Mercredi 9 février 2022

Non, ce n’est pas une erreur de traduction, si « invoice » signifie facture en anglais, le message EDI qui correspond à cette dénomination s’épelle bien sans le « e », INVOIC donc. INVOIC réfère en réalité à un type de facture spécifique, répondant aux normes EDI EDIFACT.

Pourquoi utiliser le message EDIFACT INVOIC ?

En tant que fournisseur, si vous n’envoyez pas vos factures en version papier, ou par e-mail, vous faites probablement de l’EDI. Peut-être que votre client vous demande de vous connecter sur le portail de son fournisseur pour y télécharger vos factures, ou vous avez une connexion directe qui vous permet d’envoyer vos factures automatiquement. Dans tous les cas, quand vous travaillez en EDI, vous faites face à des données qui sont dans un format structuré.

Il y a, évidemment, de nombreuses manières de structurer les données. Mais pour que les échanges en EDI puissent fonctionner, les données contenues dans vos factures doivent être formatées pour que les systèmes de vos clients puissent les comprendre. C’est pourquoi les normes EDI ont été développées, la plus commune en Europe étant la norme EDIFACT. Ainsi, le message EDIFACT INVOIC (ou EDI INVOIC) est un format très souvent utilisé pour de la facturation électronique.
 

Les caractéristiques de l’INVOIC EDIFACT

Selon la norme EDIFACT, une facture EDI INVOIC est un message qui demande le paiement de biens ou de services fournis sous les conditions acceptées entre le vendeur et l’acheteur. Cette caractéristique définit le message de facture INVOIC à utiliser lors de l’Echange Informatisé de Documents (EDI) entre des partenaires commerciaux impliqués dans l’administration, le commerce et les transports.

C’est une manière compliquée de dire qu’un message INVOIC contient les mêmes informations qu’une traditionnelle facture papier. Ceci inclut, mais n’est pas limité à :

  • Vos informations commerciales (adresse, numéro de téléphone, etc.) et celles de votre client
  • Les biens et/ou services facturés clairement listés
  • La date d’émission
  • L’échéance du paiement (ex. : 30 jours fin de mois)
  • Le total du montant dû
  • La TVA (si applicable)
     

Que se passe-t-il avant et après une facture INVOIC ?

Pour simplifier, vous recevez un bon de commande, vous confirmez réception, vous envoyez les détails d’expédition et la facture, votre client confirme réception, et vous recevez le paiement.

En langage EDI, cela se traduit par l’envoi d’ORDERS, réception via message ORDRSP, puis un DESADV et une INVOIC, pour enfin envoyer un message de CONTROL et REMADV.

Si vous êtes nouveau dans l’EDI, vous n’êtes probablement pas habitué à ce langage codifié pour les transactions commerciales et cela peut vous paraître absurde pour l’instant, mais on s’habitue vite.

Voici une anti-sèche qui vous aidera à parler EDI en deux temps trois mouvements : 

  • Un client vous envoie un bon de commande, un « ordre » : ORDERS 
  • Vous accusez réception du bon de commande, « réponse à l’ordre » : ORDRSP
  • La commande du client est partie, vous partagez les informations de livraison, un avis de « dispatch » : DESADV
  • Vous envoyez une facture pour la commande, « invoice » en anglais : INVOIC
  • Votre client confirme la réception de votre facture : CONTROL
  • Votre client vous donne les détails de paiement, « remittance » en anglais : REMADV

Si vous voulez en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre glossaire !