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Il existe une centaine de messages EDI de la norme EDIFACT. Dans nos blogs, nous nous focalisons sur les messages les plus utilisés pour vous aider à y voir plus clair dans la digitalisation de votre supply chain. La facture électronique (INVOIC) est probablement la plus évidente pour vous, mais savez-vous que combinée à l’avis d’expédition électronique (DESADV) et la commande électronique (ORDERS), votre supply chain sera déjà plus fluide et surtout vous permettra de gagner du temps et de l’agent ?
Qu’est-ce qu’un message ORDERS ?
Pour comprendre les subtilités du message ORDERS, il faut d'abord comprendre les principes fondamentaux de l'EDIFACT.
- Dans la terminologie EDIFACT, un « message » est un ensemble structuré de segments de données échangés entre deux parties pour exécuter une fonction commerciale spécifique
- La structure et les composants d'un message EDIFACT sont méticuleusement organisés en segments afin d'assurer le transfert précis des informations entre les systèmes
L’ORDERS est un message issu de la norme EDIFACT. Il correspond à un bon de commande électronique et contient les informations relatives à la demande d’achat, « purchase order » en anglais. Au fond, le message ORDERS rationalise le processus de transmission électronique des commandes, minimise la marge d'erreur et améliore l'efficacité opérationnelle.
Il est envoyé par l’acheteur pour placer une commande de produits ou services auprès de son fournisseur. Il est souvent complété par le DESADV, qui est l’avis d’expédition, et parfois par un message ORDRSP qui est le message de réponse à la commande.
Le message ORDERS s’intègre naturellement dans le processus d’achat, l’acheteur passant sa commande au fournisseur de manière électronique, cela permet une réduction du temps de traitement. L’acheteur peut aussi avoir recours à un état des stocks (INVRPT), ainsi, la transaction peut se faire sans avoir recours à des recherches manuelles.
Equivalents de l’ORDERS
La norme ANSI X12 est utilisée en Amérique du Nord, vous pouvez donc rencontrer le message 850 ou encore le message 875 qui lui est spécifique aux produits frais alimentaires.
Que contient un message ORDERS ?
Le message ORDERS est envoyé par le client au fournisseur pour commander un ou plusieurs articles ou services. Il indique également les quantités et la date et le lieu de livraison. Il faut prendre en compte que l’ORDERS ne signifie pas que le fournisseur accepte la demande, c’est pourquoi le message ORDRSP existe (réponse à la commande).
Le message ORDERS comprend généralement les données suivantes en plus des quantité et références produits :
- Date et lieu de livraison
- Mode de règlement et devise utilisée
- Prix et TVA
- Echéance de règlement
- Mode de transport et les conditions d’expédition
