt om de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren en te voldoen aan compliance-gerelateerde behoeften, nu en in de toekomst.

In Nederland bijvoorbeeld voert het Internationaal Energieagentschap snel een nieuw energiebeleid in dat erop gericht is de uitstoot van broeikasgassen tegen 2030 met 49% te verminderen. Bovendien moeten Nederlandse bedrijven met meer dan 100 werknemers hun CO2-uitstoot verlagen (en deze statistieken rapporteren) binnen de komende 4 jaar - met ingang van 1 januari 2023. Dit is een trend die wereldwijd steeds vaker wordt waargenomen, nu meer bedrijven zich bewust worden van hun CO2-uitstoot en standaarden worden aangepast om ervoor te zorgen dat bedrijven milieuvriendelijk zijn.

Digitalisering en het milieu

Een zeer voor de hand liggende manier om bij te dragen aan een beter milieu is het elimineren van het gebruik van papier, en dat is precies wat een digitaliseringsoplossing doet. Wist u dat één enkele boom gemiddeld 10.000 vellen papier oplevert? Elk bedrijf weet maar al te goed hoe snel zakelijke documenten zich kunnen opstapelen. TIE Kinetix, bijvoorbeeld, faciliteert de uitwisseling van meer dan 1 miljard documenten per jaar via hun FLOW Partner Automation platform - dat is meer dan 100.000 bomen bespaard op jaarbasis.

Met de afschaffing van papier komt ook de afschaffing van printen. Toner, inkt, en zelfs printers zelf, vereisen het gebruik van schadelijke chemicaliën tijdens het fabricageproces. Alles is tenslotte gemaakt van plastic. Elke tonercartridge stoot ruwweg 3,2kg C02 uit, en door hun samenstelling duurt het tussen 500 en 1.000 jaar voor zowel inkt- als tonercartridges zijn afgebroken. En hoewel 97% van elke cartridge recyclebaar is, belandt nog steeds meer dan 50% op de stortplaats. Dat komt neer op 300 miljoen cartridges alleen al in de VS.

Duurzaamheid is meer dan 'vergroenen'

Als je kijkt naar de meer traditionele oplossingen voor documentuitwisseling - die vaak voor ongeveer 50% digitaal zijn - die nog steeds met papier werken of sterk afhankelijk zijn van onveilige e-mailcommunicatie (of in veel gevallen een combinatie van beide), begin je te begrijpen dat duurzaamheid meer inhoudt dan alleen een ‘groen’ beleid.

Natuurlijk is het gebruik van papier, toner en inktcartridges slecht voor het milieu en draagt het niet bij tot de inspanningen van een bedrijf om zijn CO2-voetafdruk te verkleinen. Maar het gebruik van papier betekent ook dat automatisering niet mogelijk is, omdat er altijd een mens aan te pas zal moeten komen.

Dus dat betekent dat deze oplossingen niet duurzaam zijn vanuit het oogpunt van efficiëntie. Hetzelfde geldt voor oplossingen waarbij niet noodzakelijk papier wordt gebruikt, maar gebruik wordt gemaakt van onbetrouwbare technieken voor gegevensvastlegging, zoals OCR (Optical Character Recognition - optische tekenherkenning, een technologie die wordt gebruikt om tekstkarakters in PDF-bestanden te herkennen en om te zetten in doorzoekbare en leesbare gegevens) - omdat er altijd een mens bij betrokken zal zijn, in welke vorm dan ook. 

En als u bedenkt dat 80% van de cyberaanvallen plaatsvindt via de supply chain en dat het vertrouwen op onveilige e-mail om transactionele documenten uit te wisselen met zakenpartners u kwetsbaar maakt voor deze aanvallen, dan is het gemakkelijk te begrijpen waarom deze 50% digitale oplossingen ook niet duurzaam zijn vanuit een beveiligingsstandpunt. 

We kunnen ook met zekerheid zeggen dat deze oplossingen niet duurzaam zijn als het gaat om compliance, zoals de noodzaak om te voldoen aan e-facturatieverplichtingen in Europa, of het vermogen om zich aan te passen aan verschillende EDI-standaarden in Noord-Amerika. 

Als je nadenkt over duurzaamheid in bredere zin en dit koppelt aan de topprioriteiten die de meeste bedrijven hebben, is de behoefte aan een 100% digitaliseringsoplossing zoals FLOW duidelijk.

Digitalisering en de werkvloer

De gevolgen van papier gaan verder dan het milieu. Met een krappe arbeidsmarkt, hybride werken, thuiswerken en daarbij de veranderende verwachtingen van werknemers, is het belangrijk om daarop in te spelen. Eén ding is zeker: papier speelt hier geen rol. Het is niet alleen slecht toegankelijk, maar ook slecht voor het moraal. 

Een digitaliseringsoplossing maakt het gemakkelijk om overal ter wereld te werken en veilig toegang te hebben tot de documenten die u nodig heeft. Bovendien worden repetitieve, handmatige invoerwerkzaamheden geëlimineerd. Dit biedt de mogelijkheid om werknemers op bijvoorbeeld de financiële afdeling meer zin te geven in hun werk - gelukkige werknemers zijn ontegenzeggelijk productiever dan werknemers die zich aan het eind van de dag uitgeput voelen. Op deze manier kunnen bedrijven voldoen aan de verwachtingen van de nieuwe generatie medewerkers (en deze misschien zelfs overtreffen) en een aantrekkelijkere optie worden om nieuw talent aan te trekken.

Verbeter de veiligheid en kies ervoor om het juiste te doen

De effecten van digitalization zijn vergaand, terwijl van digitization niet hetzelfde kan worden gezegd. Tenminste niet in dezelfde omvang. Aan de oppervlakte kan een investering in een digitization oplossing veelbelovend lijken. Er zijn natuurlijk enkele operationele voordelen, zoals minder handmatige invoer, maar dit kan nooit leiden tot de echte automatisering van repetitieve taken, en het zal zeker het papierprobleem niet oplossen. 

Dus hoewel digitization op korte termijn goed kan zijn voor uw bedrijf, mag u dit niet vergeten: digitization is, en zal altijd, een tijdelijke oplossing zijn. Digitalization daarentegen is een oplossing op lange termijn. Het is goed voor uw bedrijf, het is goed voor uw werknemers, en het is goed voor de wereld.