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10. December 2020
Aktualisiert am 22.05.2023
UN/EDIFACT steht für 'United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport’. Es handelt sich dabei um ein internationales Standardformat, das von den Vereinten Nationen (UN) für den elektronischen Datenaustausch zwischen Handelspartnern über EDI (Electronic Data Interchange) entwickelt wurde - aber da steckt natürlich noch viel mehr dahinter.
Der UN/EDIFACT-Standard wurde 1987 von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) als ISO 9735-Standard angenommen, der eine Reihe international vereinbarter Standards, Verzeichnisse und Richtlinien für den elektronischen Austausch strukturierter Daten zwischen unabhängigen automatisierten Informationssystemen umfasst.
Dieser Standard wurde ursprünglich für das Handels- und Transportmanagement entwickelt, aber im Laufe der Jahre wurde seine Anwendung auf die Bereiche Buchhaltung, Zollkontrolle, Renten, Gesundheitswesen, Sozialversicherung, Rechtsprechung, Beschäftigung, Statistik, Bauwesen, Finanzen, Versicherung, Produktion, Tourismus, Handel, Fracht und Containertransport ausgeweitet.
Was ist EDIFACT?
Eine erweiterte Definition von EDIFACT wäre, dass es sich um eine strukturierte Datensprache handelt, die aufgrund ihres einzigartigen Formats alle Arten von kommerziellen Aktivitäten beschreiben kann. Um ein wenig genauer zu sein, bietet sie eine hierarchische Struktur für elektronische Nachrichten. Der EDIFACT-Standard und die allgemeine Nachrichtenstruktur können für viele Dokumenttypen (Rechnungen, Bestellungen, Packzettel usw.) verwendet werden. Die Daten sind in Elemente und Segmente unterteilt, die beide aus allgemein verständlichen länder- und branchenspezifischen EDIFACT-Spezifikationen bestehen, die weiter in EDIFACT-Untermengen unterteilt sind. Die UN/EDIFACT-Syntaxregeln legen die Standards für die Strukturierung von Datenelementen in Segmente, von Segmenten in Nachrichten und von Nachrichten in einen Austausch fest.
Datenelemente
Datenelemente sind die kleinsten Fragmente einer EDIFACT-Datei, und es gibt drei Arten von Datenelementen:
1. Einfach
Ein einfaches Datenelement besteht aus einer Information, z.B. einem Liefermonat.
2. Zusammengesetzt
Mehrere Informationen bilden ein zusammengesetztes Datenelement, ein gängiges Beispiel ist eine Kombination aus einer Artikelnummer (Komponentendatenelement 1) und einer Artikelqualifikationsnummer (Komponentendatenelement 2).
3. Struktur
Etwas anders als einfach und zusammengesetzt, werden Servicedatenelemente benötigt, um die elektronische Übertragung zu strukturieren.
Segmente
Datenelemente können nur innerhalb eines Segments bzw. einer Sammlung ähnlicher Datenelemente in einer festgelegten Reihenfolge gesendet werden. Diese EDIFACT-Segmente werden durch eindeutige Drei-Buchstaben-Codes erkannt, und es gibt zwei Arten:
1. Benutzerdatensegmente
Diese EDIFACT-Datensegmente enthalten Datenelemente wie Beträge, Werte, Namen, Orte und andere zu übertragende Daten. Zum Beispiel DOC (zur Identifizierung bestimmter Dokumente) und DTM (für Datum und Uhrzeit).
2. Dienst-Segmente
Diese EDIFACT-Datensegmente enthalten Dienstdatenelemente, die Informationen wie Absender, Dokumenttyp, Prioritätsart und andere spezifische Daten enthalten, die für die Übertragung erforderlich sind. Dienstsegmente beginnen immer mit 'UN'. Beispielsweise beginnt eine Nachricht mit UNH (Message Header Segment) und endet mit UNT (Message Trailer Segment).
EDIFACT-Nachrichten
Eine EDIFACT-Nachricht besteht aus einer Reihe von Segmenten, die nach bestimmten Syntaxregeln strukturiert sind. So muss die Nachricht, wie bereits erwähnt, mit dem EDIFACT-Segment 'UNH' beginnen und mit dem Dienstsegment 'UNT' enden. Zusätzlich verlangt das offizielle EDIFACT-Format, dass die Nachricht mindestens ein (Benutzer-)Datensegment enthält, das mindestens ein (Benutzer-)Datenelement enthält.
Es gibt zwei Arten von EDIFACT-Nachrichten:
1. Benutzer-Nachrichten
Benutzernachrichten enthalten neben den EDIFACT-Segmenten UNH und UNT auch Segmente über Benutzerdaten.
2. EDIFACT-Dienst-Nachrichten
Diese Nachrichten enthalten Dienstsegmente zur Fehlerkorrektur, entweder auf der Ebene des Syntaxprotokolls oder auf der Anwendungsebene, sowie Dienstsegmente für allgemeinen freien Text.
Jede EDIFACT-Nachricht wird durch einen sechsstelligen Namen erkannt. Hier sind ein paar gebräuchliche Namen:
ORDERS: Bestellung
ORDCHG: Antrag auf Bestellungsänderung
DESADV: Versand-Beratung
INVOIC: Rechnung
EDIFACT-Untermengen
Es gibt viele Arten von Geschäftstransaktionen, die für bestimmte Branchen spezifisch sind. Aus diesem Grund wurde das EDIFACT-Standardformat bei dem Versuch, alle diese Transaktionen abzudecken, schnell zu umfangreich. Als Reaktion darauf wurden Untergruppen oder Subsets geschaffen. EANCOM zum Beispiel wurde für den europäischen Einzelhandelssektor geschaffen. EANCOM hat die obligatorischen Segmente des EDIFACT-Standards, enthält aber auch optionale, branchenspezifische Segmente und Spezifikationen. Die Subsets machen den EDI-Nachrichtenverkehr für den Einzelhandel leichter verständlich.
Zusätzlich zu EANCOM gibt es weitere Subsets für verschiedene Branchen, wie z.B:
ODETTE: Europäische Automobilindustrie
CEFIC: Chemische Industrie
EDICON: In der Bauindustrie verwendeter Standard
RINET: Der Versicherungssektor
HL7: Standard wird im Gesundheitswesen verwendet
ATA: Lufttransport
SWIFT: Bankwesen
UIC 912: Schienenverkehr
EDIFICE: Elektronik-, Software- und Telekommunikationsindustrie
EDIFACT-Verzeichnis
EDIFACT-Verzeichnisse werden zweimal jährlich von den Vereinten Nationen (UN) herausgegeben und enthalten alle EDIFACT-Nachrichten für eine bestimmte Ausgabe (z.B. Verzeichnis D01B). Der Grund für diese Aktualisierung ist, neben der Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit bestehender EDIFACT-Nachrichten, die Erstellung neuer Verzeichnisse mit Datenelementen, Segmenten und Nachrichten. Es ist jedoch wichtig zu erwähnen, dass frühere Versionen von EDIFACT-Verzeichnissen trotz Aktualisierungen immer noch gültig sind. Es ist also kein Problem, wenn Sie z.B. Verzeichnis D96.A verwenden, während das neueste Verzeichnis D17B ist.
Es ist jedoch wichtig zu erkennen, dass neuere Verzeichnisse Ihnen mehr Möglichkeiten und eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit bieten. Um also mit der Entwicklung in Ihrer Branche Schritt zu halten, ist es sehr empfehlenswert, die neueste Version zu übernehmen. Sie könnten auch auf die Herausforderung stoßen, dass ein neuer Anbieter eine neuere Version verwendet. In diesem Fall müssen Sie diese Version verwenden, bevor Sie mit dem elektronischen Datenaustausch beginnen können. Um Verzeichnisse zu pflegen und einen optimalen elektronischen Austauschprozess zu gewährleisten, ist es ratsam, einen engagierten EDI-Spezialisten zur Verfügung zu haben, sei es ein interner Mitarbeiter oder ein externer Lieferant. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Sie in einen Stillstand geraten, weil Sie nicht das richtige EDI-Format haben.
Die Standards und Richtlinien sind von der UNECE genehmigt und im UNTDID (United Nations Trade Data Interchange Directory) veröffentlicht und werden nach vereinbarten Verfahren gepflegt.
