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14 août 2020
Contrairement aux idées reçues, l’OCR est loin de constituer un traitement électronique de documents. Lorsqu’il s’agit d’automatiser le traitement de documents PDF, l’OCR peut apporter une solution rapide, mais limitée. En d’autres mots, l’OCR peut être un bon point de départ, mais les capacités d’un tel système sont limitées : sur le long terme, l’OCR n’est ni évolutif, ni assez précis. Le traitement électronique, en revanche, est une solution réaliste pour toute organisation qui souhaite convertir des commandes, factures, ou autres documents au format PDF, en divers formats électroniques, mais ne sont pas encore prêts à migrer vers une solution EDI complète.
Continuez votre lecture pour une brève introduction à l’OCR et un éclaircissement sur 3 idées reçues communes.
Qu’est-ce que l’OCR ?
Abréviation de Optical Character Recognition (Reconnaissance Optique de Caractères), la technologie OCR est utilisée pour reconnaitre le texte d’un document scanné (image ou PDF) et les convertir en données consultables et lisibles.
Quelques mythes ont conduit à une large utilisation de l’OCR dans les entreprises souhaitant automatiser leurs processus de comptabilité fournisseur et éliminer le besoin de traitements manuels. La raison est que l’OCR est comparable à une solution de traitement électronique entièrement automatisée, mais en réalité ne peut être considérée que comme un premier pas.
Mythe №1 : l'OCR élimine l'intervention humaine et permet de libérer des ressources humaines
Faux : En réalité, même la solution OCR la plus avancée ne peut pas permettre un processus sans intervention humaine. L'OCR permet d'extraire rapidement les données d’un document PDF, ce qui réduit la charge de travail associée à la saisie manuelle des données. Cependant, la solution OCR ne peut pas interpréter les données sans un contrôle humain, surtout au début de la mise en œuvre. Cela est dû au fait que le système doit être formé.
Pour chaque commande ou facture qui utilise un nouveau format, ou pour chaque changement apporté à la mise en page du PDF (nouveau modèle, nouvelle police, etc.), une saisie manuelle est nécessaire pour aider l'OCR à apprendre et à reconnaître les ajustements. Si par exemple, vous déplacez l’adresse depuis l’en-tête vers la partie droite du document, l’OCR devra être formé à reconnaître ce changement pour un traitement exact.
OCR vs. Traitement électronique : L’OCR seul n'élimine pas complètement le traitement manuel. En revanche, une véritable solution de traitement électronique élimine totalement le besoin d’intervention humaine, ce qui donne aux employés le temps nécessaire pour se concentrer sur des tâches plus importantes.
Mythe №2 : l'OCR et le traitement électronique sont aussi précis l'un que l'autre
Faux : Bien que la plupart des solutions OCR fonctionnent correctement avec des documents familiers et un formatage peu compliqué, l'OCR nécessite toujours une validation manuelle pour garantir l'exactitude des données. Un texte imprécis, une mauvaise qualité d'image, ou des polices et mises en page inconnues peuvent entraîner des problèmes de lisibilité pour la solution OCR. Cela entraîne des erreurs qui doivent être contrôlées et corrigées manuellement.
OCR vs. Traitement électronique : Contrairement à l’OCR, qui est basée sur l'interprétation des données, le traitement électronique extrait les données originales et est donc précis à 100%.
Mythe n°3 : l'OCR est rentable
Faux : À première vue, les solutions OCR peuvent sembler être un investissement moins important que les solutions entièrement automatisées, mais il y existe beaucoup de coûts sous-jacents à prendre en compte. Plus vous souhaitez que l'OCR soit précise, plus vous devez investir dedans. Les erreurs de lisibilité entraînent souvent un travail d'édition et de validation important qui doit être effectué par un humain. En fonction de la quantité d'erreurs, cela peut entraîner des coûts massifs que les nouveaux utilisateurs de l'OCR sous-estiment souvent.
OCR vs. Traitement électronique : L'OCR n'est pas toujours rentable. Bien que légèrement plus coûteuse au premier abord, une solution de traitement électronique entièrement automatisée nécessite un investissement minime par rapport aux solutions EDI traditionnelles. De plus, le traitement électronique ne comporte pas autant de coûts supplémentaires que l’OCR, et est donc avantageux financièrement sur le long terme. Si votre organisation n'est pas prête à migrer vers une solution EDI complète, le traitement électronique est peut-être votre meilleur choix.
Cet article a été écrit par Chiara Carnevali, Marketing Manager North America, et a été traduit et adapté par l'équipe française.
