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Lorsqu'on choisit un abonnement téléphonique, il est normal de sélectionner un opérateur. Cependant, dans notre monde chez TIE Kinetix, nous sommes parfois contactés par des entreprises ou des institutions qui se demandent si elles peuvent le faire elles-mêmes. Tout simplement parce qu'elles n'ont aucune idée des exigences et des lignes directrices.
La connexion à la plateforme n'est pas une mince affaire
La nouvelle législation européenne devant entrer en vigueur entre 2024 et 2028, il est vital pour les entreprises et les institutions de rationaliser rapidement tous les processus de facturation électronique. Cela signifie que ces processus doivent être digitalisés conformément à des normes et des lignes directrices spécifiques.
Par exemple, les autorités fiscales ont des exigences concernant le format et le contenu d'une facture. En plus de cela, les clients peuvent avoir des exigences spécifiques à respecter. En tant que chef d'entreprise, vous avez également la liberté de fixer des exigences à vos fournisseurs. Enfin, le commerce international nécessite l'échange de documents électroniques via le réseau Peppol.
Se connecter au réseau Peppol n'est pas une mince affaire. Il faut un ensemble complet de certifications ISO et un certain nombre d'autres exigences pour y accéder. Par conséquent, le choix d'un fournisseur certifié, communément appelé Point d'Accès Certifié, est un choix beaucoup plus prudent pour ce type d'exigences.
Il existe actuellement plusieurs centaines de fournisseurs de ce type dans le monde, dont la liste actualisée peut être consultée sur le site d'Open Peppol. Ces entreprises spécialisées se consacrent entièrement à la fourniture de ce service particulier, ce qui en fait le premier filtre pour sélectionner le fournisseur approprié.
Tout commence dans la chaîne
Il est important que le fournisseur soit en mesure de fournir ces services pour les factures entrantes et sortantes. Il est également important que le fournisseur soit en mesure d'échanger des documents avec d’autres plateformes SaaS destinées aux clients, telles qu'Ariba (qui fait partie de SAP), Tungsten ou Coupa, afin de mettre en relation les fournisseurs. Un fournisseur doit être en mesure de fournir des connexions à ceux qui utilisent ce type de réseau fermé. Après tout, tout commence par la chaîne dans laquelle vous vous trouvez.
De plus, pour certaines entreprises, il est essentiel que les services d'assistance communiquent dans leur langue maternelle. Bien qu'il existe de nombreux fournisseurs étrangers capables de fournir ces services, le fait d'être limité à une communication uniquement en anglais peut constituer un obstacle important.
Il est également conseillé de prendre en compte des questions telles que la continuité et la sécurité des activités. Ces facteurs sont souvent imposés par les agences gouvernementales, qui peuvent exiger une certification ISO comme preuve de conformité. Dans le secteur financier en particulier, les certifications SOC sont souvent exigées. La durabilité et les objectifs ESG gagnant en importance, les agences gouvernementales et les grandes entreprises recherchent de plus en plus des fournisseurs ayant mis en place des politiques actives en matière de durabilité.
Saisir les opportunités d'une digitalisation optimale
La durabilité est également un facteur essentiel dans la sélection d'un fournisseur de services de confiance. De plus en plus, les gouvernements et les grandes entreprises font appel à des fournisseurs qui implémentent activement et démontrent une politique de développement durable conforme aux objectifs ESG.
Les entreprises cotées en bourse sont également tenues d'établir des rapports. Cela concerne non seulement l'empreinte écologique de leur propre organisation, mais aussi celle des parties prenantes de la supply chain, telles que les fournisseurs. Nous considérons qu'il s'agit là d'une question de plus en plus importante.
Chez TIE Kinetix, nous recommandons également d'utiliser l'approche de la supply chain comme critère de sélection lors de la recherche du bon prestataire de services. Après tout, il est important de réaliser que la facture ou le bon de commande n'est qu'une étape du processus commercial avec le client ou le fournisseur.
Il y a beaucoup plus d'étapes à digitaliser, car il existe plus d'un millier de types de documents au total. Par conséquent, pour parvenir à une digitalisation efficace, il est conseillé d'aborder le processus de manière holistique, en considérant l'ensemble de la chaîne et en se concentrant sur tous les documents pertinents qui doivent être échangés. En adoptant cette approche, il est possible de réaliser tout le potentiel d'une digitalisation optimale de la supply chain !
