Image
9 april 2021
U denkt misschien dat elektronische gegevensuitwisseling te ingewikkeld (of te duur) is voor een klein bedrijf, dat niet het budget of de middelen heeft voor EDI-technologie. Er zijn echter oplossingen om ook deze bedrijven te laten profiteren van de voordelen van elektronische documentuitwisseling. Een van deze oplossingen, Web EDI, is zeer interessant aangezien de implementatie snel is en de kosten zeer redelijk.
Wat is Web EDI ?
Web EDI is een systeem voor elektronische gegevensuitwisseling (EDI) waarmee, zoals de naam al aangeeft, de invoer, verzending en ontvangst van handelsdocumenten (facturen, orders, enz...) via een webportaal kan worden beheerd. Het enige wat een bedrijf nodig heeft om met web EDI te beginnen, is een eenvoudige internetverbinding en een webbrowser. Hierdoor wordt het installatie- en configuratiewerk sterk beperkt en worden tegelijkertijd de kosten gedrukt.
Hoe werkt Web EDI?
Niets is eenvoudiger dan Web EDI. De gebruiker heeft toegang tot een beveiligd webportaal waar hij handelsdocumenten kan genereren door een formulier in te vullen. Zodra de informatie is ingevoerd, wordt het document automatisch omgezet in een EDI-bericht in het juiste bestandsformaat. Het wordt vervolgens naar de ontvanger verzonden via een beveiligd internetprotocol, zoals FTPS (secure file transfer protocol), HTTPS (secure hypertext transfer protocol), AS2 of een ander protocol.
Afhankelijk van het platform kan de gebruiker toegang krijgen tot vooraf ingevulde formulieren om een deel van het proces te versnellen en te automatiseren. Maar het is belangrijk om er rekening mee te houden dat web EDI altijd tot op zekere hoogte handmatige processen met zich meebrengt en niet volledig geautomatiseerd is voor de verzender van de factuur.
Hub & Spoke model
Web EDI is tegenwoordig over het algemeen gebaseerd op het "hub & spoke" model, waarbij de primaire handelspartner (hub) EDI gebruikt en een leveranciersportaal (web EDI) opzet dat door de secundaire handelspartners (spokes) moet worden gebruikt. Op deze manier kan de hub alle documenten in het EDI-formaat van zijn voorkeur ontvangen zonder dat zijn handelspartners in een eigen EDI-oplossing hoeven te investeren.
Web EDI maakt het voor een hub gemakkelijk om EDI adoptie met alle handelspartners te vereenvoudigen. Dit resulteert uiteindelijk in talloze voordelen voor beide partijen.
De voordelen van Web EDI voor Hubs (Afnemers)
Zoals eerder vermeld, is het hoofddoel van hubs om EDI adoptie te stimuleren bij zoveel mogelijk handelspartners. Het eerste voordeel van web EDI is dat onboarding eenvoudig is - het is niet nodig om individuele mappen per handelspartner aan te maken. In veel gevallen kan onboarding voor web EDI volledig online en geautomatiseerd worden uitgevoerd.
Een ander voordeel van web EDI is dat het hubs de mogelijkheid biedt om meer van hun commerciële documentuitwisselingen te centraliseren. Dit voordeel is significant omdat door het samenvoegen van enorme hoeveelheden EDI data, de hub meer transparantie krijgt in de supply chain. Deze gegevens kunnen vervolgens worden geanalyseerd en worden vaak gebruikt om strategische zakelijke beslissingen te nemen bij het optimaliseren van activiteiten.
Omdat web EDI eenvoudig te implementeren en te adopteren is, hoeft de hub zich niet langer bezig te houden met papieren facturen en ongestructureerde e-mails. Het grootste voordeel is de organisatie, omdat de kans dat het boekhoudteam een maand na ontvangst nog door oude e-mails moet spitten om een specifieke factuur terug te vinden omdat de betaling onterecht is gedaan, vrijwel nihil wordt. Door traditionele EDI te combineren met web EDI (en PDF naar EDI conversie indien nodig), kunnen hubs al hun uitwisselingen groeperen op één enkel systeem en zo een betere controle hebben over het purchase-to-pay proces.
Voordelen van Web EDI voor Spokes (Leveranciers)
Het belangrijkste voordeel van webgebaseerde EDI communicatie voor kleine en middelgrote leveranciers is natuurlijk het feit dat het de toegang tot EDI technologie vergemakkelijkt en zo het order-to-cash proces vergemakkelijkt. Het is bekend dat er een aanzienlijke hoeveelheid tijd wordt bespaard met EDI, web EDI is hier geen uitzondering in - zelfs als gegevens handmatig moeten worden ingevoerd. Ook maakt EDI een veilige gegevensuitwisseling tussen bedrijven mogelijk. Zoals eerder vermeld, heeft web EDI tevens het voordeel dat het een economisch gunstige oplossing is. Het vereist namelijk geen bijzondere technische investering, afgezien van het zorgen voor een internetverbinding.
Aangezien web EDI een oplossing is die in een dienstenmodel (SaaS) wordt aangeboden en bovendien toegankelijk is via een webgebaseerd portaal, is het altijd en overal ter wereld beschikbaar. Bovendien hoeft de gebruiker zich geen zorgen te maken over eventuele updates of technische problemen die zich kunnen voordoen, want het platform wordt voortdurend bijgewerkt. Web EDI garandeert dus toegang tot een oplossing die altijd up-to-date is. Dit betekent dat het altijd zal voldoen aan de technische richtlijnen van de primaire handelspartner (hub) en aan de wettelijke vereisten (lokaal, internationaal en industriespecifiek).
