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Comment optimiser le processus de paiement de factures ou "Invoice-to-Pay"
Une facture est un document envoyé par un fournisseur à un acheteur lorsqu'un achat de biens ou de services est effectué. L'acheteur reçoit une facture, généralement à la réception de l'achat, dans laquelle des conditions de paiement ont été établies. Les conditions de paiement varient, mais le montant total est généralement dû dans les 30 à 90 jours.
Du point de vue de l'acheteur, le processus "paiement de facture" (I2P, Invoice-to-Pay en anglais) prend en compte tout ce qui se passe entre la réception de la facture et son paiement, et ce, pendant la période allouée comme indiqué par les conditions de paiement. Du point de vue du fournisseur, il s'agit du processus « facture jusqu’à encaissement » ("invoice-to-cash" (I2C) ou "order-to-cash" en anglais). En d'autres termes, tout ce qui se passe entre le moment où la facture est envoyée et celui où le paiement est reçu. Dans un premier temps, nous allons examiner le processus I2P du point de vue de l'acheteur.
Réception de la facture
Les factures peuvent être envoyées de diverses manières : par courrier, courriel, télécopie, un portail de fournisseurs, EDI, etc. Lorsqu'une facture est envoyée par courrier, télécopie ou courriel, elle doit être reçue, examinée et saisie dans le système ERP de l'acheteur. Étant donné que toutes ces étapes sont exécutées manuellement, ces méthodes traditionnelles rendent le processus de paiement de facture (I2P Invoice-to-Pay) incroyablement long et laissent place à l'erreur.
Une solution qui semble plus efficace, et que de nombreuses moyennes et grandes entreprises ont mise en place, est la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) et/ou l'Automatisation Robotique des Processus (RPA). Ces technologies offrent aux entreprises une solution à court terme pour accroître l'efficacité de leur activité et optimiser le processus "Invoice-to-Pay" ou "de la facture à l'encaissement". L'OCR et la RPA fonctionnent ensemble pour éliminer les tâches redondantes (comme la saisie manuelle de la facture dans un système ERP).
Solutions temporaires
Les solutions OCR et RPA ne sont viables qu'à court terme, voire pas du tout. Les techniques d'OCR ne sont pas fiables et nécessitent une maintenance intensive et continue pour apprendre à la technologie comment traiter les informations qui lui sont fournies. Dans le cas des factures, il s'agit le plus souvent / d’apprendre à la technologie comment lire et traiter une information numérisée ou envoyée par e-mail en PDF . La RPA complète souvent la technologie OCR pour aller plus loin. Par exemple, dans le cas d'un fournisseur qui doit se connecter à des dizaines de portails pour envoyer ses factures, la RPA peut apprendre des actions humaines et les imiter en se connectant automatiquement aux différents portails, en remplissant les informations et en envoyant la facture.
Dans les deux cas mentionnés ci-dessus, une précision de 100 % ne peut jamais être garantie. L'OCR et la RPA constituent une solution de surface face à un problème de fond : se débarrasser du papier et optimiser l’efficacité des processus à partir de la source (c’est-à-dire le document original). Cela n’est possible que lorsqu’il n’y a plus de numérisation, d’envoi d’e-mails, ou de connexion à des dizaines de portails.
Une solution à long terme
Pour optimiser le processus I2P, il est nécessaire de mettre en place une solution de numérisation qui remplace tous les processus obsolètes, inefficaces et non sécurisés (courrier électronique) par un équivalent numérique (par exemple, notre plateforme FLOW). Cela doit commencer par l'optimisation de la réception des factures ; si cette étape du processus I2P n'est pas rodée, il ne faut pas espérer que des progrès puissent être réalisés du côté des paiements. L'automatisation des factures est la seule solution à long terme pour numériser à 100% la Supply chain
Avec une solution de numérisation comme FLOW, la réception des factures peut être entièrement automatisée, sans intervention manuelle. De plus, les erreurs sont considérablement réduites. Une fois cette solution en place, il est judicieux d'évaluer des solutions d'automatisation complémentaires permettant le traitement automatisé des factures afin d'optimiser l'ensemble du processus de paiement de facture. Mais d'ici là, il est important de ne pas se laisser distraire par des "gains rapides" et des solutions temporaires, et de rester concentré sur l'avenir.
