21. Februar 2022

Wenn Sie es leid sind, sich bei Dutzenden (oder vielleicht sogar Hunderten) von Lieferantenportalen Ihrer Kunden anzumelden, um Ihre Rechnungen zu versenden und bezahlt zu werden, denken Sie wahrscheinlich: Es muss doch einen einfacheren Weg geben. Und Sie haben Recht. Man nennt es EDI-Integration. 

Grundsätzlich können Sie mit der EDI-Integration Ihre Rechnungen versenden, ohne sich bei einem einzigen Lieferantenportal anmelden zu müssen. Bei einem vollständig integrierten EDI-System erstellen Sie die Rechnungen in Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem, und das war's dann auch schon. Ihr zuvor mühsamer EDI-Workflow ist nicht mehr von Ihren üblichen Aufgaben getrennt. 

Wie funktioniert die Integration von EDI-Software? 

Nehmen wir an, Sie haben 100 Kunden und ein voll integriertes EDI-System mit Ihrem SAP S/4HANA ERP. Gut für Sie: Dann müssen Sie sich nicht bei 100 verschiedenen Lieferantenportalen anmelden, um Ihre Rechnungen zu versenden. Stattdessen wird Ihre EDI-Software als nahtlose Erweiterung Ihrer ERP-Umgebung fungieren. 

Für jede Rechnung spielt es keine Rolle, an welchen Kunden Sie sie senden, wie Sie sie senden oder in welchem Format sie gesendet wird. EDI-Integration bedeutet, dass Ihre Arbeit getan ist, sobald Sie die Rechnung in Ihr ERP-System eingegeben haben. Die EDI-Software ist bereits integriert; sie ist vollständig in Ihr ERP-System eingebunden. Alle Prozesse, die für die Umwandlung der Rechnung von ihrem ursprünglichen Format in das vom Kunden gewünschte Format erforderlich sind, werden im Hintergrund ausgeführt. Sie müssen nicht einmal darüber nachdenken. 

Typen der EDI-Integration 

Ein voll integriertes EDI-System ist für nicht-technische Benutzer (z. B. Buchhaltung) unsichtbar, so dass die Art der EDI-Integration keine große Rolle spielt, sobald alles in Betrieb ist. Davor und im Hinblick auf die laufende Wartung ist es jedoch für das interne Team, das das System täglich verwaltet (d. h. die IT-Abteilung), eine ziemlich große Sache. Davon hängt auch ab, wie lange der Implementierungsprozess dauern wird.

Die Integration von EDI-Software mit einem ERP-System ist in der Regel der einfachste Teil der EDI-Integration - vor allem, wenn Standardkonnektoren beteiligt sind. Die andere Seite der EDI-Integration geht auf die oben erwähnte Aussage "wer, wie und in welchem Format" zurück. Beginnen wir mit dem "Wer".

Wenn Sie 100 Kunden haben, kann es sein, dass jeder einzelne von ihnen verlangt, dass Sie Ihre Rechnungen auf eine andere Weise versenden. Wie Sie sich vorstellen können, ist dies mit einer Menge Arbeit verbunden. Der Arbeitsaufwand hängt von der Art der EDI-Integration ab, die für jeden Kunden erforderlich ist (siehe unten):

Direkte EDI-Integration 

Dies setzt eine direkte Verbindung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden voraus. Das bedeutet, dass eine Abbildung erforderlich ist, um sicherzustellen, dass die Daten ohne manuelle Eingriffe von Ihrem ERP-System in das des Kunden (und umgekehrt) übertragen werden können. Ein Beispiel hierfür wäre, dass Ihr Kunde von Ihnen verlangt, dass Sie Ihre Rechnungen - die drei eindeutige Felder enthalten müssen, die für keinen anderen Kunden erforderlich sind - im X12-Format über eine AS2-Verbindung versenden. 

Wenn alle 99 Ihrer anderen Kunden ebenfalls spezielle Rechnungsanforderungen haben und ebenfalls eine direkte EDI-Verbindung benötigen, kann die Ersteinrichtung recht zeitaufwändig sein. Ganz zu schweigen von den laufenden Kartenaktualisierungen, die in einem typischen SaaS-Szenario in der Regel von Ihrem internen IT-Team vorgenommen werden. Um Zeit zu sparen und kurzfristig von den Vorteilen eines voll integrierten EDI-Systems zu profitieren, sollten Sie prüfen, ob Ihr Dienstleister mit kanonischen Karten arbeitet, um den Prozess zu beschleunigen. 

Indirekte EDI-Integration 

Diese Integrationsmethode ersetzt eine beliebige Anzahl von Direktverbindungen (und damit die Erstellung von Karten) durch eine einzige Netzverbindung, wobei die gebräuchlichsten offene Netze und Mehrwertnetze (VANs) sind. Beide funktionieren ähnlich, obwohl wir erwähnen sollten, dass VANs angesichts der überholten Preisstruktur und des allgemeinen Konsenses, dass das Internet sicher ist, so gut wie der Vergangenheit angehören. 

Ein bekanntes Beispiel für ein offenes Netz ist das Peppol-Netzwerk. Wenn Ihr Kunde Rechnungen über ein offenes Netz akzeptiert (oder verlangt, dass Sie sie über dieses Netz versenden), müssen Sie nur einen Dienstleister wie TIE Kinetix finden, der Sie an das Netz anschließen kann, um eine nahtlose EDI-Integration für sich und Ihren Kunden zu gewährleisten. Von dort aus können Sie sofort mit jedem anderen Mitglied des Netzes Geschäfte machen. Ziemlich cool, oder?

Hybride EDI-Integration 

Diese Form der Integration klingt komplexer, als sie tatsächlich ist. Im Grunde handelt es sich um eine Kombination aus direkter und indirekter EDI-Integration - nichts Besonderes. In der Tat erreichen die meisten Unternehmen die EDI-Integration durch einen hybriden Ansatz. Für Lieferanten ist dies nicht unbedingt freiwillig; es hängt ganz von den EDI-Anforderungen Ihrer Kunden ab.