Must-Know EDI Transacties in productie

September 1^st, 2020

Er zijn bepaalde industrieën waarin elektronische gegevensuitwisseling, of EDI, heersen. De productie-industrie is daar zeker één van. Dat komt omdat, historisch gezien, de meeste productiebedrijven hebben geworsteld met het beheren van voorraadniveaus in hun supply chain. Zonder een EDI-oplossing kunt u met supply chain management maar tot op een zekere hoogte uw handelspartners tevreden houden.

EDI software is in zekere zin de hulp geschoten door een snel alternatief te bieden voor traditionele documentuitwisselingsmethoden tussen handelspartners. In de productie-industrie hebben EDI-documenten efficiënte communicatie tussen fabrikanten en hun klanten mogelijk gemaakt. Bovendien helpt een EDI-oplossing productiebedrijven door nauwkeurige vraagvoorspellingen mogelijk te maken, kosten te verlagen en, het belangrijkste, de relaties met klanten te verbeteren.  

De voordelen van EDI in de productiesector kennen is mooi, maar als u regelmatig betrokken bent bij supply chain uitwisselingen, is het nog belangrijker om vertrouwd te raken met de meest gebruikte EDI transacties in de productiesector. Dit gezegd zijnde, zult u waarschijnlijk de EDIFACT standaard tegenkomen, die bestaat uit honderden EDI-transactiesets. Voor uw gemak hebben we een lijst samengesteld van EDI-transacties die u moet kennen voor de productiesector.

Een lijist van veelgebruikte EDI-transacties in de productiesector

EDIFACT INVOIC – Factuur
Factuur is voor de meesten een veel bekendere term dan EDIFACT INVOIC. U weet hoe het werkt: u ontvangt een inkooporder, voert de aanvraag uit en stuurt als antwoord een factuur. Een EDIFACT INVOICE is simpelweg de elektronische versie van deze factuur.

EDIFACT DELFOR – Leveringsprognose (Delivery Forecast) 
Deze is uiterst belangrijk als het gaat om EDI transacties in de productie. Een DELFOR is het EDI document dat uw klant naar u, de fabrikant, stuurt om u te informeren over de verwachte vraag in de komende maanden (meestal 3-6). Een DELFOR geeft u onschatbare voorraadinformatie en maakt zo een goede vraagvoorspelling mogelijk. Dit verkleint de kans dat uw voorraadniveaus te laag zijn om inkomende inkooporders te vullen.

EDIFACT INVRPT – Voorraadrapport (Inventory Report) 
Gaat u stoppen met de productie van een bepaald product? Is een bestseller de komende drie maanden niet op voorraad? Moet uw klant een abnormaal grote bestelling plaatsen? Een INVRPT voorraadrapport werkt twee kanten op.

Enerzijds kunt u een EDIFACT INVRPT voorraadrapport naar uw klant sturen om hem te informeren over voorraadniveaus die volgens zijn aankooppatroon relevant kunnen zijn. Aan de andere kant kan uw klant een INVRPT voorraadonderzoek sturen als een zelfcontrole van uw voorraadniveaus. Voor zover EDI transacties in productie gaan, is dit een goede om een realistische planning aan beide kanten te vergemakkelijken. Een EDIFACT INVRPT document stelt verwachtingen en biedt een referentiepunt voor voorraadonderzoeken.

EDIFACT ORDERS – Inkooporder (Purchase Order)
Inkooporders, facturen - deze documenten gaan hand in hand. Een EDIFACT ORDER is nog zo'n algemeen bekend document dat een numerieke code heeft gekregen! Een ORDER is een ouderwetse inkooporder/purchase order (PO) in elektronisch formaat. Dit EDI transactiedocument geeft de stock keeping unit (SKU), bestelhoeveelheid, prijs, verzendlocatie en meer.

In tegenstelling tot traditionele inkooporders is er minder ruimte voor handmatige invoerfouten in een EDIFACT ORDER, wat van groot belang is in de productie om producttekorten tot een minimum te beperken. Als uw klanten EDI gebruiken om hun orders naar u te sturen, is het een win-win situatie. 

EDIFACT ORDRSP– Inkooporderreactie (Purchase Order Response)
De naam zegt het al. Een ORDRSP is een inkooporderbevestiging. Het is het elektronische bericht dat u naar uw klant stuurt om hem te laten weten dat u zijn bestelling heeft ontvangen. U kunt ook andere nuttige informatie in een ORDRSP opnemen, zoals of u de inkooporder hebt geaccepteerd zoals hij is of met wijzigingen, of dat u hem volledig hebt afgewezen.

EDIFACT DESADV– Verzendadvies (Despatch Advice)
Met andere woorden, uw bestelling is verzonden! Een DESADV is de EDI transactieset die u naar uw klanten stuurt om hen te laten weten dat hun bestelling onderweg is. De advance shipment notification (ASN), of vooraankondiging van verzending, bevat meestal een volgnummer, details over de inhoud van het pakket, de verwachte aankomstdatum, enz.

EDIFACT ORDCHG – Inkooporder wijzigingsverzoek (Purchase Order Change request)
Een ORDCHG is een EDI transactie in de productie die op twee manieren kan worden gebruikt: Ten eerste kan het gebruikt worden door uw klant om wijzigingen aan te brengen in een eerder ingediende EDIFACT ORDERS.

Pop quiz! Wat is een EDI ORDERS? Correct, het is een inkooporder!

Ten tweede kan uw klant een EDIFACT ORDCHG gebruiken om uw wijzigingen in de oorspronkelijke inkooporder te accepteren. Als u het INVRPT voorraad onderzoeksadvies gebruikt, zult u dit hopelijk niet al te vaak tegenkomen als gevolg van lage voorraadniveaus.

EDI DELJIT – Levering Just-In-Time (Delivery Just In-Time)
Voornamelijk gebruikt ter ondersteuning van just-in-time (JIT) productie, wordt een DELJIT in real time gebruikt om updates te geven over zendingsdetails. Zoals de meeste fabrikanten weten, is vraag en aanbod niet altijd 1:1, noch kan het altijd worden voorspeld. In die zin fungeert een DELJIT als een constante opfrisser van de EDIFACT DELFOR (Delivery Forecast) om de klant op de hoogte te stellen van eventuele veranderingen als een order de uitvoering nadert.