Image
Purchase-to-pay (P2P), ook wel procure-to-pay genoemd, is het inkoopproces van goederen en diensten. Van de bestelling tot de betaling aan de leverancier. Het gehele purchase-to-pay proces bestaat uit een groot aantal individuele processen die zich over verschillende delen van de organisatie heen afspelen, waarbij meerdere medewerkers betrokken zijn. Het handmatig uitvoeren van dit proces kan leiden tot complexiteit en verwarring, maar een moderne purchase-to-pay benadering en de juiste automatiseringstools zal uw crediteurenadministratie op meer manieren helpen dan u zich kan voostellen.
In deze blog leest u meer over het purchase-to-pay proces, de veelvoorkomende oorzaken van verstoringen van het proces en hoe u dit kunt voorkomen door over te gaan op een purchase-to-pay oplossing. Ten slotte wordt toegelicht wanneer u baat heeft bij het automatiseren van het purchase-to-pay proces.
Wat is een “purchase-to-pay” proces?
Een afnemer stelt vast dat er behoefte is aan goederen en/of diensten. Het purchase-to-pay proces is het bedrijfsproces dat wordt doorlopen om benodigde goederen en/of diensten in te kopen bij leveranciers. Het omvat alle stappen die daarbij aan te pas komen.
Afhankelijk van de structuur van een organisatie kan het zijn dat sommige aanvragen moeten worden goedgekeurd of dat het budget moet worden goedgekeurd voordat er een inkooporder geplaatst kan worden. Na goedkeuring wordt de inkooporder naar de leverancier gestuurd, die de bestelling uitvoert en de benodigde goederen en/of diensten levert.
Vervolgens stuurt de leverancier een factuur met het inkooporder-nummer als vermelding. Als de factuur is ontvangen, wordt de factuur, de inkooporder en het ontvangstbewijs gecheckt. Als dit allemaal klopt met de prijzen en voorwaarden die vooraf waren verstrekt, wordt de factuur betaald.
Er zijn een aantal veelvoorkomende gebeurtenissen die een soepel purchase-to-pay proces kunnen verstoren. Hier enkele voorbeelden:
Een fout op de inkooporder
Een fout op een inkooporder, zoals bijvoorbeeld een nulletje te weinig, kan grote gevolgen hebben voor de afnemer. Dit kan ervoor zorgen dat medewerkers van de afnemer niet de juiste materialen hebben om de bedrijfsprocessen volgens protocol uit te voeren. Dit heeft gevolgen voor de efficiëntie en het kan resulteren in dat er niet binnen een afgesproken termijn (volledig) voldaan kan worden aan de vraag van bijvoorbeeld een handelspartner.
Een fout in de factuur
Als het aantal stuks verkeerd op de factuur is ingevuld, kan het weken, of zelfs maanden, duren voordat het is opgelost. Zeker als het niet meteen is opgemerkt en de factuur al betaald is.
‘Maverick buying’ (inkoop buiten contracten met leveranciers om)
Stel u voor: er is een contract met een leverancier voor kantoorartikelen met interessante kortingen, maar medewerkers gaan alsnog naar een winkel voor deze artikelen. Het zal in deze situatie niet om heel veel geld gaan, maar als het gaat om inhuur van extern personeel, inkoop van ICT of andere duurdere producten, kunnen de kosten stevig oplopen.
Wat is purchase-to-pay software/E-procurement oplossing?
Bovenstaande verstoringen van het purchase-to-pay proces kunnen met een purchase-to-pay oplossing worden voorkomen. Een purchase-to-pay oplossing, ook wel bekend als elektronische inkoopoplossing (electronic procurement/e-procurement), bestaat vaak uit meerdere systemen die samenwerken om alle stappen automatisch uit te voeren. Dit betekent dat u niet meer handmatig gegevens hoeft in te voeren, wat de kans op fouten minimaliseert.
Zodra de bestelling is ontvangen, wordt er gefactureerd. Om volledig te kunnen profiteren van een elektronisch purchase-to-pay proces is het zinvol om zoveel mogelijk stappen te automatiseren. Dit geldt al helemaal voor de factuurverwerking. Zoals eerder benoemt controleert de oplossing facturen met onder andere inkooporders en ontvangstbevestigingen.
Als de informatie op de documenten overeenkomen, kan de factuur automatisch worden verwerkt op basis van vooraf geconfigureerde regels. Alleen als de oplossing de genoemde referentie op de factuur niet kan identificeren, is een menselijke handeling nodig om de workflow te activeren door handmatig de juiste contactpersoon te selecteren.
Aan het einde van het purchase-to-pay proces moet er betaald worden. Elektronische factuurverwerking zorgt voor meerdere voordelen.
Door het stroomlijnen van het factuurproces heeft u op elk moment inzicht, overzicht en controle over het factuurproces en er wordt over het algemeen sneller betaald. Dit geeft financiële transparantie, efficiëntie en u kunt uw personeel effectiever inzetten. Vaak kunnen afnemers profiteren van kortingen als er binnen een vooraf afgesproken periode wordt betaald (dynamic discounting).
Wie heeft er baat bij om de purchase-to-pay processen te automatiseren?
Voor zowel kleine, als grote bedrijven met veel leveranciers en/of uitzonderingen kan het veel opleveren om de purchase-to-pay processen te automatiseren. Als u veel leveranciers heeft, heeft u namelijk ook een grote hoeveelheid aan documenten en data. Dit moet allemaal verwerkt worden. Op het moment dat dit elektronisch gaat, bespaart u veel tijd, kosten op personeel, papier en alle andere middelen die u inzet om uw administratie handmatig te doen.
Het purchase-to-pay proces omvat een complexe keten van gebeurtenissen. Daarom kan het zo zijn dat u als organisatie liever eerst delen van het proces wilt prioriteren om een geleidelijke overgang naar volledige elektronische verwerking te maken. Uw organisatie moet immers een verandering doorgaan en hier is verandermanagement voor nodig.
