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1er Février 2020
Le terme « procure-to-pay », aussi appelé « purchase-to-pay » (P2P), fait référence au processus d’acquisition de bien et de services, depuis la recherche des produits jusqu’à la facturation et le paiement. Vous en entendrez beaucoup parler dans les articles sur l’intégration B2B et le e-commerce, car optimiser ce processus est l’une des priorités pour la plupart des entreprises retail avec une présence en ligne.
Quel est le rapport entre Procure-to-Pay et l’intégration ?
En quelques mots, le processus P2P est constitué de nombreux processus individuels qui se déroulent dans différentes parties de l’entreprise, et impliquent généralement de nombreux employés. Lorsque vous entendez ce terme aujourd’hui, dans le contexte du e-commerce et de l’intégration des données, il est le plus souvent utilisé pour parler de l’échange de données entre différents systèmes, qui se traduit part : l’automatisation des processus Procure-to-Pay.
Votre entreprise utilise plusieurs système internes pour effectuer le processus procure-to-pay. Par exemple, en plus du système principal de votre entreprise (très certainement votre système ERP), vous utilisez peut-être un système de gestion des commandes (OMS) ainsi qu’un système de gestion des finances pour votre comptabilité. Grâce à l’intégration des données, l’entièreté de vos processus procure-to-pay peuvent être effectuées depuis votre ERP, et une grande majorité du processus est automatisé (par exemple, des confirmations instantanées des commandes ainsi qu’une vérification automatique de concordance des données entre un bon de commande et une facture)
Les étapes du processus procure-to-pay
Dans le monde du commerce digital, un vendeur e-commerce détermine avoir besoin d’un certain produit sur son site. Le processus procure-to-pay n’est qu’un simple moyen de rapidement référencer toutes les étapes nécessaires pour conclure un accord commercial avec un fournisseurs, acheter le produit souhaité et, en au bout du compte, payer pour ce produit.
Selon la structure d’une entreprise et les priorités commerciales de celle-ci, il se peut que le budget doive être approuvé avant qu'une commande puisse être passée. Une fois approuvée, la commande est saisie dans le système de gestion des commandes et envoyée au fournisseur, qui l'exécute et expédie les produits requis. Après confirmation que la commande a été expédiée, le fournisseur envoie une facture qui contient le numéro de référence de la commande d’origine. Enfin, quand la facture est reçue par le vendeur e-commerce, elle est vérifiée (ainsi que le bon et le reçu) pour s’assurer de son exactitude. Si toutes les informations contenues dans ces documents sont conformes aux pris et conditions fournis à l’avance, la facture est alors payée.
L’importance de l’intégration des données pour automatiser le processus procure-to-pay
Il y a de nombreux problèmes qui peuvent perturber le bon déroulement du processus procure-to-pay. Cela a encouragé la majorité des vendeurs e-commerce à mettre en place des solutions d’intégration des données pour pouvoir échanger des données entre leurs différents systèmes internes. Voici quelques exemples d’obstacles que rencontrent de nombreuses entreprises dans le e-commerce :
Erreurs sur le bon de commande
Une erreur sur le bon de commande, comme une quantité incorrecte ou un zéro manquant dans le prix, peuvent occasionner des problèmes dans le processus. En effet, quand la commande est mal saisie dans le système de gestion des commandes, cela engendre des retards dans l’approvisionnement et il est fort possible que le produit doive être répertorié comme étant en rupture de stock sur le site web du vendeur e-commerce. Or les consommateurs sont exigeants, et si vous n'avez pas ce qu'ils recherchent exactement au moment où ils le recherchent, ils trouveront un autre vendeur.
Erreurs sur la facture
Les erreurs de facture peuvent être compliquées à résoudre : même la plus petite erreur peut prendre des semaines, voire des mois, pour être résolue. Cela est particulièrement vrai si l’erreur n’a pas immédiatement été signalée et que l’équipe de comptabilité a déjà effectué le paiement.
Achats en dehors des contrats de fournisseur
Imaginez : un vendeur dispose d’un contrat avec un grossiste en fourniture de bureau, mais il néglige ce contrat et achète ces mêmes fournitures à un autre grossiste. Bien que non-intentionnel dans de nombreux cas, cela peut entraîner des complications financières et des situations juridiques délicates.
Optimiser le processus procure-to-pay
Toutes ces complications, et bien d’autres encore, peuvent survenir lorsque des systèmes autonomes sont utilisés et que les processus ne sont pas automatisés. Heureusement, cela peut être évité en permettant l’échange de données entre les systèmes, par exemple en intégrant votre système de gestion des commandes et votre système ERP, et en veillant à ce que tous vos fournisseurs envoient leurs factures par voie électronique.
En mettant en œuvre un système d’intégration électronique capable de gérer ces tâches, vous obtenez un processus procure-to-pay entièrement automatisé. Toutes les données commerciales transitent par le même système, ce qui permet un traitement rapide et précis des documents. Il s’agit aussi de diriger la facture vers la bonne personne pour approbation, ainsi que de vérifier par recoupement les données des commandes et des factures. Comme dit précédemment, si tout est en ordre, il est possible d’automatiser les paiements grâce à des règles d’automatisation préconfigurées. S’il y a une anomalie dans les données et qu’une intervention manuelle est nécessaire, la bonne personne sera instantanément avertie.
Obtenir un avantage concurrentiel
En intégrant votre plateforme e-commerce à d’autres systèmes internes et en automatisant le processus procure-to-pay, vous bénéficiez d’une transparence dans votre supply chain pour un meilleur suivi et une meilleure prévision des stocks, un meilleur contrôle du processus de facturation avec vos fournisseurs, et surtout un avantage concurrentiel dans le secteur du e-commerce.
L’automatisation de votre processus procure-to-pay simplifie une chaîne d’opérations normalement complexe. En adoptant une approche entièrement intégrée et en faisant de l’automatisation du processus P2P une priorité commerciale, vous pouvez optimiser les opérations quotidiennes de votre entreprise qui ont un véritable impact sur votre commerce électronique.
