22 juni 2021

U heeft net een nieuwe handelspartner binnengehaald, gefeliciteerd! Nu komt het leukste gedeelte: u moet verbinding maken met uw partner om te beginnen met het uitwisselen van orders, facturen en andere zakelijke documenten via EDI.

Dat is waar EDI mapping van pas komt. EDI mapping wordt vaak gezien als de dark side van EDI en is bij wijze van spreken een noodzakelijk kwaad. Afhankelijk van de situatie, kan het een enorme ergernis zijn, maar het is cruciaal voor het stroomlijnen van dataverkeer tussen het ene ERP systeem naar het andere en om ervoor te zorgen dat aan de eisen van handelspartners wordt voldaan.

Naarmate u meer en meer handelspartners krijgt - elk met eigen EDI-eisen - kan EDI mapping gecompliceerd worden. Het opzetten of wijzigen van mappen kan zonder canonical mapping of ondersteuning van de juiste EDI mapping diensten een regelrechte nachtmerrie worden.

Maar laten we bij het begin beginnen.

Wat is EDI Mapping?

EDI mapping is een proces waarbij EDI gegevens worden vertaald van het oorspronkelijke formaat naar een formaat dat kan worden gelezen door het ERP of een ander back-end systeem van uw handelspartner. 

Laten we als voorbeeld eens denken aan twee partners die verschillende talen spreken. Om succesvol te communiceren zouden ze ofwel een gemeenschappelijke taal moeten leren spreken of een vertaler moeten gebruiken. EDI mapping software is de vertaler die data converteert van een eigen bestand (CSV, iDoc, flat file of een ander ERP-specifiek formaat) naar het vereiste EDI standaard formaat (ANSI X12, EDIFACT etc.) en vice versa.

De enige manier voor beide ERP's om met elkaar te communiceren is via EDI mapping. Wanneer Partner A een order verzendt in zijn interne ERP formaat, vertalen EDI mapping diensten die order in de wederzijds overeengekomen EDI standaard en verzenden het vervolgens naar de andere partij (oftewel de EDI mapping service provider van Partner B). Daar worden de gegevens vertaald naar het interne formaat van Partner B, zodat ze gemakkelijk kunnen worden gelezen door het ERP van de ontvanger. En hetzelfde geldt voor de terugweg, Partner B die een factuur stuurt naar Partner A. Als de mapping eenmaal is gemaakt, kunnen de gegevens gemakkelijk in beide richtingen stromen.

Vaak is het makkelijker te begrijpen als we het visueel maken:

EDI Mapping

Direct EDI mapping

De meest voorkomende en eenvoudige EDI mapping methode wordt direct mapping genoemd. Het is in principe een 1:1 vertaling, aangezien het elk veld in een formaat overzet naar het andere formaat. Het is vrij rechttoe rechtaan. Denk aan opdrachten op de basisschool waarbij je synoniemen moet identificeren door een lijn te trekken van een woord in de linkerkolom naar een woord in de rechterkolom.

Wanneer u maar een paar mappen hoeft op te zetten en te onderhouden, kan direct mapping heel efficiënt zijn. Maar wanneer u 500 partners heeft, wordt het al snel ingewikkeld, en het is niet schaalbaar. Telkens wanneer er iets verandert - bijvoorbeeld wanneer een partner besluit over te stappen op een nieuwe ERP - moeten de mappings afzonderlijk worden bijgewerkt en getest per documenttype.

Canonical EDI mapping

Het canonical data model biedt een meer schaalbare aanpak. In principe wordt met canonical mapping gestreefd naar het gebruik van één map in plaats van meerdere, waarbij de gegevens worden gestandaardiseerd in een canonical master format (CMF).

Hier volgt een voorbeeld: Laten we zeggen dat Partner A een SAP S/4HANA ERP heeft terwijl Partner B een SYSPRO ERP heeft. In plaats van een 1:1 vertaling waarbij SAP S/4HANA-gegevens van Partner A rechtstreeks worden gekoppeld aan het SYSPRO ERP van Partner B (Partner A à Partner B), creëert canonical mapping een gemeenschappelijk raamwerk waarbij gegevens uit het SAP S/4HANA-systeem van Partner A eerst worden gekoppeld aan de canonical master format voordat ze worden gekoppeld aan het SYSPRO ERP van Partner B (Partner A à CMF à Partner B).

Dit leidt hoofdzakelijk tot twee dingen, die beide een enorm voordeel bieden wanneer u mappings moet implementeren en onderhouden voor honderden partners:

1.) Als SYSPRO zijn datamodel bijwerkt, en er verandert iets aan de kant van Partner B, dan hoeft u niet alle mappings te veranderen, maar alleen die aan de kant van CMF à Partner B.

2.) Zodra de gegevens uit het SAP S/4HANA-systeem van partner A gemapt zijn naar de CMF, wordt de map een cannonical map. Dat betekent dat deze herbruikbaar is. De map in de CMF die SAP S/4HANA gegevens vertaalt naar gegevens die kunnen worden begrepen en verwerkt door een SYSPRO ERP, kan ook worden gebruikt om Partner A te verbinden met Partners C, D, E, F, G, H  enzovoort. In principe kan dezelfde mapping worden hergebruikt voor elke SAP S/4HANASYSPRO verbinding, zelfs voor handelspartners die niets te maken hebben met Partner A. Dit verlaagt de kosten voor EDI mapping drastisch en resulteert in een aanzienlijke tijdsbesparing.

Waarom het belangrijk is om te kiezen voor de juiste EDI mapping tool

Het is duidelijk dat EDI mapping van cruciaal belang is om met uw partners in contact te komen en, als het goed gedaan wordt, kan het uw leven makkelijker maken.

Bij het vergelijken van EDI mapping tools, of EDI oplossingen in het algemeen, is het belangrijk om te overwegen of canonical mapping onderdeel is van de aanpak van de serviceprovider. Een EDI oplossing die een grote bibliotheek van vooraf geconfigureerde (canonical) mapping biedt, zoals het SAP S/4HANASYSPRO voorbeeld hierboven, maakt onboarding sneller en veel minder duur. Bovendien biedt het de schaalbaarheid en flexibiliteit die u nodig heeft als uw partnernetwerk blijft groeien.

Met het uitgebreide partnernetwerk van TIE Kinetix kunt u gebruik maken van een netwerk van meer dan 300.000 handelspartnerverbindingen en een rijke bibliotheek met handelspartnermappen.