De (Amerikaans) Engelse woorden digitalization en digitization (ook wel digitalisation vs. digitisation in het Verenigd Koninkrijk) vertalen in het Nederlands beide naar digitalisering. Echter zijn er belangrijke verschillen. Laten we beginnen met een anekdote.

De ouderwetse manier van werken

Bedrijf A, laten we het bedrijf Old School noemen, ontvangt een papieren factuur in de brievenbus die door PostNL wordt bezorgd. Het bedrijf wil het originele document bewaren in een van hun vele archiefkasten, dus maken ze een kopie (of vijf) en leveren die fysiek af bij hun crediteurenadministratie, zodat een van de medewerkers die handmatig kan overtypen in het boekhoudsysteem. Old School moet ook een kopie van de factuur naar het hoofdkantoor sturen, dus scannen ze een van de papieren kopieën en sturen die via e-mail.

Digitization vs. Digitalization 

In het bovenstaande voorbeeld vindt digitization plaats wanneer Old School de papieren factuur scant. Door dit te doen, hebben ze een digitale versie van een fysiek document gemaakt.

In het bovenstaande voorbeeld is er geen sprake van digitalization. Dus wat is het verschil, precies?  

Vroeger, toen printen, scannen en mailen de enige opties waren om een belangrijk zakelijk document van punt A naar punt B te krijgen, was het verschil tussen digitization en digitalization geen onderwerp van discussie - digitalization bestond nog niet. Maar de introductie van een wereldwijde standaard voor Electronic Document Interchange (EDI) in de jaren '80 - UN/EDIFACT - bracht digitalisering op een hoger niveau. De behoefte aan papier werd volledig geëlimineerd door fysieke documenten te vervangen door digitaal aangeleverde documenten. TIE Kinetix was zelfs een van de allereerste leden van het UN/EDIFACT comité en ontving een prijs ter ere van 30 jaar lidmaatschap. 

EDI is in de loop der jaren enorm gegroeid, en het heeft vele namen, maar het algemene principe is hetzelfde gebleven: papierloze documentuitwisseling. En vanwege het grote verschil tussen een digitale versie maken van een papieren document en een digitaal geproduceerd document, had de zakenwereld geen andere keuze dan onderscheid te gaan maken tussen de twee. En zo werd digitalization geboren. 

Als pionier in de service provider industrie, heeft TIE Kinetix deze veranderingen uit de eerste hand gezien en blijft zich aansluiten bij andere pioniers zoals OpenPeppol, EESPA en de Business Payments Coalition (BPC), die zich inzetten voor een papierloze bedrijfswereld. Het bedrijf blijft pleiten voor de eliminatie van papier in de supply chain en heeft het zelfs tot een missie gemaakt om bedrijven van elke omvang te helpen hun digitalization doelstellingen te bereiken. 

Het cloud-gebaseerde FLOW Partner Automation-platform van TIE Kinetix maakt het voor bedrijven zelfs mogelijk om 100% digitalization te bereiken. Dit is zeldzaam in het huidige drukke landschap van service providers, waarvan er veel zich blijven richten op digitalisering via onbetrouwbare optical character recognition (OCR)-technieken die worden gebruikt op scans van papieren (of ongestructureerde digitale) originelen. Door alleen gestructureerde, digitaal geproduceerde documenten te accepteren, heeft TIE Kinetix er bewust voor gekozen niet deel te nemen aan de digitization markt en spoort het (potentiële) klanten aan ook van die keuze af te stappen. Het is beter voor hun bedrijf en het is beter voor de wereld.

Waarom het nu van belang is

EDI bestaat al vele jaren, en digitalisering dus ook. Het verschil begrijpen tussen digitization en digitalization is echter nog nooit zo belangrijk geweest als nu.  

Gezien de enorme rol die documentuitwisseling speelt in elke organisatie, en aangezien het verbeteren van de efficiëntie van bedrijfsprocessen steeds hoger op de agenda van elk bedrijf komt te staan, is het geen verrassing dat optimalisatie-initiatieven hier vaak beginnen. Dit, in combinatie met een toename van compliance-gerelateerde wettelijke verplichtingen, zoals elektronische factuurverplichtingen in Europa, zorgt ervoor dat veel bedrijven op zoek zijn naar een oplossing.

Bij de evaluatie van mogelijke oplossingen is een duidelijk onderscheid tussen " digitize" en " digitalize" van cruciaal belang - vooral wanneer het gaat om een initiatief met een hoge prioriteit: het tonen van inzet voor maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).

Twee letters maken het verschil (digitalization)

Het is echt waar! Twee letters maken het verschil. Hier komt het op neer: Wil je een tijdelijke oplossing óf een lange termijn oplossing? 
Veel digitaliseringsoplossingen geven u wellicht een gevoel van onmiddellijke voldoening omdat ze meestal in zeer korte tijd operationeel zijn. Maar als het aankomt op het écht optimaliseren van de efficiëntie van bedrijfsprocessen, raakt digitization slechts de oppervlakte. Het is alsof je een fout op een factuur wegveegt en het juiste bedrag met de hand opschrijft in plaats van het probleem bij de bron aan te pakken. Dus als u de betekenis van digitization in gedachten houdt, dan is het zo dat een digitization oplossing voor documentuitwisseling niet van het papierprobleem afkomt. Misschien is dat voorlopig nog wel oké, maar de kans is groot dat dit in de toekomst niet meer het geval is. 

Digitization is een tijdelijke oplossing. Digitalization is een lange termijn oplossing.

Het verschil tussen digitalization en digitale transformatie

Omdat beide termen in het Nederlands vertalen naar digitalisering en over het algemeen de termen en uitdrukkingen zo op elkaar lijken, is het gemakkelijk om de een voor de ander te gaan vervangen. Hopelijk zult u na het lezen van deze blog duidelijk het verschil herkennen tussen digitization digitalization, maar er blijft een vraag opdoemen: Wat is het verschil tussen digitalization en digitale transformatie?

Dat is eenvoudig: digitalization maakt digitale transformatie mogelijk. Het heeft allemaal te maken met het feit dat digitalization een duurzame oplossing is voor de lange termijn in plaats van een tijdelijke oplossing. Dus, als u klaar bent om de weg naar digitale transformatie in te slaan, is het digitaliseren van uw zakelijke uitwisselingen een uitstekend uitgangspunt - en TIE Kinetix kan u daarbij helpen.

Ontdek wat FLOW kan betekenen voor uw organisatie.