9 Février 2020

Nous comprenons le défi : le traitement de commandes et la facturation via l’échange de données informatisé (EDI) peuvent être complexes pour les petites entreprises qui n’ont pas le budget, ni les ressources, pour la technologie EDI. Mais ce n’est pas parce que ces partenaires n’ont pas leur propre logiciel EDI qu’un échange de données automatisé est impossible. Finis les documents sur papier ou les emails : vous pouvez tout de même vous connecter avec ces partenaires par voie électronique.

Voici trois approches pour la mise en œuvre de l'EDI avec les petits partenaires :

1. Web-EDI et intégration ERP

Idéale pour les fournisseurs et partenaires qui n’ont pas de gros volumes de documents à échanger, une solution Web EDI est un moyen simple de réduire le temps de traitement des commandes. Elle libère ainsi du temps précieux sans impacter les processus commerciaux habituels des deux côtés (fournisseur ou acheteur).

Comment ça marche ?
Le partenaire saisit les données des documents commerciaux dans un portail sur le web et les soumet pour traitement. Les données sont alors automatiquement traduites aux formats EDI, XML, ou tout autre format, puis envoyées directement à votre ERP ou autre système informatique pour un traitement ultérieur : vous n’avez plus besoin de saisir manuellement les données de ces documents. Bonne nouvelle : une telle solution peut être à double sens. Cela signifie que vos partenaires peuvent non seulement saisir leurs propres documents sous forme de messages EDI sur le portail, mais aussi télécharger les communications EDI qui leur sont envoyées, dans un format lisible à l’œil nu.

2. Automatisez le traitement de documents PDF

Qui n’a pas de fournisseurs qui envoient des factures ou autres documents commerciaux au format PDF ? Saviez-vous que vous pouvez automatiquement traiter des PDFs avec un taux d’erreur égal à 0% grâce à la conversion PDF-EDI, peu importe votre système ? Et non, il ne s’agit pas de technologie OCR (reconnaissance optique de caractères), sujette à trop d’erreurs. En tant qu'alternative pratique au web-EDI, cette solution est parfaite pour les partenaires qui envoient des volumes importants de commandes au format PDF.

Comment ça marche ?
Un bon de commande, une facture ou tout autre type de document commercial traditionnellement envoyé par courrier électronique au format PDF est au lieu de cela déposé dans une application sécurisée installée sur l'appareil de l'expéditeur. À partir de là, les données contenues dans le PDF sont automatiquement mises en correspondance avec le format approprié et transmises au destinataire. Cela permet au document d'être traité automatiquement par l'ERP ou tout autre système d'information du destinataire. En d'autres termes, les partenaires de petite et moyenne taille peuvent continuer à envoyer des PDF tout en se conformant aux exigences EDI des partenaires plus larges.

3. Automatisation des factures et commandes

Saviez-vous qu'il faut en général entre 40 et 50 jours pour traiter une facture dans son intégralité ? La facturation électronique (aussi appelée e-invoicing ou facturation EDI) vous permet d'automatiser vos processus de facturation, avec de nombreux avantages à la clé. L’automatisation des commandes pousse l’optimisation encore plus loin.

Comment ça marche ?
Votre entreprise créé un document – peu importe le document et le format. Ce document est alors saisi à une capture, validation, et traduction, puis émis directement vers votre partenaire dans son format électronique préféré (EDI, PDF, XML, fichier plat…).

Bénéficiez des avantages de l’EDI

Les trois solutions EDI B2B mentionnées ci-dessus sont d'excellentes alternatives à l'échange de données informatisé standard pour les petits partenaires qui n’ont pas la possibilité de communiquer en EDI par eux-mêmes. En éliminant les processus manuels de votre côté, vous bénéficiez de tous les avantages de l’EDI sans que vos partenaires soit affectés. Il est donc plus facile pour vous de les convaincre et de collaborer avec eux.

 

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