Als eerste is het van belang om uzelf concrete doelen te stellen. Denk bijvoorbeeld aan doelen als: 'ik wil dat over één jaar 50% van mijn inkomende facturen digitaal worden aangeleverd' of 'ik wil per 2024 alleen nog maar digitale orders ontvangen'. Het is belangrijk om op dit niveau eerst uw doelen te stellen.

Laaghangend fruit eerst

De volgende stap is om met klanten of leveranciers in gesprek te gaan over de gestelde ambities. Tijdens deze gesprekken is het van belang om in hoofdlijnen aan te geven wat het doel is, waarom het belangrijk is, wanneer het bereikt moet worden en welke middelen daarvoor nodig zijn. De boodschap hierbij is: wij kunnen alleen digitaliseren als jullie ook digitaliseren. Het is wel aan te raden om het laaghangend fruit eruit te halen en te beginnen met de grootste klanten en leveranciers. Laat ook onderzoeken in hoeverre zij al in staat zijn om te digitaliseren, bijvoorbeeld omdat ze dat al met andere klanten of leveranciers hebben gedaan.

Het gebied waar de meeste winst te behalen valt op het gebied van digitalisering, ligt op het snijvlak van facturen en orders. Het meest voor de hand liggende is om te beginnen met het digitaliseren van de facturen, daarna de order en vervolgens de factuur-order-gerelateerde documenten. Denk aan een time card van een uitzendkracht. De operationele voordelen voor zowel de leverancier als de afnemer, zijn onder andere minder verwerkingstijd, sneller betalen of sneller betaald krijgen.
 

Impasse doorbreken

De processen van klant en leverancier op elkaar aansluiten, lijkt makkelijker gezegd dan gedaan, en daar zijn normen en standaarden voor. Zoals de Europese norm voor wat in een factuur moet staan. Als iedereen zich daaraan houdt, is het mogelijk de systemen daarop voor te bereiden; of het nou gaat om een uitgaande of een inkomende factuur. Het handige van zo’n norm is dat u het maar één keer hoeft toe te passen voor ál uw klanten en ál uw leveranciers. In plaats van dat het per leverancier of per klant telkens anders moet.

Wat de noodzakelijk standaardisatie nogal eens in de weg zit, is dat klanten een bepaalde supply-platform hebben, waarvan ze vinden dat leveranciers daarop moeten aansluiten, waarop die leveranciers vervolgens de hakken in het zand zetten en, bijvoorbeeld, een extra vergoeding verlangen voor deze inspanning. Om zo’n impasse te doorbreken, is het belangrijk terug te keren naar het doel en uit te leggen waarom dat doel zo belangrijk is voor beide partijen. Als het gaat om e-facturatie, is het goed om te beseffen dat elk bedrijf ermee te maken zal krijgen, van rechtswege. Hoe dan ook, onherroepelijk. In de komende vier jaar.
 

Succesverhalen

Bij TIE Kinetix worden we enthousiast van de succesverhalen die we uit onze dagelijkse praktijk kennen. Zoals van Plus Supermarkten, die de inkoop van de winkelvoorraad nagenoeg volledig heeft gedigitaliseerd. Dat is te danken aan het gebruiken van standaarden, en aan het informeren én begeleiden (onboarding’) van leveranciers. Een ander succesverhaal komt uit de publieke sector, waar de gemeente Amsterdam inmiddels al meer dan 60% e-facturatie heeft bereikt, wat een hele prestatie is gezien het aantal van maar liefst 16.000 leveranciers, variërend van grote bedrijven tot zelfstandigen zonder personeel.

Wij bij TIE Kinetix willen ten slotte graag benadrukken hoe belangrijk het voor dergelijke digitaliseringtrajecten is om als opdrachtgever niet op de stoel van de leverancier te gaan zitten. We zien vaak de aarzeling om een middel als e-facturatie te verplichten bij hun leveranciers. In de vrees dat die leveranciers niet willen of kunnen voldoen aan die eis. Dan gaat u in feite op de stoel van die leverancier zitten, maar dan zal het niet lukken om uw eigen ambities waar te maken.

Bovendien is de vrees dat leveranciers niet mee kunnen of willen in die technologische ontwikkelingen ongegrond. Vijf jaar geleden viel daar misschien nog iets voor te zeggen, maar vandaag de dag echt niet meer. Zo stelt het Rijk e-facturatie ook al verplicht. Leveranciers zijn het dus steeds meer gewend en vinden moeiteloos de aansluiting op het gewenste platform. Eventueel is het zelfs mogelijk om vooraf voor een selectie leveranciers een check te laten doen of zij al op e-facturen kunnen sturen. Niets staat bedrijven en instellingen dus in de weg om de kansen van digitalisering ook op dit front ten volle te benutten.

Misschien vindt u dit ook interessant...