Image
21 mei 2021
Van productie en retail, tot de auto-industrie, in bijna elke industrie worden tegenwoordig wel elektronisch facturen uitgewisseld. Elektronisch factureren kan op verschillende manieren, maar als u net begint met EDI of uitbreidt naar nieuwe regio's en/of markten, komt u er waarschijnlijk al snel achter dat er niet één soort elektronisch document bestaat.
Logisch ook, elke industrie heeft andere behoeftes en communiceert dus ook op een andere manier. En dit geldt niet alleen per industrie, vaak is het regionaal ook nog eens anders geregeld. Hiervoor zijn EDI standaarden ontwikkeld en dat is een van de hoofdredenen dat dienstverleners zoals TIE Kinetix bestaan. Onze website mag dan alleen beschikbaar zijn in het Nederlands, Engels, Duits en Frans, maar als het op EDI aankomt, spreken we elke taal vloeiend – gegarandeerde compliance!
Goed voor u om te weten: TIE Kinetix kan ondersteuning bieden voor alle soorten documentstandaarden. Zo kunt u altijd voldoen aan de eisen van uw handelspartners.
Wat is een EDI standaard?
Stel, u heeft meerdere handelspartners waarmee u elektronische documenten uitwisselt... Laten we een factuur als voorbeeld nemen: Elke handelspartner zet de informatie op een andere plek op de factuur. Handelspartner A zet de prijs linksboven in het document, handelspartner B zet de prijs rechtsonder en handelspartner C zet het in het midden. Het zal u, uw personeel en/of uw systeem veel moeite kosten om telkens te achterhalen waar welke gegevens staan. Laat staan als elke handelspartner het ook nog eens per factuur op een andere plek zet. Niet heel praktisch!
(Dit is uiteraard een enorm versimpeld voorbeeld, maar het toont wel aan waarom EDI standaarden nodig zijn.)
Er zijn talloze EDI standaarden gedefinieerd die vaak specifiek zijn voor bepaalde regio's en/of industrieën. De UN/EDIFACT standaard wordt bijvoorbeeld voornamelijk gebruikt in Europa en de ANSI X12 standaard is populair in Noord Amerika. Met deze standaarden wordt het formaat van specifieke EDI berichten (zoals facturen) gestandaardiseerd om te zorgen dat systemen van handelspartners elkaars elektronische berichten kunnen begrijpen.
De structuur en de exacte volgorde van de gegevens zijn gedefinieerd wat zorgt voor uniformiteit en samenhang. Door de EDI standaard kan uw systeem geprogrammeerd worden om alle zakelijke uitwisselingen te begrijpen. Standaarden maken het ook eenvoudiger en minder tijdrovend om contact te leggen met nieuwe handelspartners. Ontwikkelaars hoeven namelijk niet langer tijd te besteden aan het maken van aangepaste maps.
Het is ook belangrijk te vermelden dat bepaalde standaarden subsets kunnen bevatten waarvan de vereisten verschillen van de hoofdstandaard. Als u bekend bent met UN/EDIFACT of ANSI X12, heeft u waarschijnlijk enige ervaring met subsets.
Wat zijn subsets?
UN/EDIFACT en ANSI X12 zijn zo uitgebreid en er zijn zo veel mogelijkheden dat de standaarden voor allerlei soorten verschillende transacties en verschillende sectoren gebruikt kunnen worden. Dit betekent ook dat de standaarden voor bepaalde sectoren veel overbodige elementen kunnen bevatten. Om deze reden zijn subsets ontstaan.
Subsets zijn standaarden die alleen bepaalde elementen bevatten van UN/EDIFACT of ANSI X12, alleen de elementen die van toepassing zijn voor een specifieke gebruikersgroep of industrie. De overige elementen die niet nodig zijn worden niet gebruikt.
Veelgebruikte EDI standaarden in Europa
UN/EDIFACT
UN/EDIFACT staat voor de United Nations rules for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Het werd voor het eerst gepubliceerd in maart 1987 door de Verenigde Naties. We gaan hier niet te diep op in, we hebben er namelijk al uitgebreid over geschreven.
Deze Europese standaard wordt veelgebruikt voor handel- en transportmanagement, boekhouding, douanecontrole, pensioenen, gezondheidszorg, sociale verzekeringen, rechtspraak, werkgelegenheid, statistiek, bouw, financiën, verzekeringen, productie, toerisme, handel, vracht en containervervoer.
Hier is een lijst van UN/EDIFACT subsets en de bijbehorende industrieën:
EANCOM – Consumentengoederen
ODETTE – Europese auto-industrie
CEFIC – Chemische industrie
EDICON – Bouwsector
RINET – Verzekeringsbranche
HL7 – Gezondheidszorg
SWIFT – Bankwezen
IATA – Vluchttransport
UIC 912 – Spoorvervoer
EDIFICE – Elektronica, software, en telecommunicatie-industrie
VDA 4938* – E-factuur standaard voor de auto-industrie
We zullen wat dieper ingaan op de meest populaire subsets van EDIFACT: EANCOM en ODETTE:
EANCOM
EANCOM is een zeer populaire subset van UN/EDIFACT.
EANCOM is ontwikkeld door GS1, een organisatie die supply chain standaarden ontwikkelen. De standaard was initieel bedoel voor de Retail (consumentengoederen) industrie, maar is inmiddels ook populair onder andere industrieën, zoals de gezondheidssector. De drie meest gebruikte EANCOM berichten zijn ORDERS (bestelling), INVOIC (factuur) en DESADV (advanced ship notice). EANCOM is een veelgebruikte standaard en wordt door bijna 120.000 bedrijven gebruikt in uit 43 landen.
Veelgebruikt voor: Retail. U kunt de volledige lijst van EANCOM EDI codes hier vinden.
ODETTE
ODETTE is een Europees, non-profit samenwerkingsverband die kijken naar wat er nodig is binnen de automobielindustrie om maximale efficiëntie in de supply chain te brengen. Directe leden van ODETTE zijn de belangrijkste bedrijven die auto’s produceren in Europa, zij vertegenwoordigen de auto-industrie. ODETTE is, net als EANCOM, een op EDIFACT gebaseerde subset.
Naast de ODETTE standaard heeft het samenwerkingsverband ook een EDI protocol ontwikkeld die is afgestemd op de specifieke communicatie-eisen van de auto-industrie: OFTP2. OFTP2 is geïmplementeerd bij de meeste grote autobedrijven, zoals Audi, BMW, Ford, Hyundai, Opel, Volkswagen, Skoda, Volvo en meer.
Ondanks dat dit protocol initieel ontwikkeld is voor de auto-industrie, wordt het ook gebruikt in de productie, retail, bankwezen en bij de overheid.
Veelgebruikt voor: Auto-industrie
VDA 4938*
Het VDA (Verband der Deutschen Automobilindustrie) heeft over de jaren heen vele standaarden ontwikkeld. De meest recente voor e-facturen is de VDA 4938, deze standaard voldoet aan de laatste wettelijke en fiscale eisen voor de automobielindustrie.
Hoewel het VDA al eigen standaarden publiceerde voor het bestaan van EDIFACT, is VDA 4938 gebaseerd op de e-factuur van EDIFACT en het is dus een subset.*
Veelgebruikt voor: Auto-industrie
TRADACOMS
TRADACOMS (Trading Data Comunications Standard) is een van de eerste EDI standaarden. De standaard is gebaseerd op de UN/GTDI, een voorganger van de UN/EDIFACT. De oorspronkelijke versie werd in 1982 ingevoerd en werd veel gebruikt door retailers en groothandelaren in het Verenigd Koninkrijk.
In 1995 werd de ontwikkeling van deze standaard stopgezet en vanaf 1 juli 2017 biedt GS1 UK ook geen support meer voor gebruikers van deze standaard. Het zal steeds minder werkbaar en duurder worden om met deze standaard te werken. Het advies is dan ook om over te gaan op de EANCOM. In de retail sector in het Verenigd Koninkrijk wordt de standaard echter nog regelmatig gebruikt.
Veelgebruikt voor: Retail in het Verenigd Koninkrijk
Veelgebruikte EDI standaard in Noord Amerika
ANSI X12
De Noord Amerikaanse tegenhanger van UN/EDIFACT is ANSI x12. ANSI X12 staat voor American National Standards Institute X12. In 1979 ontwikkelde het ANSI subsidiary Accredited Standards Committee (ASC) deze standaard voor elektronische gegevensuitwisseling in Noord Amerika. Net als bij EDIFACT, hebben we ook veel nuttige informatie over ANSI X12 verzameld, waaronder een volledige lijst van ANSI X12 EDI transaction sets.
De ANSI x12 is zeer uitgebreid; bijna elke zakelijke transactie en elke bedrijfstak zou gebruik kunnen maken van de ANSI X12. Vandaar dat er, net zoals bij de UN/EDIFACT, verschillende subsets voor de ANSI X12 zijn ontstaan. Zo wordt bijvoorbeeld de UCS gebruikt door supermarkten, de VICS door detailhandel van kleding en de AIAG door de auto-industrie.
Hier is een lijst van ANSI X12 subsets en de bijbehorende industrieën:
HIPAA – Health Insurance Portability and Accountability Act
UCS – Uniform Communication Standard
VICS – Voluntary Interindustry Commerce Standards
AIAG – Automotive Industry Action Group
CIDX – Chemical Industry Data Exchange
EIDX – Electronics Industry Data Exchange Group (CompTIA)
PIDX – American Petroleum Institute
