Image
In deze blog gaan we dieper in op EDIFACT, een standaard voor EDI. Lees over de geschiedenis, wat EDIFACT is en waar het uit bestaat. Ook bieden wij u informatie over de verschillende subsets en directories.
Introductie naar EDIFACT
UN/EDIFACT staat voor ‘United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport”. Het is een door de Verenigde Naties (UN) ontwikkelde internationale standaard voor elektronische gegevensuitwisseling tussen handelspartners via Electronic Data Interchange (EDI).
De standaard is in 1987 door de Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) goedgekeurd als de ISO 9735 standaard. Het omvat een reeks internationaal overeengekomen normen, directories en richtlijnen voor de elektronische uitwisseling van gestructureerde gegevens, tussen onafhankelijke geautomatiseerde informatiesystemen.
De UN/EDIFACT standaard is ontwikkeld voor handels- en transportmanagement. Het begrip "handel" werd in brede zin geïnterpreteerd (bestellingen, leveringen, verzekeringen, betaling van goederen, douaneformaliteiten). Op dit moment is het gebruik van UN/EDIFACT uitgebreid met boekhouding, douanecontrole, pensioenen, gezondheidszorg, sociale verzekeringen, rechtspraak, werkgelegenheid, statistiek, bouw, financiën, verzekeringen, productie, toerisme, handel, vracht en containervervoer.
Wat is EDIFACT
EDIFACT is een gestructureerde gegevenstaal die alle soorten commerciële activiteiten kan beschrijven. Het EDIFACT format biedt een hiërarchische structuur voor berichten. Dit kan gebruikt worden voor veel soorten documenttypes (facturen, inkooporders, pakbonnen, etc.). De data-elementen en segmenten zorgen voor een wereldwijde standaard, wat gegevensuitwisseling tussen verschillende industrieën en landen mogelijk maakt. De UN/EDIFACT syntaxregels stellen de normen voor het structureren van data in segmenten, segmenten in berichten, en berichten in een uitwisseling.
Data-elementen
Een data-element kan bestaan uit één data item, zoals bijvoorbeeld een leveringsmaand. Dit wordt een eenvoudig data-element genoemd. Het kan ook uit meerdere data-elementen bestaan, zoals bijvoorbeeld een combinatie van een artikelnummer en een artikelkwalificatie nummer. Dat wordt een samengesteld data-element genoemd. Elk data-deel binnen het samengestelde data-element wordt een componentdata-element genoemd.
Daarnaast zijn er ook servicedata-elementen, deze zijn nodig voor het structureren van de overdracht. Data-elementen kunnen alleen binnen een segment worden verzonden.
Segmenten
Een EDIFACT segment is een verzameling van logische, gerelateerde data-elementen in een vaste volgorde. Segmenten kunnen herkend worden aan een code van drie letters.
Er zijn twee soorten segmenten:
1. Gebruikersdata segmenten
Deze segmenten bevatten data-elementen zoals bedragen, waarden, namen, plaatsen en andere over te dragen gegevens. Bijvoorbeeld DOC (om specifieke documenten te identificeren) en DTM (voor de datum en tijd).
2. Service segmenten
Deze segmenten bevatten servicedata-elementen die informatie bevatten over bijvoorbeeld de afzender, het type, prioriteitstype en andere specifieke gegevens die nodig zijn voor de overdracht. Service segmenten zij herkenbaar, omdat ze altijd beginnen met ‘UN’. Een EDIFACT bericht begint bijvoorbeeld met het EDIFACT UNH segment (Message Header Segment) en eindigt met het EDIFACT UNT segment (Message Trailer Segment).
EDIFACT berichten
Een EDIFACT bericht bestaat uit een aantal segmenten die gestructureerd zijn volgens de syntaxregels. Zo moet, zoals eerder benoemd, het bericht beginnen met het service segment 'UNH’ en eindigen met het service segment 'UNT’. Het moet ten minste één (gebruikers)datasegment bevatten, dat ten minste één (gebruikers)data-element bevat.
Er zijn twee soorten berichten:
1. Gebruikersberichten
Gebruikersberichten bevatten, naast UNH en UNT, segmenten over de gegevens van de gebruikers.
2. EDIFACT Serviceberichten
Deze berichten bevatten servicesegmenten voor foutcorrectie, hetzij op het niveau van het syntaxisprotocol, hetzij op het niveau van de applicatie, en servicesegmenten voor algemene vrije tekst.
Elk EDIFACT bericht wordt herkend aan een naam van zes tekens. Een paar veelvoorkomende EDIFACT berichten zijn:
ORDERS: Inkooporder
ORDCHG: Aanvraag wijziging inkooporder
DESADV: Verzendingsadvies
INVOIC: Factuur
EDIFACT Subsets
Er zijn veel soorten bedrijfstransacties en industrieën. Zo werd de EDIFACT standaard al snel uitgebreid en er ontstonden subgroepen (subsets). Voor de Europese Retail branche werd bijvoorbeeld EANCOM gecreëerd. EANCOM heeft de verplichte segmenten van de EDIFACT standaard, maar met optionele, industrie specifieke segmenten. Door de subsets wordt het EDI-berichtenverkeer begrijpelijker en beter afgehandeld.
Naast EANCOM, zijn er nog meer subsets voor verschillende industrieën, zoals:
ODETTE: De Europese automobielindustrie
CEFIC: De chemische industrie
EDICON: De bouwsector
RINET: De verzekeringssector
De HL7: De gezondheidszorg
ATA: Luchtvervoer
SWIFT: Bankieren
UIC 912: Railvervoer
EDIFICE: De elektronica, software en telecommunicatie-industrie
EDIFACT Directory
Een EDIFACT Directory bevat alle EDIFACT berichten voor een bepaalde release, bijvoorbeeld Directory D01B. EDIFACT Directories worden twee keer per jaar uitgebracht door de Verenigde Naties (UN). De reden van deze update is, naast het verbeteren van de bruikbaarheid van bestaande EDIFACT berichten, het creëren van nieuwe directories met data-elementen, segmenten en EDIFACT berichten. De EDIFACT Directories van oudere versies zijn nog steeds geldig. Het is dus geen probleem als u bijvoorbeeld Directory D96.A gebruikt, terwijl de laatste Directory D17B is.
Wel is het belangrijk om u te beseffen dat nieuwere directories u meer mogelijkheden en een verbeterde bruikbaarheid bieden. Om mee te gaan met de ontwikkeling binnen uw industrie kan het dus wel van belang zijn om mee te gaan naar nieuwe versies. Daarnaast kunt u ook tegen de uitdaging aanlopen dat een nieuwe leverancier een nieuwere versie gebruikt. U zult dan eerst deze versie in gebruik moeten nemen voor u elektronisch gegevens kan uitwisselen. Om directories bij te houden en te zorgen voor een optimaal elektronisch uitwisselingsproces, is het verstandig om een personeelslid of externe verantwoordelijk te maken voor uw EDI. Zo hoeven de kernactiviteiten van uw bedrijf nooit stil te staan door het niet hebben van een correct EDI formaat.
De normen en richtlijnen worden door de UNECE goedgekeurd en gepubliceerd in de UNTDID (United Nations Trade Data Interchange Directory) en worden volgens overeengekomen procedures bijgehouden.
