Wat is Peppol?

Bijgewerkt op 12 augustus 2021

Als u in Europa business-to-government (B2G)-transacties verricht (of van plan bent dat te doen), is kennis over Peppol een must. Het gaat hand in hand met Directive 2014/55/EU over elektronische facturatie (e-facturatie) bij overheidsopdrachten, die het voor aanbestedende diensten verplicht stelt om vanaf 18 april 2019 e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.

De richtlijn bepaalt ook dat elektronische facturen moeten worden uitgewisseld volgens een gemeenschappelijke Europese standaard. De technische specificaties moeten met andere woorden op elkaar worden afgestemd, zodat alle back-endsystemen (ERP en/of boekhouding) de inkomende e-facturen van leveranciers gemakkelijk kunnen accepteren en verwerken.

Dat is waar Peppol om de hoek komt kijken: het is de geprefereerde Europese standaard voor e-facturatie. Tegenwoordig is het gebruik van de Peppol standaard vaak verplicht bij het verzenden van B2G-e-facturen, wat door elk land afzonderlijk wordt bepaald. En aangezien de e-factureringsplicht nu in veel Europese landen wordt uitgebreid naar leveranciers van overheidsinstanties, neemt het gebruik van het internationale netwerk toe. Door de populariteit vindt het e-factureren via Peppol nu ook zijn weg naar de business-to-business (B2B) omgeving. Het wordt bovendien geïntroduceerd in landen buiten Europa, zoals Australië, Nieuw-Zeeland en Singapore.

Hier vindt u alles wat u moet weten over Peppol, van wat het is en waarom het is opgericht tot hoe het bijdraagt aan een veiligere omgeving voor de uitwisseling van documenten in Europa en daarbuiten.

Korte geschiedenis & samenvatting

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Mede dankzij Europese financiering, is het in 2008 opgericht. Het doel was om een gemeenschappelijke technische standaard voor elektronische documentuitwisseling (e-procurement) te creëren voor de nationale en internationale handel in Europa.

Het werd voornamelijk geïntroduceerd om een gemeenschap op te bouwen gericht op veilige gegevensuitwisseling tussen handelspartners met behoud van een open en concurrerende markt, beter bekend als het Peppol-netwerk. Tot op de dag van vandaag kunnen alle bedrijven hun eigen EDI of e-facturatie service provider kiezen, mits de provider dient als een Peppol Access Point dat hen kan verbinden met het netwerk (later meer hierover).

Het netwerk wordt bestuurd door een non-profitorganisatie genaamd OpenPeppol. OpenPeppol is (simpel gezegd) verantwoordelijk is voor het succes en de integriteit van het netwerk. OpenPeppol heeft vier grote ambities. Alle vier ambities leiden tot een Digital Single Market voor B2G en B2B e-procurement in Europa voor nationale en grensoverschrijdende handel.

Qua technische specificaties is Peppol gebaseerd op de Universal Business Language (UBL) - ISO/IEC 19845. De Business Interoperability Specifications (BIS) bepalen de formele vereisten (richtlijnen voor implementatie) en zorgen ervoor dat de interoperabiliteit ook over de grens wordt ondersteund. De aangewezen autoriteiten zijn verantwoordelijk voor het beheer hiervan op nationaal niveau.

Wat is een Peppol Autoriteit?

Het succes van het netwerk in hoge mate afhankelijk is van de samenwerking van talloze entiteiten uit de publieke en private sector. OpenPeppol delegeert daarom zijn taken aan nationale Peppol autoriteiten door middel van privaatrechtelijke contracten. Zo wordt de veiligheid, betrouwbaarheid en interoperabiliteit van het netwerk te gehandhaafd.

Naast het aangaan van een contract met OpenPeppol, is elke Peppol autoriteit verantwoordelijk voor het opzetten van Peppol Access Points in hun land. Access Points zijn doorgaans leveranciers van EDI- en/of e-facturatiesoftware die de Peppol specificaties voor elektronische facturatie kunnen ondersteunen en eveneens aan strenge veiligheidsstandaarden voldoen. In bepaalde gevallen kunnen ook aanbieders van ERP- en boekhoudsystemen in aanmerking komen.

De bevoegde autoriteit moet elke serviceprovider die als Access Point wil fungeren, kritisch beoordelen. Wie de beoordeling doorstaat, wordt opgenomen in het officiële register van geautoriseerde serviceproviders. Deze serviceproviders mogen hun klanten dan toegang tot het Peppol netwerk aanbieden.

Het Peppol eDelivery netwerk

Zoals eerder vermeld is de geprefereerde (en vaak opgelegde) standaard voor Europese B2G e-facturatie Peppol. Als gevolg daarvan gebruikt de meerderheid van de overheidsinstanties in Europa het netwerk om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken.

Om dit te doen, moet elke overheidsinstantie een serviceprovider selecteren die als toegangspunt fungeert. Van daaruit registreert de overheid met behulp van haar serviceprovider de bedrijfsgegevens. Zodra deze gegevens zijn geverifieerd, worden zij aangesloten op het Peppol eDelivery Network, in het kort het Peppol-netwerk. 

Naarmate de e-facturatieplicht toeneemt (vooral voor B2G-leveranciers), volgen steeds meer particuliere bedrijven hetzelfde proces als hierboven geschetst en sluiten zij zich op dezelfde manier aan op het Peppol-netwerk. Het mooie van dit internationale netwerk is dat als u eenmaal bent aangesloten, u elektronisch documenten kunt uitwisselen met alle andere aangesloten organisaties - het is een open 4-corner model. En aangezien het netwerk groeit, betekent dit ook dat het gebruik van Peppol ook populairder wordt in de B2B-omgeving.

TIE Kinetix is een Peppol Access Point

Om beter uit te leggen hoe dit alles in de praktijk werkt, volgt hier een voorbeeld:

De officiële Nederlandse Peppol autoriteit is de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) (voorheen Simplerinvoicing). Het is de taak van de NPa om de veiligheid, betrouwbaarheid en interoperabiliteit van het netwerk binnen Nederland te waarborgen. Om deze verantwoordelijkheid naar behoren uit te voeren, moet de NPa contracten afsluiten met serviceprovider in Nederland die als Peppol Access Points willen fungeren. TIE Kinetix is één van deze serviceproviders en kan daarom e-factureren (en meer) via het Peppol netwerk faciliteren, ook als u buiten Nederland bent gevestigd. 

Waarom lid worden van het Peppol Netwerk?

Het Peppol netwerk is een internationale gemeenschap. Eenmaal aangesloten, kunnen organisaties veilig e-facturen en andere e-procurement documenten (zoals inkooporders) versturen naar aangesloten instellingen in de publieke en private sector over de hele wereld. En vanwege het strenge verificatieproces dat alle aangesloten organisaties moeten ondergaan voordat ze worden geaccepteerd, is het verzenden van zakelijke documenten naar handelspartners via het netwerk een veel veiliger alternatief vergeleken met andere uitwisselingsprotocollen zoals e-mail (SMTP).

Bovendien maakt het verificatieproces van Peppol het voor elke aangesloten organisatie mogelijk om een unieke Peppol ID te ontvangen. Hierdoor worden twijfelachtige identiteiten van afzenders, handmatige invoerfouten en nog veel meer geëlimineerd. En als u een serviceprovider als TIE Kinetix als Access Point kiest, heeft u direct toegang tot het gehele internationale netwerk. Zo kunt u op een veilige en betrouwbare manier zakelijke documenten versturen naar iedereen in het netwerk en uw facturatieproces optimaliseren.