22 Juillet 2021

Vous venez de nouer une nouvelle relation avec un partenaire commercial ? Félicitations ! Les choses sérieuses commencent maintenant. Vous devez vous relier à votre partenaire pour commencer à échanger des bons de commandes, des factures, des avis d’expéditions et d'autres documents commerciaux via l'EDI.

C’est là que le mapping rentre en jeu. Souvent perçu comme le "côté obscur" de l'EDI, le mapping est pour ainsi dire un mal nécessaire à tout système EDI. Selon la situation, il peut s'avérer très pénible, mais il est essentiel pour rationaliser les flux de données d'un système ERP à un autre, et pour s'assurer que les exigences des partenaires commerciaux sont respectées.

Au fur et à mesure que vous vous connectez avec de plus en plus de partenaires commerciaux, chacun ayant ses propres exigences en matière d'EDI, le mapping EDI peut devenir compliqué. La mise en place ou la modification des mappings peut en effet devenir un cauchemar sans modèle canonique ou sans l'aide d’un prestataire spécialisé en mapping EDI.

Qu'est-ce que le mapping EDI ?

Le mapping EDI est un processus lors duquel les données EDI sont traduites de leur format d'origine en un format qui peut être lu par l'ERP (ou un autre système) de votre partenaire commercial.

Prenons l'exemple de deux personnes parlant deux langues différentes. Pour communiquer, elles doivent soit parler une langue commune, soit faire appel à un traducteur. Le logiciel de mapping EDI est le traducteur qui convertit les données d'un fichier propriétaire (CSV, iDoc, fichier plat ou autre format spécifique à l'ERP) au format standard EDI requis (EDIFACT, ANSI X12, etc.) et vice versa.

En d'autres termes, le mapping EDI est le seul moyen pour les deux ERP de communiquer entre eux. Lorsque le partenaire A envoie une commande dans le format propre à son ERP, les services de mapping EDI traduisent cette commande dans le format approprié selon la norme EDI convenue mutuellement. Puis la commande est transmise à l'autre entité (alias le fournisseur de services de mapping EDI du partenaire B). De là, les données sont traduites dans le format interne du partenaire B afin qu'elles puissent être facilement lues par l'ERP récepteur. Et il en va de même (mais dans l’autre sense) lorsque le partenaire B envoie une facture au partenaire A. ne fois les mappings créés, les données peuvent facilement circuler dans les deux sens.

Parfois, une image vaut mille mots :

Mapping EDI Direct

La méthode de mapping EDI la plus courante et la plus simple est le mapping direct. Il s'agit essentiellement d'une traduction 1:1, car elle prend chaque champ d'un format et le transpose dans l'autre format. C'est assez simple. Pensez par exemple aux exercices en école primaire qui vous demandaient d'identifier des synonymes en traçant une ligne d'un mot de la colonne de gauche à un mot de la colonne de droite ou vice versa.

Lorsque vous n'avez que quelques mappings à mettre en place et à entretenir, le mapping direct peut être très efficace. Mais lorsque vous avez 500 partenaires avec chacun un format différent, les choses se gâtent rapidement. Chaque fois que quelque chose change - disons qu'un partenaire a décidé de migrer vers un nouvel ERP - les mappings doivent être mis à jour et testés individuellement pour chaque type de document.

Mapping EDI Canonique

Le modèle de données canonique offre une approche plus évolutive. Fondamentalement, le mapping canonique vise à utiliser un seul mapping au lieu de plusieurs, en normalisant les données dans un format maître canonique (CMF).

Voici un exemple : Disons que le partenaire A possède un ERP Sage 300 et le partenaire B un ERP Oracle. Au lieu d'avoir une traduction directe où les données Sage 300 du partenaire A sont mappées directement sur l'ERP Oracle du partenaire B (partenaire A➔Partenaire B), le mapping canonique crée un cadre commun dans lequel les données du système Sage 300 du partenaire A sont d'abord mappées sur le format maître canonique avant d'être mappées sur l'ERP Oracle du partenaire B (partenaire A➔CMF➔Partenaire B).

Cela implique principalement deux choses, qui offrent toutes deux un avantage considérable lorsque vous devez mettre en œuvre et maintenir des mappings avec des centaines de partenaires :

1.) Si Oracle met à jour son modèle de données et que quelque chose change du côté du partenaire B, vous n'avez pas à modifier tous les mappings mais seulement ceux du côté CMF➔Partenaire B.

2.) Une fois que les données du système Sage 300 du partenaire A ont été mappées vers le format CMF, le mapping devient un mapping canonique. Cela signifie qu'il est réutilisable. Le mapping contenu dans le CMF qui traduit les données Sage 300 en données compréhensibles et traitables par un ERP Oracle peut également être utilisé pour connecter le partenaire A aux partenaires C, D, E, F, G, H, et ainsi de suite. Le même mapping peut être réutilisé pour n'importe quelle connexion Sage➔Oracle, même pour des partenaires commerciaux qui n'ont rien à voir avec le partenaire A. Cela permet de réduire considérablement les coûts de mapping EDI et de gagner énormément de temps.

L'importance de choisir le bon outil de mapping EDI

Comme nous l'avons vu, le mapping EDI est crucial pour se connecter à vos partenaires et il peut, lorsqu'il est bien fait, vous faciliter la vie (et le travail !). Lorsque vous comparez les outils de mapping EDI, ou les solutions EDI en général, il est important de savoir si le mapping canonique fait partie de l'approche du prestataire EDI. Une solution EDI qui offre une grande bibliothèque de mappings (canoniques) préconfigurés, comme l'exemple Sage->Oracle ci-dessus, rendra l'intégration plus rapide et beaucoup moins coûteuse. De plus, elle vous offrira l'évolutivité et la flexibilité dont vous avez besoin au fur et à mesure que votre réseau de partenaires se développe.

Grâce au vaste réseau de partenaires TIE Kinetix, vous pouvez tirer parti d'un réseau de plus de 300 000 connexions et d'une riche bibliothèque de mappings existants avec des partenaires commerciaux, fournisseurs, et clients.

Cet article a été écrit par Julia Reijnen, Spécialiste Marketing, puis adapté en français par Meidy Chazeau.