6 Challenges de l’Implémentation de la Facturation Electronique

21 décembre 2021

Implémenter la facturation électronique dans une entreprise n’est pas une mince affaire. Vous allez inévitablement rencontrer des obstacles en chemin et devoir les surmonter. Ainsi, avoir une bonne préparation et le bon offreur de solution avec vous est essentiel pour réussir. Dans cet article, vous pourrez découvrir les challenges que vous rencontrerez certainement lors de vos premiers pas vers la digitalisation de votre Supply Chain. Voici les erreurs à ne pas faire lors de votre transition vers la facturation électronique :

1. Ne pas faire d’analyse commerciale
2. Ne pas avoir un plan défini
3. Avoir de mauvais prérequis pour une solution de e-facturation
4. Sous-estimer la difficulté de l’embarquement des partenaires commerciaux
5. Complications avec l’embarquement liées au « Modèle à 4 coins »
6. Echec dans la conduite du changement interne

En effet, en vous tournant vers l’avenir, il n’est plus question de savoir si vous allez passer à la facturation électronique, mais plutôt quand vous allez passer à l’e-facturation. 

1. Ne pas faire d’analyse commerciale

En tant qu’entreprise, vous voulez naturellement savoir comment une nouvelle solution va vous être bénéfique avant d’investir. Nous constatons souvent que c’est une tâche plutôt évidente pour les grandes entreprises et grands groupes ; beaucoup de factures sont échangées et ils ne peuvent pas ignorer les économies de temps et d’argent. En revanche, les petites et moyennes entreprises se retrouvent face à plus de difficultés. Ce qui est regrettable car les PME peuvent évidemment retirer de nombreux bénéfices de la facturation électronique.

Pour construire une analyse commerciale pertinente, vous aurez besoin de faire un certain nombre de calculs. Les coûts attendus, les RSI (Retours Sur Investissement) et la rentabilité doivent toujours être considérés. La première étape est donc de calculer vos coûts moyens et courants de facturation.

De là, vous pouvez commencer à travailler avec un offreur de solution sur des projections financières. Grâce à leur expérience tangible, les offreurs de solution peuvent vous fournir des informations fiables et vous donner une représentation réaliste des économies que vous pouvez réaliser avec l’e-facturation. 

2. Ne pas avoir un plan défini

Une bonne préparation est la clef de la réussite. Si vous n’avez pas un plan clairement défini en amont, les parties impliquées ne sauront pas par où commencer. Pour dessiner un plan réalisable, un certain nombre de composantes doivent être identifiées :

Faire un « inventaire » de tous les partis qui seront (ou pourraient) être affectés par l’implémentation
Cela peut être des clients, des fournisseurs (voir le point n°4), et même différents départements au sein de votre entreprise (voir le point n°5).

Examiner l’état actuel de la facturation électronique dans votre entreprise
Quelles sont les opportunités et quels sont les défis ? Combien de partenaires commerciaux sont déjà préparés à envoyer et/ou recevoir des factures dématérialisées ? Au moment où vous basculerez vers la e-facturation, des portes vont-elles s’ouvrir ou se fermer pour vous ? Ne laissez pas ces questions (et beaucoup d’autres encore) sans réponse.

Contactez plusieurs offreurs de solutions
Vous pouvez lire dans le point n°3 quels sont les critères à considérer quand vous choisissez un offreur de solution.

Une fois que vous avez identifié les points listés ci-dessus, vous avez une prévision financière et un plan commercial solides. En partant de là, vous savez combien de factures vous pouvez commencer à échanger électroniquement. Vous avez également inventorié quels sont les partenaires commerciaux qui travaillent déjà avec la facturation électronique. 

3. Avoir de mauvais prérequis pour une solution de e-facturation

Sélectionner le bon offreur de solution est extrêmement important. Vous ne voulez pas avoir à changer de solution dans le court-terme, cela impliquerait malheureusement une perte de temps et d’argent. La solution que vous choisissez doit ainsi être adaptée au futur et être en phase avec vos objectifs. Elle doit également s’intégrer de manière transparente avec vos procédés courants et être facile à adopter pour vos partenaires.

Peu importe la solution de dématérialisation des factures que vous choisissez, elle doit cocher les critères suivants (au minimum) :

Une intégration transparente avec vos procédés actuels
La solution EDI doit être capable de s’intégrer non seulement avec votre système ERP, mais également avec tous les ERP existants. Elle doit aussi être compatible avec d’autres systèmes pour des prévisions et planifications exactes, etc. Enfin, il faut penser à l’intégration avec vos offreurs de solutions WMS (Warehouse Management System ou Système de Gestion d’Entrepôt) et 3PL (Third-Party Logistics ou Logistique Tierce Partie).

Faciliter les échanges, indépendamment des standards et formats des documents
Tous les formats et standards de documents doivent être compatibles pour faciliter les échanges de factures avec vos partenaires commerciaux, même si les circonstances changent.

Fournir plusieurs méthodes de communication sécurisées et des options de réseaux simples
Idéalement, votre offreur de solution doit être certifié Peppol, tout particulièrement lorsque des transactions internationales sont impliquées. Il doit également fournir un accès à tous les pays et/ou les réseaux d’industrie qui peuvent être pertinents pour votre entreprise.

Les partenaires commerciaux de toutes tailles doivent pouvoir participer
Cela devrait être évident, peu importe les capacités techniques de vos partenaires. Cela signifie que votre solution doit offrir plusieurs moyens pour y arriver. Par exemple, elle doit proposer des options flexibles pour le traitement de la facturation électronique et ne laisser aucun partenaire commercial de côté. Ainsi, en plus de l’EDI, il est judicieux d’avoir une solution de conversion de fichiers PDF (PDF vers n’importe quel autre format), en plus d’un portail en ligne pour des entrées manuelles.

Fournir des solutions d’archivage sécurisé
Tout particulièrement si la e-facturation est obligatoire dans votre pays, votre solution de facturation électronique doit être capable de remplir cette condition. Même lorsque de l’e-archivage n’est pas obligatoire, cela reste utile de stocker des factures et autres documents commerciaux. Vous ne savez jamais quand votre entreprise peut faire face à un contrôle. L’archivage électronique fournit une solution simple.

Protection de l’information
La protection des données, et de manière plus globale la cybersécurité est extrêmement importante. Faites attention à choisir un offreur de solution qui est conforme à la législation RGPD et certifié ISO 27001. Cette dernière certification devient de plus en plus cruciale, puisque certains pays (comme les Pays-Bas) demandent à tous les offreurs de solution qui servent de point d’accès à Peppol d’être certifié ISO 270001.

Evolutivité accrue, de l’e-facturation à l’e-procurement (digitalisation totale de la chaîne de vente)
Cela va de pair avec les points précédents. L’information principale est que votre solution doit être capable d’évoluer avec vous. Si vous changez vos systèmes internes, vos formats de factures, ou vos réseaux, ou voulez simplement échanger plus de types de documents électroniquement, vous avez besoin d’une solution basée sur le cloud. Sinon, vous aurez à tout recommencer à nouveau. 

4. Sous-estimer la difficulté de l’embarquement des partenaires commerciaux

Si vous ne pouvez pas embarquer vos partenaires commerciaux, investir dans une solution de facturation électronique n’a pas de sens. Après tout, la majorité de vos partenaires commerciaux doivent être en mesure d’envoyer et/ou recevoir des factures électroniques pour vous permettre d’en bénéficier pleinement.

Pour les partenaires commerciaux qui sont déjà équipés avec leurs propres solutions de facturation électronique, vous avez un avantage pour l’onboarding. En revanche, pour ceux qui ont l’habitude de traiter avec vous d’une certaine manière et qui ne sont pas équipés technologiquement, vous ne pouvez pas partir du principe qu’un simple coup de téléphone suffira à les convaincre de passer à la dématérialisation de factures.

Dans un second temps, vous devez vous assurer que vos partenaires commerciaux soient notifiés bien en avance de votre volonté de passer à la dématérialisation. De cette manière, ils auront le temps de s’informer sur le sujet. Soulignez les bénéfices que cela représente pour les deux parties, et répondez patiemment à leurs questions. Enfin, rendez la transition aussi simple que possible pour tous les types de partenaires commerciaux en offrant plusieurs procédés de facturation, comme mentionné plus haut. 

5. Complications avec l’embarquement liées au « Modèle à 4 coins »

En plus des complications avec l’onboarding des partenaires commerciaux, notamment avec ceux qui n’ont pas la capacité d’envoyer et/ou recevoir des e-factures, il peut également y avoir des complications avec ceux qui ont des solutions de facturation électroniques propres. Cet aspect est souvent ignoré, étant donné que la majorité des partenaires sont, dans la plupart des cas, des petites et moyennes entreprises qui manquent de capacités de e-facturation. Cependant, il est très probable que vous rencontriez aussi des difficultés avec de plus grands partenaires.

Ce point est un peu compliqué, mais nous allons faire de notre mieux pour vous expliquer le plus simplement possible. Dans un monde idéal, une connexion directe entre les systèmes ERP expéditeurs de factures (les fournisseurs) et destinataires de factures (les acheteurs) est possible. Ce n’est évidemment pas le cas ; les deux parties ont besoin d’une solution EDI pour traduire les données et s’assurer que le système en réception peut les accepter et les traiter.

C’est ici que le « Modèle à 4 Coins » arrive. Jusqu’à récemment, ce terme a été principalement utilisé en interne par les offreurs de solutions, mais vous en avez peut-être déjà entendu parler. Le Modèle à 4 Coins tient son nom des 4 partis impliqués dans un échange typique de e-facturation. Ces partis sont :

1. Le fournisseur (qui envoie la facture)
2. L’offreur de solution du fournisseur
3. L’offreur de solution de l’acheteur
4. L’acheteur (qui reçoit la facture)

Dans le Modèle à 4 Coins, la facture vient du parti 1, va vers le parti 2, puis vers le parti 3 et enfin vers le parti 4. En fonction de qui est positionné dans le Modèle à 4 Coins, plusieurs situations commerciales peuvent arriver :

Parti 2 = Parti 3
Dans certains cas, les partis 2 et 3 peuvent être le même offreur de solution (ex. : TIE Kinetix). Dans ce cas, connecter le fournisseur (parti 1) et l’acheteur (parti 4) est plutôt simple ; les règles de transactions sont adaptées au parti 1. Techniquement, c’est un modèle en 3 coins, mais beaucoup font encore référence au modèle à 4 coins.

Parti 2 ≠ Parti 3
C’est ici que les choses peuvent devenir compliquées. Si les partis 2 et 3 n’ont pas le même offreur de solution (qui peuvent être des concurrents directs), cela devient plus difficile de compléter les étapes nécessaires à l’embarquement, notamment les mappings. C’est-à-dire, connecter les systèmes de manière à ce qu’ils puissent échanger les informations sans intervention manuelle.

Par exemple, une situation typique est que l’acheteur (parti 4), demande une information spécifique sur les factures qu’il reçoit, alors que cette information n’est pas inclue dans une facture classique que le fournisseur envoie. Dans la plupart des cas, cette information n’est pas une requête classique de facture, mais c’est nécessaire pour l’acheteur d’accepter et traiter correctement cette facture. L’offreur de solution (parti 2) doit ainsi travailler sur de nouvelles règles et validations de transaction dans le but d’ajuster les données obligatoires dans leur standard de facture. Cela assure que le fournisseur soit conforme avec les demandes spécifiques de l’acheteur.

Ce type de situation amène souvent à des discussions, puisque cela implique beaucoup de travail pour l’offreur de solution, et prend fatalement du temps. C’est particulièrement chronophage quand le cas cité s’applique à plusieurs situations, avec non seulement un acheteur mais des milliers d’acheteurs, chacun avec des demandes obligatoires différentes pour leurs factures. 

En somme, l’embarquement implique beaucoup plus que ce que l’on pourrait croire. Sans surprise, beaucoup d’entreprises choisissent d’externaliser leur onboarding à leur offreur de solution pour ne pas avoir à s’en charger elles-mêmes. 

6. Echec dans la conduite du changement interne

En plus de devoir embarquer vos partenaires commerciaux, vous devez aussi vous assurer que vos équipes internes sont préparées à ce changement (et le soutiennent). Votre équipe IT, comptabilité, EDI et autres intervenants sont habitués à travailler d’une certaine manière. Quand les procédés changent subitement, cela demande un changement d’attitude significatif. Vous devez malheureusement vous attendre à des réticences. C’est tout-à-fait normal, les humains n’aiment pas le changement par nature.

Cependant, c’est quelque chose que vous pouvez anticiper. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les personnes n’acceptent pas le changement, alors voici quelques astuces à garder en tête :

• La date de changement doit être clairement spécifiée. Les employés doivent voir les bénéfices que cela représente pour eux
• Si plusieurs tentatives de changement ont échoué, le plan doit être clairement communiqué pour montrer que cette fois-ci sera un succès (et que cela implique le soutien de tout le monde)
• Des explications claires sur la nouvelle manière de faire les choses doivent être fournies

Avec toutes ces astuces, il est important de rendre la transition vers la facturation électronique la plus transparente possible, avec une planification soignée. N’oubliez pas que les RH peuvent également jouer un rôle surprenant à cet égard.