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6 Avril 2021
Vous pensez peut-être que l’échange de données informatisé est trop compliqué (ou coûteux) pour une petite entreprise, qui n’a ni le budget ni les ressources pour la technologie EDI. Pourtant, il existe des solutions pour ces entreprises afin de bénéficier aussi des avantages d’un échange électronique des documents. L’une de ces solutions, le Web EDI, est très intéressante car sa mise en place est rapide et le coût très raisonnable.
Web EDI ?
Le Web EDI est un système d’Échanges de Données Informatisé (EDI) permettant comme son nom l’indique de gérer la création, l’émission, et la réception de documents commerciaux (factures, commandes, etc…) via un portail web. Tout ce dont une entreprise a besoin pour faire du Web EDI, c’est d’une simple connexion internet et d’un navigateur web, ce qui limite donc fortement le travail de mise en place et de configuration technique, tout en réduisant les coûts.
Comment fonctionne le Web EDI ?
Rien de plus simple que le Web EDI. L’utilisateur a accès à un portail web sécurisé ou il va pouvoir venir générer des documents commerciaux en remplissant un formulaire de saisie des données. Une fois les informations saisies, le document est automatiquement converti en message EDI puis transmis au destinataire via des protocoles Internet sécurisés tels que FTPS (protocole de transfert de fichiers sécurisé), HTTPS (protocole de transfert hypertexte sécurisé) ou AS2.
Selon les plateformes, l’utilisateur peut avoir accès à des formulaires préremplis pour accélérer et automatiser une partie de la procédure. Mais il est important de prendre en compte que le Web EDI comporte tout de même une part de processus manuel, et n’est pas entièrement automatisé pour l’émetteur de la facture (ou autre document).
Modèle Hub & Spoke
Le Web EDI est aujourd’hui généralement basé sur le modèle « hub and spoke », selon lequel le partenaire commercial principal, aussi appelé donneur d’ordre ou hub, déploie l’EDI et met en place le portail fournisseur qui sera utilisé par les partenaires commerciaux secondaires (spoke). Ainsi, le donneur d’ordre peut recevoir tous les documents en EDI, tandis que le processus est simplifié pour les partenaires commerciaux.
Grâce au Web EDI, le donneur d’ordre peut donc généraliser l’adoption des échanges EDI avec tous les partenaires commerciaux, ce qui découle sur de nombreux avantages, d’un côté comme de l’autre.
Les avantages du Web EDI pour les donneurs d’ordre
Comme dit précédemment, le point principal pour les donneurs d’ordre est de généraliser l’adoption de l’EDI chez les partenaires commerciaux. Le premier avantage est que l'onboarding de partenaires est simplifié. En effet, dans de nombreux cas, la mise en oeuvre du Web EDI pour les partenaires peut se faire entièrement en ligne et de manière entièrement automatisée.
Un autre avantage est que grâce au Web EDI, il est possible pour les donneurs d’ordre de centraliser tous leurs échanges de documents commerciaux électroniques sur l’EDI. Cet avantage n’est pas des moindres, car pouvoir centraliser les flux, c’est pouvoir facilement avoir une vision globale sur ceux-ci.
Fini les factures reçues par email ou papier qui doivent être retrouvées un mois après car le paiement n’a pas été effectué correctement : les donneurs d’ordres, en combinant l’EDI traditionnel avec le Web EDI (+ la conversion PDF-EDI si nécessaire), peuvent regrouper tous leurs échanges sur un seul système et ainsi avoir un meilleur contrôle sur leur processus procure-to-pay.
Les avantages du Web EDI pour les partenaires commerciaux
L’avantage principal de la communication web EDI pour les partenaires est bien évidemment le fait qu’elle facilite l’accès à la technologie EDI pour les petites entreprises, et facilite donc le processus order-to-cash. En plus du gain de temps considérable qu’implique un échange électronique, l’EDI permet aussi un échange sécurisé des données entre les entreprises. Le Web EDI a aussi pour avantage d’être une solution économique et qui ne nécessite pas d’investissement technique particulier, si ce n’est avoir accès à internet.
Vu que le Web EDI est une solution proposée en mode service (SaaS) et accessible par un portail, elle est disponible à tout moment et dans le monde entier. De plus, l’utilisateur n’a pas à se préoccuper d’éventuelles mises à jour ou de problèmes techniques pouvant survenir, car la plateforme est constamment actualisée. Le Web EDI garantit donc aussi que la solution évolue et est toujours en conformité avec les conventions techniques du donneur d’ordre ainsi que les normes et règlementations légales.
