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Procure-to-Pay
Procure-to-Pay (P2P) ou Purchase-to-Pay, est le processus entièrement automatisé depuis la demande d'achat jusqu’au paiement entre acheteurs et vendeurs B2B. Le P2P a pour avantages : des économies de coûts, une réduction des risques et une efficacité accrue. L'objectif d'un processus P2P automatisé est d'optimiser le processus d'achat, il s'agit donc d'une initiative menée par l'acheteur. Du côté du fournisseur, on parle de processus "Order-to-Cash".
Le processus P2P se découpe en plusieurs étapes, et il est plutôt simple. D'abord, l'acheteur identifie le besoin d'un bien ou d'un service et choisit ensuite un vendeur (fournisseur). À ce stade, l'acheteur lance le processus de demande d'achat auprès du fournisseur sélectionné. Un ordre de demande d'achat (qui comprend des détails sur le coût, les services fournis et le fournisseur) est créé et doit être approuvé en interne avant que la commande soit envoyée au fournisseur.
Une fois la demande d’achat approuvée, un bon de commande (ou Purchase Order) est créé et envoyé au fournisseur (une ORDERS, selon la norme EDIFACT). Le bon de commande indique des détails tels que les descriptions des produits/services et les informations de facturation. Le fournisseur reçoit ensuite le bon de commande et confirme sa réception en envoyant un accusé de réception électronique (ORDRSP). Lorsque la commande est prête à être expédiée, le vendeur en informe l'acheteur en envoyant un DESADV.
Lorsque le produit ou le service a été livré ou exécuté, le vendeur envoie une facture (INVOIC). Les factures doivent correspondre aux informations contenues dans le bon de commande, et une fois que cela a été vérifié (via une correspondance à trois voies, ou 3-way matching), l'acheteur peut entrer la facture dans son système comptable ou ERP et effectuer le paiement.
Source-to-Pay (S2P)
Le Source-to-Pay (S2P) est une version étendue du processus P2P. Bien qu'il commence de manière similaire (une demande/un besoin est déterminé), il y a des étapes supplémentaires au début du processus qui concernent principalement la sélection des fournisseurs. Les objectifs du S2P sont d'accroître la productivité et faire des économies, d'identifier de nouveaux fournisseurs et de réduire le risque global. Les étapes supplémentaires du PS2 comprennent l’approvisionnement stratégique et la gestion des fournisseurs (un moyen facile de suivre et d'analyser les indicateurs clés de performance) pour les achats futurs.
Le processus S2P commence donc de la même manière que le processus P2P : un besoin est identifié. Dans le cas du S2P, cependant, un fournisseur n'a pas encore été choisi. Dans ce cas, l'organisation acheteuse commence par effectuer une analyse des données pour évaluer les fournisseurs en fonction du besoin : elle compare les prix, les avis et les objectifs du fournisseur. Quelques vendeurs sont sélectionnés pour passer à l'étape suivante et l'acheteur entame le dialogue avec eux en leur demandant plus d'informations.
Les vendeurs soumettent les informations demandées ; il peut s'agir d'une proposition, d'un devis ou de certains de leurs principaux rapports financiers. L'acheteur utilise ensuite ces informations pour prendre une décision éclairée concernant le fournisseur qui fournira les biens ou les services. Toutefois, une fois le vendeur sélectionné, l'acheteur a toujours la possibilité de négocier avec lui, puisqu'il a été choisi comme fournisseur privilégié.
Une fois que les deux parties ont convenu d'un contrat, le processus P2P normal peut se dérouler comme décrit ci-dessus. Les données recueillies lors des étapes précédentes seront utiles à l’avenir pour analyser les décisions commerciales et permettront de prévoir les tendances avec plus de précision.
Comment la technologie soutient-elle ces processus ?
Les processus "Invoice-to-pay", "Procure-to-pay" et "Source-to-pay" sont pris en charge par différents types de logiciels d’e-procurement. Les logiciels de facturation au paiement peuvent être aussi simples que l'examen automatisé des factures, tandis que les logiciels d'approvisionnement au paiement sont plus avancés, simplement parce que le processus comporte plus d'étapes. Quoi qu'il en soit, l'objectif de l'utilisation de la technologie pour soutenir un ou plusieurs de ces processus est de simplifier et d'automatiser autant que possible.
La solution TIE Kinetix (communication B2B)
Plusieurs problèmes peuvent survenir au cours de l'approvisionnement lorsque la technologie de soutien n'est pas en place, notamment les erreurs de commande, les erreurs de facturation, les retards de paiement. En utilisant un système automatisé comme notre plateforme FLOW, vous éliminez le risque d'erreur humaine, par exemple l'annulation d'une commande pour une raison aussi minime qu'une erreur de saisie de la quantité commandée.
FLOW vous aide à faciliter les transactions avec vos partenaires commerciaux de manière efficace et sans erreur en garantissant que tous vos documents sont envoyés et reçus par voie électronique en toute sécurité. De plus, il est compatible avec le cloud computing et s'intègre de manière transparente à votre progiciel de gestion intégré (ERP), quel qu'il soit.
Pour les acheteurs, FLOW offre un potentiel de digitalisation à 100 % en permettant aux fournisseurs de toutes tailles et capacités techniques d'envoyer leurs documents par voie électronique :
PORTAL-2-FLOW : Pour les petites entreprises qui n'échangent que quelques documents par mois, notre solution Web permet à leurs fournisseurs de communiquer en toute simplicité. Nous leur fournissons un formulaire Web facile à utiliser, et une connexion Internet suffit pour commencer.
PDF-2-FLOW : Pour les petites et moyennes entreprises, PDF-2-FLOW permet aux fournisseurs de continuer à envoyer des versions PDF (dites natives) de leurs documents commerciaux. Nous les convertissons au format électronique approprié avec une précision de 100% afin qu'ils puissent être immédiatement traités par votre système ERP. Contrairement aux solutions de reconnaissance optique de caractères (OCR) peu fiables, PDF-2-FLOW utilise des technologies d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique (ML pour Machine Learning) très avancées pour garantir un rendement maximal.
EDI-2-FLOW : Si vous et/ou vos partenaires commerciaux disposez déjà d'une solution EDI/XML, EDI-2-FLOW fournit une connexion directe pour effectuer des transactions P2P. Grâce à cette solution entièrement automatisée, l'équipe comptable de votre entreprise n'a plus besoin de consacrer du temps à des tâches redondantes, comme la vérification constante des erreurs dans les documents transactionnels.
Comment nos solutions complètent-elles les solutions S2P et P2P ?
Bien que TIE Kinetix ne puisse pas accéder à votre flux de travail interne, nous pouvons garantir que l'échange de documents est transparent et entièrement automatisé entre vous et vos partenaires commerciaux - tous vos partenaires commerciaux. La possibilité de numériser à 100 % toutes les transactions B2B à l'aide d'une solution unique est inestimable et maximise instantanément la valeur que vous pouvez tirer de vos solutions S2P ou P2P.
L'utilisation de FLOW en complément de votre système S2P ou P2P peut vous aider à analyser plus finement vos habitudes d'achat, à évaluer les indicateurs clés de performance et à identifier les domaines dans lesquels vous pouvez améliorer votre situation financière. Outre ses capacités d'intégration totale avec votre système ERP, FLOW est parfaitement capable de s'intégrer à vos autres solutions pour garantir que chaque étape du processus d'achat est exempte d'erreurs et entièrement automatisée.
