29. November 2021

Warum die EDIFACT INVOIC-Nachricht verwenden?

INVOIC eine bestimmte Art von Rechnung bezeichnet, die dem EDIFACT-Standard für EDI entspricht.

Wenn Sie als Lieferant keine Papierrechnungen an Ihre Kunden senden oder sich auf die Kommunikation per E-Mail verlassen, arbeiten Sie wahrscheinlich mit EDI. Vielleicht verlangt Ihr Kunde von Ihnen, dass Sie sich in sein Lieferantenportal einloggen, um Ihre Rechnungen einzureichen, oder vielleicht haben Sie eine direkte Verbindung, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Rechnungen automatisch zu versenden. In jedem Fall haben Sie es bei EDI mit Daten in einem strukturierten Format zu tun. 

Natürlich gibt es viele Möglichkeiten, wie Daten strukturiert werden können. Aber damit der EDI-Austausch funktioniert, müssen die in Ihren Rechnungen enthaltenen Daten so formatiert sein, dass die Systeme Ihrer Kunden sie verstehen können. Aus diesem Grund wurden EDI-Standards entwickelt; der in Europa am weitesten verbreitete Standard ist EDIFACT. Daher ist die EDIFACT-INVOIC-Nachricht (auch als EDI INVOIC bezeichnet) häufig das bevorzugte Format für die elektronische Rechnungsstellung.

EDIFACT INVOIC-Spezifikation  

Laut EDIFACT ist eine EDI INVOIC eine Nachricht, die eine Zahlung für gelieferte Waren oder Dienstleistungen zu den zwischen Verkäufer und Käufer vereinbarten Bedingungen fordert. Diese Spezifikation enthält die Definition der Rechnungsnachricht (INVOIC), die im elektronischen Datenaustausch (EDI) zwischen Handelspartnern in Verwaltung, Handel und Transport verwendet wird.

Das ist im Grunde eine komplizierte Art zu sagen, dass eine INVOIC dieselben Informationen enthält wie eine herkömmliche Papierrechnung. Dazu gehören unter anderem die folgenden Angaben:

  • Geschäftsinformationen (Adresse, Telefonnummer usw.) sowohl für Sie als auch für Ihren Kunden
  • Einzelposten, in denen die in Rechnung gestellten Waren und/oder Dienstleistungen eindeutig aufgeführt sind
  • Datum der Ausstellung
  • Zahlungsbedingungen (z. B. innerhalb von 30 Tagen zu zahlen)
  • Geschuldeter Gesamtbetrag
  • Mehrwertsteuer (falls zutreffend)

Was kommt vor und nach der EDI-INVOIC?

Wenn Sie neu in der EDI-Szene sind, sind Sie wahrscheinlich daran gewöhnt, über Ihre Geschäftsvorgänge im wörtlichen Sinne zu sprechen. Das heißt, Sie erhalten Bestellungen, Sie bestätigen den Erhalt, Sie senden Versanddetails, Sie senden Rechnungen, Ihre Kunden bestätigen den Erhalt Ihrer Rechnungen, und Sie werden bezahlt. 

Obwohl die Sprache etwas gewöhnungsbedürftig ist, beziehen sich Ihre größeren Kunden auf genau dieselben Geschäftsprozesse, wenn sie über das Senden von ORDERS, das Empfangen einer ORDRSP, einer DESADV und einer INVOIC sowie das Senden einer CONTROL-Nachricht und einer REMADV sprechen. Das mag jetzt verwirrend erscheinen, aber es dauert nicht lange, bis man es verstanden hat.

Hier ist ein kleiner Spickzettel, mit dem Sie in kürzester Zeit EDIFACT beherrschen werden: 

  • Ein Kunde schickt Ihnen eine Bestellung (ORDERS).
  • Sie bestätigen den Eingang der Bestellung Ihres Kunden (ORDRSP).
  • Die Bestellung Ihres Kunden ist unterwegs, und Sie teilen die Versanddetails mit (DESADV).
  • Sie senden eine Rechnung für die Bestellung (INVOIC).
  • Ihr Kunde bestätigt den Erhalt Ihrer Rechnung (CONTROL).
  • Ihr Kunde teilt Ihnen die Zahlungsdaten mit (REMADV).

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