8 Janvier 2021

EDIFACT, qui est l’acronyme pour Échange de données informatisées pour l'administration, le commerce et le transport, est en termes simples une norme internationale développée par les Nations Unies décrivant les modalités techniques pour l’échange de données informatisé (EDI) entre partenaires commerciaux. Intéressons-nous y de plus près.

La norme EDIFACT a été adopté par l’Organisation internationale de normalisation (ISO) en 1987 par la norme ISO 9735. Celle-ci comprend un ensemble de normes, de répertoires et de lignes directrices convenus au niveau international pour l'échange électronique de données structurées entre des systèmes d'information automatisés indépendants.

Cette norme EDI a initialement été développée pour la gestion du commerce et du transport, mais, au fil des années, son utilisation s’est étendue pour inclure la comptabilité, le contrôle douanier, la construction, le tourisme, l’assurance, la santé, l’assurance sociale, l’emploi, le fret, ou bien encore le secteur manufacturier.

Qu’est-ce que la norme EDIFACT ?

Une définition plus approfondie de l’EDIFACT serait qu’il s’agit d’un langage de données structuré qui peut décrire tous types d’activités ou d’échanges commerciaux grâce à son format unique. Pour être plus précis, il fournit une structure hiérarchique pour les messages électroniques. Cette structure peut être utilisée pour de nombreux types de documents (factures, commandes, avis d’expédition, etc.). Les données sont divisées en divers éléments et segments, qui consistent tous deux en des spécifications EDIFACT communément comprises, spécifiques à un pays ou à un secteur. Celles-ci sont ensuite décomposées en divers sous-ensemble EDIFACT.

Les règles syntaxiques EDIFACT fixent les critères de structuration pour convertir les éléments de données en segments les segments en messages, et les messages en un échange.

Éléments de données EDIFACT

Les éléments de données sont les plus petits fragments d’un fichier EDIFACT, et il en existe trois types :

1. Simple
Un élément de données simple consiste en une simple information, comme par exemple un mois de livraison.

2. Composite
Un élément de données composite contient plusieurs éléments d’informations, c'est-à-dire plusieurs éléments de données simples séparés par des séparateurs de composants.

3. Structure
Légèrement différents des éléments de données simples et composites, les éléments de données structurels sont nécessaires pour structurer le transfert électronique.

Segments de données EDIFACT

Les éléments de données ne peuvent être envoyés qu’à l’intérieur d’un segment, ou plutôt d’une série d’éléments de données semblables dans un ordre fixe. Ces segments EDIFACT sont reconnus par des codes uniques à trois lettres, et il en existe deux types :

1. Segments de données utilisateur
Ces segment de données EDIFACT contiennent des éléments de données comme des montants, des valeurs, des noms, des lieux, et d’autres données, à transférer. Par exemple, DOC (pour identifier des documents spécifiques) et DTM (pour la date et l’heure).

2. Segments de service
Ces segments de données EDIFACT contiennent des éléments de données qui renferment des informations telles que l’expéditeur, le type de document, le type de priorité, et d’autres données spécifiques requises pour le transfert. Les segments de service commencent toujours par « UN ». Par exemple, un message commence par UNH (Message Header Segment) et se termine par UNT (Message Trailer Segment).

Messages EDIFACT

Un message EDIFACT consiste en plusieurs segments structurés selon des règles syntaxiques spécifiques. Ainsi, comme mentionné précédemment, le message doit commencer par le segment UNH et se terminer par le segment UNT. De plus, le format officiel EDIFACT exige que le message contienne au mois un segment de données utilisateur, qui contient au moins un élément de données.

Il existe deux types de messages EDIFACT:

1. Messages utilisateur
Ces messages contiennent, en plus des segment UNH et UNT, des segments comportant des éléments de données de l’utilisateur.

2. Messages de service EDIFACT
Ces messages contiennent des segments de service pour la correction d’erreurs, soit au niveau du protocole syntaxique, soit au niveau de l’application ; ainsi que des segments de service pour du texte libre.

Chaque message EDIFACT est reconnu par un nom à six caractères. En voici quelques-uns des plus connus :

  • ORDERS: Commande
  • ORDCHG: Modification de commande
  • DESADV: Avis d’expédition
  • INVOIC: Facture

Sous-ensembles EDIFACT

Il existe de nombreux types de transactions commerciale qui sont spécifiques à certains secteurs. De ce fait, le format de la norme EDIFACT est rapidement devenu trop vaste pour tenter de prendre en compte tous ces différents types de transactions. Des sous-groupes, ou sous-ensemble, ont donc été créés en réponse à cette situation. EANCOM, par exemple, a été créé pour le secteur européen du retail. EANCOM contient les segments obligatoires définis par la norme EDIFACT, mais aussi des segments et spécifications facultatifs propres au secteur. Ce sous-ensemble rend l’échange de messages EDI plus simple à comprendre pour le secteur du retail.

Hormis l'EANCOM, il existe d'autres sous-ensembles pour différents secteurs :

  • ODETTE: Industrie automobile en Europe
  • CEFIC: Industrie chimique
  • EDICON: Industrie de la construction
  • RINET: secteur de l’assurance
  • HL7: secteur de la santé
  • ATA: secteur du transport aérien
  • SWIFT: secteur banquier
  • UIC 912: secteur du transport ferroviaire
  • EDIFICE: Industrie de l'électronique, des logiciels et des télécommunications

Répertoire EDIFACT

Les répertoires EDIFACT sont publiés deux fois par an par les Nations Unies (ONU) et contiennent tous les messages EDIFACT pour une publication particulière (par exemple, le répertoire D01B). La raison de ces mises à jours, outre l’amélioration de la facilité d’utilisation des messages EDIFACT existants, est la créations de nouveaux répertoires avec des éléments de données, des segments, et des messages. Mais il est important de mentionner que les versions précédentes des répertoires EDIFACTS sont toujours valables, malgré les mises à jours. Il n’y a donc aucun souci à utiliser le répertoire Directory D96.A par exemple, et ce même si le dernier répertoire est le D17B.

Cependant, il est important de prendre en compte que les nouveaux répertoires offrent plus de possibilités et sont généralement plus simples à utiliser. Ainsi, pour rester en phase avec l’évolution de votre secteur d’activité, il est fortement recommandé d’adopter la version la plus récente. Vous pourriez également être confronté au problème qu’un nouveau fournisseur utilise une version plus récente. Dans ce cas, vous devrez utiliser cette version avant de pouvoir commencer à échanger des données par voie électronique avec celui-ci.

Afin de maintenir vos répertoires à jour et d'assurer un processus d'échange électronique optimal, il est judicieux de disposer d'un spécialiste EDI dédié à ces tâches, qu'il s'agisse d'un employé interne ou d'un fournisseur externe. Vous éviterez ainsi de vous retrouver dans une situation où vous serez dans l'impossibilité d’échanger des documents électroniques parce que vous n'avez pas le bon format EDI.

Les normes et directives sont approuvées par la Commission économique pour l'Europe des Nations unies (CEE-ONU), publiées dans l'UNTDID (United Nations Trade Data Interchange Directory) et sont maintenues à jour selon des procédures convenues.

 

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