Image
Voordat we dit onderbouwen is het verstandig om de verschillende processen toe te lichten:
Het invoice-to-pay (I2P) proces staat voor alles wat er gebeurt vanaf het moment dat de factuur wordt ontvangen tot het moment dat deze wordt betaald door de afnemer. Uiteraard binnen de toegekende betalingstermijnen. Dit proces is onderdeel van het purchase-to-pay (P2P) proces.
Vanuit het oogpunt van de leverancier staat dit bekend als het invoice-to-cash (I2C) proces. Dat wil zeggen, alles wat er gebeurt vanaf het moment dat de factuur wordt verzonden tot het moment dat de betaling is ontvangen. Dit proces is onderdeel van het order-to-cash (O2C) proces.
Voor nu gaan we ons richten op het invoice-to-pay en purchase-to-pay proces, vanuit het perspectief van de afnemer.
Ontvangst van de factuur
Facturen kunnen op veel verschillende manieren worden afgeleverd: per post, e-mail, fax, een leveranciersportaal, EDI en ga zo maar door. Wanneer een factuur per post, fax of e-mail wordt verzonden, moet deze worden ontvangen, gecontroleerd en ingevoerd in het ERP-systeem van de afnemer. Omdat al deze stappen handmatig worden uitgevoerd, maken deze traditionele methoden het invoice-to-pay proces ongelooflijk tijdrovend en creëren ze bovendien ruimte voor fouten.
Een op het eerste gezicht efficiëntere oplossing, en een die veel middelgrote en grote bedrijven hebben ingevoerd, is optical character recognition (OCR) en/of robotic process automation (RPA). Deze technologieën bieden bedrijven een kortetermijnoplossing om de bedrijfsefficiëntie te verhogen en het purchase-to-pay (P2P) of order-to-cash (O2C) proces te optimaliseren. Zowel OCR als RPA werken samen om overbodige taken (zoals het handmatig invoeren van de factuur in een ERP-systeem) te elimineren.
OCR en RPA zijn tijdelijke oplossingen
OCR- en RPA-oplossingen zijn alleen op korte termijn bruikbaar, als ze al bruikbaar zijn. OCR-technieken zijn onbetrouwbaar en vereisen intensief, doorlopend onderhoud om de technologie te trainen in het verwerken van de informatie die het krijgt aangeleverd. Bij facturen gaat het meestal om het trainen van de oplossing om een gescande of gemailde versie van een PDF te lezen en te verwerken.
RPA is vaak een aanvulling op OCR-technologie om nog een stap verder te gaan. Bijvoorbeeld in het geval dat een leverancier op tientallen portalen moet inloggen om zijn facturen te verzenden, kan RPA leren van deze menselijke handelingen en het nabootsen door automatisch in te loggen op de verschillende portalen, de informatie in te vullen en de factuur te verzenden.
In beide bovengenoemde gevallen kan 100% nauwkeurigheid nooit worden gegarandeerd. OCR en RPA bieden een oppervlakkige oplossing voor een dieper liggend probleem: het elimineren van papier en het echt optimaliseren van de procesefficiëntie vanaf de bron (aka, het originele document). Dit kan alleen als er niet meer gescand, gemaild of ingelogd hoeft te worden in talloze portalen.
Kies een oplossing voor de lange termijn
Een echte oplossing voor het optimaliseren van het invoice-to-pay proces, als onderdeel van uw volledige purchase-to-pay proces, vereist een digitaliseringsoplossing die alle verouderde, inefficiënte en onveilige (e-mail)processen vervangt door een digitaal equivalent (bijv. ons FLOW-platform). Dit begint met de optimalisatie van de factuurontvangst - als deze stap in het P2P-proces geen goed geoliede machine is, is het niet realistisch te verwachten dat er enige vooruitgang kan worden geboekt aan de betalingskant.
Met een digitaliseringsoplossing zoals FLOW kan de ontvangst van facturen volledig worden geautomatiseerd zonder dat handmatige tussenkomst nodig is. Bovendien worden fouten drastisch verminderd. Als dit eenmaal is ingevoerd, is het zinvol om aanvullende oplossingen te evalueren die automatisering van betalingen mogelijk maken om zo het purchase-to-pay proces verder te optimaliseren.
Tot die tijd is het belangrijk om u niet te laten afleiden door snelle winsten met tijdelijke oplossingen. U heeft er veel meer baat bij om te focussen op een toekomstbestendige oplossing.
