Image
28 april 2021
Er is één ding zeker in de auto-industrie: retailers, dealers en OEM's moeten snel schakelen om te kunnen voldoen aan de verwachtingen van de consument. Dit heeft geleid tot de opkomst van omnichannel retail in de auto-industrie.
Betekenis omnichannel retail: Bij omnichannel retail worden verschillende verkoopkanalen, zowel online als offline, naadloos met elkaar geïntegreerd, terwijl er via elk kanaal één consistente merkbeleving is.
Een omnichannel benadering is voor de meeste in deze sector nieuw. Als spelers in de auto-industrie hiermee beginnen wordt vaak duidelijk dat de traditionele bedrijfsactiviteiten niet optimaal zijn ingericht en dat supply chain processen moeten worden heroverwogen. Om efficiënt te kunnen blijven samenwerken met handelspartners en een goed overzicht te krijgen van de procure-to-pay en order-to-cash processen kiezen veel bedrijven voor een aanpak op basis van integratie.
Voor crediteurenafdelingen is 3-way matching een manier om bij inkoop controle te houden over het procure-to-pay proces (p2p). Ondanks dat een 3-way match in p2p noodzakelijk is, blijkt het een tijdrovende en frustrerende taak te zijn als het handmatig moet worden uitgevoerd.
Wat is een 3-way match?
Een three-way match, of 3-way match, verwijst naar het proces van het vergelijken van drie documenten om een correcte betaling van de factuur te kunnen garanderen: inkooporder (PO), ontvangst van goederen (bijv. Advance Ship Notice (ASN)), en ten slotte de factuur zelf.
3-way matching van facturen is een veelvoorkomende werkwijze op de crediteurenafdeling. Het kan handmatig worden gedaan door de relevante documenten bij elkaar te halen en te controleren. Bij voorkeur wordt echter het 3-way matching proces geautomatiseerd met behulp van geïntegreerde EDI. In beide gevallen wordt bij de 3-way match vergeleken wat is besteld met wat is ontvangen, en, uiteindelijk, wat op de factuur staat.
Handmatige 3-way match: Uitdagingen en moeilijkheden
Hoewel het algemene concept van een three-way match relatief eenvoudig lijkt, zal iedereen die ervaring heeft met het handmatig uitvoeren van het proces, het daar ongetwijfeld niet mee eens zijn. Bij een traditionele, handmatige three-way match wordt veel tijd besteed aan het zoeken naar documenten, zoals het doorzoeken van mailboxen, mogelijk zelfs door stapels papier, om de juiste documenten te vinden die de informatie op de factuur kunnen verifiëren.
Daarna is een scherp oog en veel aandacht voor details nodig om ervoor te zorgen dat elke regel overeenkomt. Dit is tijdrovend, zelfs als alles goed gaat. En wanneer er wat fout gaat, verandert de three-way match in een intensieve achtervolging van degene die de fout(en) kan oplossen. Dit leidt vaak tot vertragingen bij de betaling en doorgaans tot minder tijd om andere taken met een hogere prioriteit uit te voeren.
Geautomatiseerde 3-way match: Blije crediteurenafdeling
Omdat de dagelijkse activiteiten steeds complexer worden door nieuwe handelskanalen en groeiende netwerken van handelspartners, is procesefficiëntie belangrijker dan ooit tevoren. Met geautomatiseerde 3-way matching is een handmatige interventie alleen nodig wanneer zich uitzonderingen voordoen. Omdat alles op de achtergrond gebeurt, versnelt dit het facturatieproces aanzienlijk. Dit betekent dat zelfs wanneer er een uitzondering is, de 3-way matching doorgaat voor alle andere facturen. Er is geen oponthoud en de crediteurenafdeling kan zich richten op andere zaken.
Er is wel een addertje onder het gras: Een geautomatiseerde 3-way match is alleen mogelijk als alle documenten elektronisch zijn ontvangen, en dat vereist een geïntegreerde EDI-oplossing. Zodra deze is geïmplementeerd en alle documentuitwisselingen tot één kanaal zijn teruggebracht, wordt het eenvoudig om bedrijfsregels te configureren die automatisch de 3-way match kunnen uitvoeren. Vanaf daar is het een continue, real-time gegevensstroom die kan leiden tot een aantal voordelen:
- Aanzienlijke tijdsbesparingen
- Minder fouten
- Tijdige betalingen
- In aanmerking komen voor betalingskortingen
- Geautomatiseerde betalingen
- Tevreden crediteurenafdeling
- En meer
Denk aan een langetermijnstrategie
In vergelijking met andere industrieën is de auto-industrie traag met het invoeren van nieuwe technologieën. Dit komt meestal omdat er geen dringende noodzaak is. Maar nu omnichannel steeds populairder wordt, komen bepaalde inefficiënties in de supply chain, zoals 3-way matching in de crediteurenadministratie, aan het licht.
Hoewel in het verleden de crediteurenafdeling voor alle facturen een handmatige 3-way match kon uitvoeren, blijkt dit in het heden veel te tijdrovend en foutgevoelig te zijn. Het concept van 3-way matching is niet nieuw, maar het kan (en moet) op een nieuwe manier worden bekeken.
De auto-industrie verandert snel. Er is een 'need for speed' in de interne processen en technische beslissingen moeten vaak snel worden genomen om concurrerend te blijven. Snelle oplossingen zijn echter niet altijd de beste oplossingen voor de lange termijn. Als het gaat om geautomatiseerde 3-way matching als individueel proces, kan investeren in een volledige EDI oplossing een beetje extreem lijken. Maar als u geautomatiseerde 3-way matching ziet als één van de voordelen van geïntegreerde EDI, is het zeer zinvol om uw opties af te wegen en te kijken naar de mogelijkheden.
Tijdens het zoeken naar nieuwe oplossingen om zich aan te passen aan veranderende marktomstandigheden, bestaande supply chain-processen te optimaliseren, een gezonde cashflow in stand te houden en veeleisende consumenten tevreden te houden, is het belangrijk voor spelers in de auto-industrie om te denken aan de lange termijn.
