22 Janvier 2021

L’échange de données informatisé (EDI) est un terme définissant un échange électronique et automatique d’informations entre deux entités à l’aide de messages standardisés, de machine à machine. Ces informations sont très souvent des documents commerciaux (bons de commande, factures, etc…). Dans le jargon EDI, les entreprises qui échangent des informations sont désignées comme des partenaires commerciaux.

L’échange de données informatisé est aujourd’hui nécessaire pour la plupart des transactions commerciales B2B. L'EDI a été conçu à l'origine dans l'optique du « zéro papier » et afin d'automatiser le traitement de l'information : l’utilisation de l’EDI permet en effet d’améliorer considérablement la performance de la supply chain et de réduire les coûts d’une société. Un partenaire commercial qui peut échanger des commandes et des factures EDI (aussi connues sous le nom de factures électroniques, ou e-factures), ainsi que tout autre type de documents commerciaux essentiels, est qualifié comment étant équipé en EDI.

Comment fonctionne l’EDI?

L’échange de données informatisé comporte de nombreux éléments, mais de manière simpliste, on peut considérer l’EDI comme étant un service postal électronique. Imaginez que des enveloppes contenant de documents commerciaux importants sont échangées entre un expéditeur et un destinataire selon des normes EDI définies, que l'on peut comparer à l’apposition d’un timbre spécifique sur chaque enveloppe.

Autrement dit, les enveloppes doivent suivre une norme établie mutuellement, sinon le document n’est pas accepté et est retourné à l’expéditeur. Pour pouvoir effectuer ces échanges EDI, il est nécessaire d’utiliser un logiciel EDI, qui fait office de service postal assurant la livraison des informations.

Une brève histoire de l’EDI

L’EDI existe depuis relativement longtemps. Son origine remonte au début des années 1960 quand Edward A. Guilbert, fondateur de l’EDI, a standardisé les premiers messages pré-EDI, en s’appuyant sur des manifestes qu’il avait développé avec des officiers de l’armée américaine lors du pont aérien de Berlin en 1948. L’EDI a initialement été introduit comme une méthode pour échanger des données entre les fournisseurs et les troupes militaires.

1975 –Les premières normes d’échange électronique de données sont publiées par le Comité de Coordination des Données de Transport (Transportation Data Coordinating Committee), qui avait créé en 1968 et dont Edward Guilbert était le président et l’un des principaux contributeurs.

1978 – Le Comité de Coordination des Données de Transport est renommé en Association pour l’Échange Électronique des Données (Electronic Data Interchange Association), et est agréé par l’Institut National des Normes Américaines (American National Standards Institute) comme comité pour l’ANSI X12.

1981 – Les premières normes ANSI X12 sont publiées et comprennent des règles spécifiques pour les secteurs du transport, de l’alimentaire, de l’entrepôt, et banquier.

1985 – Les Nations Unies font appel à l’ANSI X12 pour créer une norme EDI globale, l’UN/EDIFACT (Échange de Données Informatisé pour l’Administration, le Commerce, et le Transport)

Années 1990 – On assiste à un essor considérable de l’utilisation de l’EDI dans le commerce, car il devient obligatoire pour de nombreux commerçants dans le secteur américain de la santé. Cela introduit un nouveau concept dans le monde de l’EDI, celui de la sécurité et du cryptage.

Les premiers VANs EDI (Value Added Networks) sont introduits sur Internet dans les années 90s, et le protocole de communication EDI EDIINT/AS1/AS2 commence à être mis en pratique.

Années 2000 - Les rumeurs prédisent la fin de l’EDI avec l’apparition du XML. Dans le même temps, les commandes en ligne explosent et les commerçants sur Internet commencent à exiger que tous leurs fournisseurs utilisent l’EDI pour l’échange de documents.

Aujourd’hui, les rumeurs des années 2000 s’avèrent en effet n’être que des rumeurs. L’EDI n’a pas disparu, loin de là. En effet, plus de 90% des entreprises dans le secteur du retail exigent de leurs partenaires qu’ils adoptent l’EDI pour faire affaire avec eux. De plus en plus de petites entreprises s’équipent aussi en EDI.

Normes EDI

Les partenaires commerciaux qui communiquent par EDI doivent suivre les mêmes normes EDI pour formater leurs données commerciales. Les normes EDI sont les règles (structure, contenu, syntaxe) qui définissent le langage utilisé pour échanger entre partenaires commerciaux. Ces normes EDI garantissent une compréhension commune entre les différents systèmes informatiques.

La plupart des entreprises utilisent les normes EDI suivantes:

ANSI X12 en Amérique du Nord
UN/EDIFACT en Europe ainsi qu’à l’international

D’autres normes internationales couramment utilisées :

GS1 - Global Standards 1
Peppol - Un ensemble de spécifications techniques interopérable pour les processus commerciaux purchase-to-pay (P2P)

Pourquoi utiliser des normes EDI? 

Les normes EDI éliminent les conjectures quant à la compréhension du contenu d’un document commercial. Voici quelques unes des principales raisons pour lesquelles les normes EDI ont été adoptées dans les transactions B2B :

  • Matériels informatiques différent à travers le monde
  • Systèmes d’entreprises internes différents (ERP, WMS, etc.)
  • Systèmes d’exploitation différents
  • Différents langages de programmation
  • Structures de document différente 
  • Mapping

Le mapping est un processus crucial pour s’assurer les données EDI sont traduites et converties au format nécessaire pour une intégration dans votre système ERP, comptabilité, ou WMS.

Méthodes de communication EDI

Une méthode de communication est nécessaire pour transmettre ou envoyer des données EDI entre partenaires commerciaux. Voici les principales options de communication EDI :

Réseau à Valeur Ajouté (Value Added Network)
Un réseau à valeur ajouté est un réseau privé et hébergé qui permet d’échanger des messages EDI entre entreprises de manière sécurisé. Il s’agit essentiellement d’un service postal électronique pour partenaires commerciaux. 

Connexions Directes
Les connexions directes permettent aux partenaires commerciaux de se transmettre directement des données par le biais de protocole sécurisé.

Les protocoles les plus couramment utilisés sont les suivants :

  • AS2, AS3, AS4, etc.
  • FTP, sFTP, FTP/S, HTTPS
  • IP via VPN

Les connexions directes offrent plus grand contrôle sur les opérations EDI mais nécessitent un investissement dans les logiciels et matériels EDI, ainsi qu’une équipe d’experts informatiques pour gérer le logiciel.

Web-EDI
Idéal pour les petites entreprises qui n’ont pas d’équipe technique et qui disposent d’un budget limité, mais qui doivent tout de même se mettre en conformité avec l’EDI. Le Web-EDI utilise un portail qui permet aux partenaires commerciaux de venir saisir manuellement ou déposer leurs documents pour les convertir aux formats électroniques nécessaires. Le Web-EDI nécessite une intervention manuelle.

Externalisation
Les sociétés qui ne veulent pas investir dans l’infrastructure et le personnel nécessaire à gérer un service EDI interne choisissent souvent une prestataire de services EDI pour gérer la mise en œuvre, l’intégration de partenaires, ainsi que la maintenance et le support quotidien.

PDF-to-EDI
Grâce à la conversion PDF-EDI, les documents PDF sont convertis en documents électroniques avec une précision de 100%. Ceci élimine le traitement manuel normalement nécessaire avec les documents PDF, et automatise les échanges avec les partenaires commerciaux qui utilisent encore des documents commerciaux au format PDF.

 

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