23 november 2021

Als uw klant u vraagt om een INVOIC te sturen, is dat (waarschijnlijk) geen spelfout. Hoewel een INVOIC en een factuur in principe hetzelfde zijn, is het toch belangrijk om ze niet door elkaar te halen. Een INVOIC verwijst namelijk naar een specifiek type factuur in overeenstemming met de EDIFACT standaard voor EDI

Waarom gebruik maken van het EDIFACT INVOIC bericht

Indien u als leverancier geen papieren facturen naar uw klanten stuurt of vertrouwt op e-mailcommunicatie, werkt u waarschijnlijk met EDI. Misschien vereist uw klant dat u inlogt op hun leveranciersportaal om uw facturen in te dienen, of misschien heeft u een directe verbinding die u in staat stelt uw facturen automatisch te verzenden. In beide gevallen heeft u met EDI te maken, met gegevens in een gestructureerd formaat.

Er zijn natuurlijk vele manieren waarop gegevens kunnen worden gestructureerd. Maar om EDI uitwisselingen te laten werken, moeten de gegevens in uw facturen worden geformatteerd op een manier die de systemen van uw klanten kunnen begrijpen. Daarom zijn EDI standaarden ontwikkeld; de meest voorkomende in Europa is EDIFACT. Vandaar dat het EDIFACT INVOIC bericht (ook wel EDI INVOIC genoemd) vaak het voorkeursformaat is voor elektronische facturatie.

EDIFACT INVOIC specificatie

Volgens EDIFACT is een EDI INVOIC een bericht waarin betaling wordt gevraagd voor goederen of diensten die zijn geleverd onder voorwaarden die zijn overeengekomen tussen de verkoper en de koper. Deze specificatie geeft de definitie van het factuurbericht (INVOIC) dat moet worden gebruikt bij de elektronische gegevensuitwisseling (EDI) tussen handelspartners die betrokken zijn bij administratie, handel en vervoer.

Dat is een ingewikkelde manier om te zeggen dat een INVOIC dezelfde informatie bevat als een ouderwetse papieren factuur. Dat omvat, maar is niet beperkt tot, de volgende details:

  • Zakelijke informatie (adres, telefoonnummer, enz.) van zowel u als uw klant
  • Regelitems met een duidelijke opsomming van de in rekening gebrachte goederen en/of diensten
  • Datum van uitgifte
  • Betalingsvoorwaarden (bv. betaling binnen 30 dagen)
  • Totaal verschuldigde bedrag
  • BTW (indien van toepassing)

Wat komt er voor en na de EDI INVOIC?

Als u nieuw bent in de EDI wereld, bent u waarschijnlijk gewend om over uw zakelijke transacties in letterlijke zin te praten: u ontvangt inkooporders, u bevestigt de ontvangst, u verstuurt verzendingsgegevens, u verstuurt facturen, uw klanten bevestigen de ontvangst van uw facturen en u wordt betaald. 

Hoewel u aan het taalgebruik zult moeten wennen, verwijzen uw grotere klanten naar exact dezelfde bedrijfsprocessen wanneer zij het hebben over het verzenden van ORDERS, het ontvangen van een ORDRSP, een DESADV en een INVOIC en het verzenden van een CONTROL-bericht en een REMADV. Dit kan nu verwarrend lijken, maar het duurt niet lang om het door te krijgen.

Hier is een klein spiekbriefje waarmee u in een mum van tijd de EDIFACT taal spreekt:

  • Een klant stuurt u een inkooporder (ORDERS).
  • U bevestigt de ontvangst van de PO van uw klant (ORDRSP).
  • De bestelling van uw klant is de deur uit en u deelt de verzendingsgegevens (DESADV).
  • U stuurt een factuur voor de bestelling (INVOIC).
  • Uw klant bevestigt de ontvangst van uw factuur (CONTRL).
  • Uw klant verstrekt u de betalingsgegevens (REMADV).

Bekijk onze glossary voor meer handige definities.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief!