Wat Is Electronic Data Interchange (EDI)?

4 augustus 2020

Elektronische gegevensuitwisseling, ook wel electronic data interchange (EDI) genoemd, is het elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten tussen systemen in een gestandaardiseerd formaat. In EDI-terminologie worden deze zakelijke documenten (inkooporders, facturen, vooraankondigingen verzendbericht, etc.) “transactie sets” genoemd. Organisaties waarmee die transactiesets worden uitgewisseld, worden ook wel “handelspartners” genoemd.

How Werkt EDI?

Denk aan EDI als een elektronische postdienst. Enveloppen met belangrijke transactiedocumenten worden uitgewisseld tussen een verzender en een ontvanger volgens wederzijds gedefinieerde standaarden.

Korte Geschiedenis van EDI

EDI bestaat al heel lang. De oorsprong gaat terug tot het begin van de jaren 60 toen Edward A. Guilbert de eerste pre-EDI berichten standaardiseerde. Hij bouwde hiermee voort op de manifesten die hij had ontwikkeld met officieren van het Amerikaanse leger tijdens de luchtbrug van Berlijn in 1948. Het werd aanvankelijk geïntroduceerd als een methode om elektronisch gegevens uit te wisselen tussen leveranciers en militaire troepen.

1975 - De eerste normen voor elektronische gegevensuitwisseling werden gepubliceerd door het Transportation Data Coordinating Committee dat in 1968 werd opgericht. Edward Guilbert was de voorzitter van het comité en leverde een belangrijke bijdrage aan de standaarden.

1978 - Het Transportation Data Coordinating Committee werd omgedoopt tot de Electronic Data Interchange Association. Het werd vervolgens door het American National Standards Institute erkend als het ANSI X12-comité.

1981 - De eerste ANSI X12-standaarden werden gepubliceerd voor de transport-, voedsel-, geneesmiddelen-, magazijn- en banksector.

1985 - De Verenigde Naties riepen de hulp in van ANSI X12. Samen creëerden zij een wereldwijde standaard voor elektronische gegevensuitwisseling, UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport).

1990 - EDI werd verplicht voor veel handelaren in de gezondheidszorg. Hierdoor ontstond er een enorme piek in het gebruik. Dit bracht een geheel nieuw niveau van elektronische gegevensuitwisseling met zich mee, voornamelijk met betrekking tot beveiliging en encryptie. Rond deze tijd zien we ook de eerste EDI VANs (value-added network) op het internet en EDIINT/AS1/AS2 worden levensvatbaar.

2000 – Geruchten voorspellen dat EDI op korte termijn zou zijn uitgestorven door de opkomst van XML. Tegelijkertijd explodeerde het online bestellen en gaan ook e-tailers EDI-verplichtingen aan al hun leveranciers opleggen.
Vandaag de dag is EDI nog steeds niet uitgestorven en wordt het door 90% van de retailbedrijven over de hele wereld gebruikt. Steeds meer kleine bedrijven gaan ook gebruik maken van EDI.

Leuk weetje: Schout-bij-Nacht Grace Murray Hopper van de Amerikaanse Marine, de grondlegster van het zakelijk (computer)programmeren, bedacht de term “bug” na een computerincident dat was veroorzaakt door een mot.

EDI-Standaarden

Handelspartners die documenten elektronisch uitwisselen, moeten dezelfde regels volgen voor de opmaak van hun bedrijfskritische gegevens. Standaarden zijn de regels (structuur, inhoud, syntaxis) die de taal definiëren die wordt gebruikt om gegevens tussen handelspartners uit te wisselen. Deze standaarden zorgen ervoor dat in verschillende systemen dezelfde betekenis wordt begrepen.

De meeste handelspartners gebruiken de volgende standaarden:

UN/EDIFACT - EDI for the Facilitation of Administration, Commerce, and Transport
ANSI X12 - American National Standards Institute X12

Aanvullende veelgebruikte standaarden zijn:

GS1 - Global Standards 1
PEPPOL - Een set van open en interoperabele technische specificaties voor alle Purchase-to-Pay (P2P) bedrijfsprocessen.

Waarom EDI-standaarden gebruiken:

Normen nemen het giswerk weg uit het begrijpen van de inhoud van een zakelijk document
Gebruik van verschillende computerhardware over de hele wereld
Overbruggen tussen verschillende bedrijfssystemen (ERP's, WMS'en, enz.)
Overbruggen tussen verschillende besturingssystemen
Overbruggen van verschillende programmeertalen
Overbruggen van verschillende bestandsstructuren
Overbruggen van verschillende karaktersets en talen

Leuk weetje: EDI-bestanden zijn zo gecomprimeerd omdat zakelijke documenten oorspronkelijk via analoge telefoonlijnen werden verhandeld met behulp van modems. Hoe groter het bestand, hoe meer er in rekening werd gebracht. Dienstverleners boden vroeger "daluren” tarieven aan om 's nachts goedkoper elektronisch gegevens uit te wisselen wanneer mensen de telefoonlijnen niet gebruikten.

Mapping

Zodra de standaarden zijn vastgesteld, moeten ze in kaart worden gebracht. Mapping is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat gegevens correct worden vertaald naar een ander formaat en worden geïntegreerd in uw interne systeem. Het kan hier om allerlei soorten systemen gaan, van uw ERP tot uw Warehouse Management System (WMS).

EDI Communicatie Opties

Voor de uitwisseling van de informatie zijn communicatieverbindingen nodig. Hieronder lichten wij enkele van de belangrijkste communicatiemogelijkheden toe:

Value Added Netwerk (VAN)

Een value-added network (VAN) is een besloten, gehoste dienst die een veilige manier biedt om elektronische berichten tussen bedrijven uit te wisselen. Het is in feite een beveiligde elektronische postdienst voor handelspartners.

Directe Connecties

Via directe verbindingen kunnen handelspartners direct gegevens rechtstreeks met elkaar uitwisselen, onder andere:

AS2, AS3, AS4, etc.
FTP, sFTP, FTP/S, HTTPS

Web-EDI

Web-EDI is ideaal voor kleine bedrijven zonder technisch personeel en met beperkte middelen. Het maakt gebruik van een portaal dat handelspartners helpt om documenten om te zetten in menselijk leesbare webpagina's. Het is nuttig voor bedrijven die snel EDI compliant moeten worden. Deze methode vereist echter wel handmatige handelingen.