Image
Purchase-to-Pay
Purchase-to-Pay (P2P), ook wel procure-to-pay genoemd, is het volledig geautomatiseerde proces van inkoopaanvraag tot betaling tussen B2B kopers en verkopers. Voordelen van P2P zijn onder meer kostenbesparing, lagere risico's en verhoogde efficiëntie. Het doel van een geautomatiseerd P2P proces is het optimaliseren van het inkoopproces, wat betekent dat het een initiatief is dat wordt gestuurd door de koper. Aan de leverancierskant wordt dit het order-to-cash proces genoemd.
Er zijn meerdere stappen betrokken bij het P2P proces, maar het is vrij eenvoudig. Eerst identificeert een koper de behoefte naar een product of dienst en selecteert vervolgens een leverancier. Op dat moment start de inkoper het inkoopproces bij de geselecteerde leverancier. Een inkooporder (met details over kosten, geleverde diensten en leverancier) wordt aangemaakt en moet intern worden goedgekeurd voordat de order naar de leverancier wordt gestuurd.
Zodra de aanvraag is goedgekeurd, wordt een inkooporder (PO) aangemaakt en naar de verkoper gezonden. De PO bevat details zoals product-/dienstomschrijvingen en factureringsinformatie. De leverancier ontvangt vervolgens de PO en bevestigt de ontvangst door een elektronische inkooporderbevestiging te sturen. Wanneer de order klaar is voor verzending, stelt de verkoper de koper hiervan op de hoogte door een Advanced Shipping Notice te sturen.
Wanneer het product of de dienst is geleverd of uitgevoerd, stuurt de verkoper een factuur. De factuur moet overeenstemmen met de informatie in de PO, en zodra dit is geverifieerd (d.w.z. 3-way matching), kan de koper de factuur in zijn boekhoudsysteem of ERP invoeren en de betaling overmaken.
Source-to-Pay (S2P)
Source-to-Pay (S2P) is een uitgebreide versie van het P2P-proces. Hoewel het op dezelfde manier begint (een vraag/behoefte wordt bepaald) zijn er extra stappen aan het begin van het proces die vooral te maken hebben met leveranciersselectie. De doelstellingen van S2P zijn het verhogen van de productiviteit en de besparingen, het identificeren van nieuwe leveranciers en het verminderen van algemene risico's. Bijkomende stappen in S2P omvatten strategic sourcing en leveranciersmanagement (een gemakkelijke manier om KPI's bij te houden en te analyseren) voor toekomstige aankopen.
Het S2P proces begint op dezelfde manier als het P2P proces: een behoefte wordt vastgesteld. Maar in het geval van S2P moet er nog een leverancier worden geselecteerd. De inkooporganisatie begint dan met een gegevensanalyse om leveranciers te evalueren op basis van hun behoefte: zij vergelijken prijzen, beoordelingen en leveranciersdoelstellingen. Een paar leveranciers worden geselecteerd om door te gaan naar de volgende fase en de inkoper gaat met hen in gesprek en vraagt aan elke leverancier meer informatie.
De leveranciers dienen de gevraagde informatie in; dit kan een voorstel zijn, een offerte of een paar belangrijke financiële verslagen. De koper gebruikt deze informatie om een weloverwogen beslissing te nemen over bij welke verkoper hij de goederen of diensten zal kopen. Wanneer de verkoper eenmaal is geselecteerd, heeft de koper echter nog steeds de mogelijkheid om met de verkoper te onderhandelen.
Nadat beide partijen een contract zijn overeengekomen, kan het normale P2P-proces plaatsvinden zoals hierboven beschreven. In de toekomst zijn de gegevens die in de eerdere stadia zijn verzameld, nuttig voor het analyseren van zakelijke beslissingen en kunnen zij leiden tot meer accurate trendvoorspellingen.
Hoe kan technologie deze processen ondersteunen?
Invoice-to-pay-, purchase-to-pay- en source-to-pay-processen worden door verschillende soorten e-procurementsoftware ondersteund. Invoice-to-pay-software kan zo eenvoudig zijn als het automatisch controleren van facturen, terwijl source-to-pay-software geavanceerder is, simpelweg omdat er meer stappen betrokken zijn bij het proces. Het doel van het gebruik van technologie ter ondersteuning van een of meer van deze processen is altijd om zo veel mogelijk te vereenvoudigen en te automatiseren.
De TIE Kinetix-oplossing (B2B-communicatie)
Inkoopfouten, factuurfouten, te late betalingen, enzovoort, zijn veel voorkomende problemen die kunnen optreden wanneer er geen ondersteunende technologie aanwezig is. Door gebruik te maken van een geautomatiseerd systeem, zoals ons FLOW platform, kunt u de kans op menselijke fouten, bijvoorbeeld een geannuleerde bestelling als gevolg van iets kleins als een verkeerd getypte bestelhoeveelheid, elimineren.
FLOW helpt u om zakelijke transacties met uw handelspartners op een efficiënte en foutloze manier te faciliteren door ervoor te zorgen dat al uw documenten beveiligd elektronisch worden verzonden en ontvangen. Bovendien is FLOW in de cloud beschikbaar en kan het naadloos worden geïntegreerd met uw Enterprise Resource Planning (ERP)-software.
Voor afnemers biedt FLOW de mogelijkheid om 100% te digitaliseren door leveranciers van elke omvang en technische capaciteit de mogelijkheid te bieden hun documenten elektronisch te verzenden:
PORTAL-2-FLOW: Voor kleine bedrijven die slechts enkele documenten per maand uitwisselen, maakt onze web-based oplossing het eenvoudig om met u te communiceren - wij bieden hen een eenvoudig te gebruiken webformulier, dus een internetverbinding is alles wat nodig is om aan de slag te gaan.
PDF-2-FLOW: Voor kleine tot middelgrote bedrijven stelt PDF-2-FLOW leveranciers in staat om (digitaal geboren) PDF-versies van hun bedrijfsdocumenten te blijven versturen. Wij converteren ze met 100% nauwkeurigheid naar het juiste elektronische formaat, zodat ze onmiddellijk door uw ERP-systeem kunnen worden verwerkt. In tegenstelling tot onbetrouwbare oplossingen op basis van Optical Character Recognition (OCR), maakt PDF-2-FLOW gebruik van zeer geavanceerde technologieën op het gebied van Artificial Intelligence (AI) en machine learning (ML) om een maximale output te garanderen.
EDI-2-FLOW: Als u en/of uw zakenpartners al een EDI/XML-oplossing hebben, biedt EDI-2-FLOW een directe verbinding voor het voltooien van P2P-transacties. Het boekhoudteam van uw bedrijf hoeft geen tijd meer te besteden aan overbodige taken, zoals het voortdurend controleren op fouten in transactiedocumenten, omdat het een volledig geautomatiseerde oplossing is.
Hoe vullen onze oplossingen S2P en P2P oplossingen aan?
Hoewel TIE Kinetix geen toegang heeft tot uw interne workflow, kunnen wij ervoor zorgen dat de uitwisseling van documenten naadloos en volledig geautomatiseerd verloopt tussen u en al uw handelspartners. De mogelijkheid om 100% digitalisering te bereiken voor alle B2B-transacties met één enkele oplossing is van onschatbare waarde en maximaliseert onmiddellijk de waarde die u kunt halen uit uw S2P- of P2P-oplossingen.
Het gebruik van FLOW als aanvulling op uw S2P of P2P systeem kan u helpen om uw inkoopgedrag verder te analyseren, KPI's te evalueren en gebieden voor financiële verbetering te realiseren. Naast volledige integratiemogelijkheden met uw ERP-systeem, is FLOW perfect in staat om ook met uw andere oplossingen te integreren om ervoor te zorgen dat elke stap van het inkoopproces foutloos en volledig geautomatiseerd verloopt.
