Image
Bij het kiezen van een telefoonabonnement is het vanzelfsprekend om een provider te selecteren. Echter, in onze wereld bij TIE Kinetix worden we soms benaderd door bedrijven of instellingen die zich afvragen of ze het zelf kunnen doen. Dit komt simpelweg doordat ze geen idee hebben van de vereisten en richtlijnen.
Aansluiten op platform geen sinecure
Met oog op onder meer de nieuwe wetgeving die tussen 2024 en 2028 in werking treedt is het van groot belang dat bedrijven en instellingen alle digitale processen op het gebied van facturatie zo snel mogelijk op orde brengen. Dit omvat het digitaliseren van deze processen volgens bepaalde normen en richtlijnen.
De fiscus stelt bijvoorbeeld eisen aan het formaat en de inhoud van een factuur. Daarnaast stellen ook klanten specifieke eisen waaraan voldaan moet worden. Als ondernemer heeft u tevens de mogelijkheid om eisen te stellen aan uw leveranciers. Bovendien, indien u zaken doet met buitenlandse bedrijven, is het verplicht om de uitwisseling van digitale documenten te laten verlopen via het Peppol-netwerk.
Het Peppol-netwerk is geen sinecure; het vereist een heel circus van ISO-certificeringen en diverse andere eisen om überhaupt toegang te kunnen verkrijgen. Daarom ligt het veel meer voor de hand om hiervoor een abonnement te nemen bij een gecertificeerde provider, ook wel een Certified Access Point genoemd.
Daarvan zijn er nu een paar honderd wereldwijd, dat overzicht wordt bijgehouden op de website van Open Peppol. Dit zijn de specialisten die zich volledig richten op deze specifieke dienstverlening, en daarom vormen ze de eerste filter om de juiste provider te selecteren.
Het begint allemaal in de keten
Het is belangrijk dat de provider in staat is om deze diensten te leveren, zowel voor inkomende als uitgaande facturen. Daarnaast is het ook van belang dat de provider in staat is om documenten uit te wisselen met diverse andere SaaS-platforms van klanten, zoals Ariba (onderdeel van SAP), Tungsten of Coupa, om leveranciers aan te sluiten. Een provider moet in staat zijn koppelingen te bieden voor wie dat soort gesloten netwerken gebruikt. Het begint tenslotte allemaal met de keten waarin u zit.
Voor sommige bedrijven is het tevens belangrijk dat de supportdienst in hun eigen taal communiceert. Het is namelijk mogelijk dat er genoeg buitenlandse providers zijn die deze diensten kunnen leveren, maar alleen in het Engels, en dat kan een drempel vormen.
Verder is het raadzaam om ook aandacht te besteden aan aspecten zoals continuïteit en bedrijfszekerheid. Deze aspecten worden vaak ook vereist door overheidsinstanties, die bijvoorbeeld willen zien of uw bedrijf ISO-gecertificeerd is. In het geval dat u actief bent in de financiële sector, zullen ze specifiek vragen naar de SOC-certificeringen. Overheden en grotere bedrijven nemen steeds vaker leveranciers in de arm die op het vlak van duurzaamheid en ESG-doelstellingen een actief beleid voeren.
Kansen verzilveren voor optimale digitalisering
Ook duurzaamheid is een belangrijk element bij het selecteren van een betrouwbare serviceprovider. Bij overheden en de wat grotere bedrijven zien we steeds vaker dat zij leveranciers in de arm nemen die op het vlak van duurzaamheid en ESG-doelstellingen een actief beleid voeren en dat ook laten zien.
Sterker nog, beursgenoteerde bedrijven worden ook verwacht daarover te rapporteren. Dit omvat niet alleen de ecologische footprint binnen de eigen organisaties, maar ook die van partijen in de keten, zoals leveranciers. Dit zien wij steeds meer als een belangrijk aandachtspunt.
In de zoektocht naar de juiste serviceprovider adviseren wij bij TIE Kinetix om ook de ketenbenadering als een selectiecriterium te hanteren. Het is immers belangrijk om te beseffen dat de factuur of order uiteindelijk slechts één stap is in het zakelijke proces met de klant of leverancier.
U kunt nog veel meer andere stappen digitaliseren, bij elkaar zijn er wel meer dan duizend documenttypes. Wie dus efficiënt wil digitaliseren, benadert dat proces vanuit de keten en richt zich op het gehele proces, inclusief alle bijbehorende documenten die uitgewisseld moeten worden. Door op deze manier te werken, kunnen de kansen van een optimale digitalisering van de supply chain echt worden benut en verzilverd!
