3 november 2021

Als u het beu bent om in te loggen op tientallen (of misschien zelfs honderden) leveranciersportalen van uw klanten om uw facturen te versturen en betaald te worden, denkt u waarschijnlijk: Er moet een makkelijkere manier zijn. En u heeft gelijk. Dat is EDI integratie. 

In de basis stelt EDI integratie u in staat om uw facturen te versturen zonder in te loggen op een leveranciersportaal. Met een volledig geïntegreerd EDI systeem maakt u de facturen aan in uw ERP- of boekhoudsysteem en, tja, dat is alles. Uw voormalige omslachtige EDI workflow staat niet langer los van uw gebruikelijke taken. 

Hoe werkt EDI Software Integratie? 

Stel dat u 100 klanten heeft en een volledig geïntegreerd EDI systeem met uw SAP S/4HANA ERP. Dat betekent dat u zich niet hoeft aan te melden bij 100 verschillende leveranciersportalen om uw facturen te verzenden. In plaats daarvan functioneert uw EDI software als een naadloos verlengstuk van uw ERP-omgeving. 

Het maakt het niet uit naar welke klant u een factuur stuurt, hoe u het verstuurt of in welk formaat het wordt verstuurd. EDI-integratie betekent dat zodra u de factuur in uw ERP invoert, uw werk erop zit. De EDI-software is ingebouwd; het is volledig geïntegreerd met uw ERP. Alle processen die nodig zijn om de factuur om te zetten van het oorspronkelijke formaat naar het door uw klant gewenste formaat, worden op de achtergrond uitgevoerd. U hoeft er niet eens over na te denken. 

Soorten EDI Integratie 

Een volledig geïntegreerd EDI systeem is onzichtbaar voor niet-technische gebruikers (d.w.z. de boekhouding), dus het type EDI integratie doet er niet zo veel toe als alles eenmaal draait. Voor die tijd en met het oog op doorlopend onderhoud is het echter wel van belang voor het interne team dat het systeem dagelijks zal beheren (d.w.z. de IT). Het bepaalt ook hoe lang het implementatieproces zal duren.

De integratie van EDI software met een ERP is meestal het makkelijkste deel van EDI integratie, vooral als er standaard connectoren worden gebruikt. De andere kant van EDI integratie gaat over wie, hoe en in welk formaat. Laten we beginnen met wie.

Als u 100 klanten heeft, is het mogelijk dat elk van hen verlangt dat u uw facturen op een andere manier verstuurt. U kunt zich voorstellen dat er veel werk in gaat zitten om dit voor elkaar te krijgen. De hoeveelheid werk hangt af van het type EDI integratie dat nodig is per klant, zoals hieronder wordt uitgelegd:

Directe EDI integratie 

Dit impliceert een directe verbinding tussen u en uw klant. Dat betekent dat er een map nodig is om ervoor te zorgen dat de gegevens zonder manuele tussenkomst van uw ERP naar die van hen kunnen worden overgedragen (en vice versa). Een voorbeeld hiervan zou zijn dat uw klant eist dat u uw facturen, die 3 unieke velden moeten bevatten die voor geen enkele andere klant vereist zijn, in X12-formaat verzendt via een AS2-verbinding. 

Als al uw 99 andere klanten ook speciale factuurvereisten hebben en een directe EDI-verbinding nodig hebben, kan de initiële installatie veel tijd in beslag nemen. En dan hebben we het nog niet eens over de doorlopende map updates die in een typisch SaaS scenario meestal door uw interne IT team worden afgehandeld. Controleer, om tijd te besparen en op korte termijn de vruchten te plukken van een volledig geïntegreerd EDI systeem, of uw service provider werkt met canonical maps om dit proces te versnellen. 

Indirecte EDI integratie 

Deze integratiemethode vervangt een willekeurig aantal rechtstreekse verbindingen (en dus de creatie van maps) door een enkele netwerkverbinding, waarvan open netwerken en value-added networks (VANs) de meest voorkomende zijn. Beide werken op dezelfde manier, hoewel we moeten vermelden dat VANs vrijwel tot het verleden behoren gezien de verouderde prijsstructuur en de algemene opvatting dat het Internet veilig is. 

Een populair voorbeeld van een open netwerk is het Peppol netwerk. Als uw klant facturen accepteert (of eist dat u deze verstuurt) via een open netwerk, hoeft u alleen maar een serviceprovider te vinden die u op het netwerk kan aansluiten (zoals TIE Kinetix) om een naadloze EDI integratie voor uzelf en uw klant te garanderen. Van daaruit kunt u onmiddellijk zaken doen met iedereen in het netwerk. Best handig, toch?

Hybride EDI Integratie 

Deze vorm van integratie klinkt complexer dan het in werkelijkheid is. Samengevat is het een combinatie van directe EDI integratie en indirecte EDI integratie - niets bijzonders. In feite bereiken de meeste bedrijven EDI integratie via een hybride aanpak. Voor leveranciers is het niet altijd een keuze; het hangt volledig af van de EDI-eisen van uw klanten.

 

Misschien vindt u dit ook interessant...