Si vous en avez assez de vous connecter à des dizaines (ou peut-être même à des centaines) de portails fournisseurs de vos clients pour pouvoir envoyer vos factures et être payé, vous pensez probablement qu’il doit y avoir un moyen plus simple. Et vous avez raison. Il s'agit de l'intégration EDI. 

En somme, l'intégration EDI vous permet d'envoyer vos factures sans avoir à vous connecter à un portail fournisseur. Avec un système EDI entièrement intégré, vous créez les factures dans votre système ERP ou comptable et c’est à peu près tout. Votre flux de travail EDI, auparavant encombrant, n’est plus séparé de vos tâches habituelles. 

Comment fonctionne l’intégration des logiciels EDI ? 

Prenons un exemple : vous avez 100 clients et un système EDI entièrement intégré à votre ERP SAP S/4HANA. Grâce à cela, vous n'avez pas à vous connecter à 100 portails fournisseurs pour envoyer vos factures. En effet, votre logiciel EDI agira comme une extension transparente de votre environnement ERP. 

Ainsi, pour chaque facture, peu importe à quel client vous l'envoyez, comment vous l'envoyez, ou dans quel format elle est envoyée. L'intégration EDI signifie qu'une fois que vous avez saisi la facture dans votre ERP, votre travail est terminé. Le logiciel EDI est incorporé ; il est entièrement intégré à votre ERP. Tous les processus nécessaires à la transformation de la facture de son format d'origine à celui demandé par votre client sont exécutés en arrière-plan. Vous n'aurez même pas à y penser. 
 

Types d'intégration EDI

Un système EDI entièrement intégré est invisible pour les utilisateurs non techniques (ex. : le service comptabilité), de sorte que le type d'intégration EDI n'a pas beaucoup d'importance une fois que tout est opérationnel. En revanche, l’installation et la maintenance en continu est un gros travail pour l'équipe interne (le service IT) qui gérera le système quotidiennement. Cela détermine également la durée de l’implémentation.

L'intégration du logiciel EDI avec un ERP est généralement la partie la plus facile de l'intégration EDI, surtout lorsque des connecteurs standard sont impliqués. L'autre aspect de l'intégration EDI renvoie aux questions « qui, comment et dans quel format ». Commençons par le « qui ».

Si vous avez 100 clients, il est possible que chacun d'entre eux vous demande d'envoyer vos factures d'une manière différente. Comme vous pouvez l'imaginer, il y a beaucoup de travail à faire pour que cela se produise. La quantité de travail dépend du type d'intégration EDI requis par client, comme expliqué ci-dessous :
 

Intégration EDI directe

Cela implique une connexion directe entre vous et votre client. Un mapping est nécessaire pour garantir la transmission des données depuis votre ERP vers le sien (et vice versa) sans intervention manuelle. Par exemple, votre client vous demande d'envoyer vos factures, elles doivent contenir 3 champs uniques qui ne sont requis pour aucun autre client, au format X12 via une connexion AS2. 

Si vos 99 autres clients ont également des exigences particulières pour leur facturation et nécessitent une connexion EDI directe, la configuration initiale peut prendre beaucoup de temps. Sans parler des mises à jour permanentes des mappings qui sont généralement, dans un scénario SaaS classique, gérés par votre équipe informatique interne. Pour gagner du temps et commencer à profiter rapidement des avantages d'un système EDI entièrement intégré, vérifiez que votre fournisseur de services travaille avec des mappings canoniques pour accélérer le processus. 

Intégration EDI indirecte

Cette méthode d'intégration remplace toutes les connexions directes (et, par conséquent, les créations de mappings) par une seule connexion réseau, dont les plus courants sont les réseaux ouverts et les Réseaux à Valeur Ajoutée (RVA). Les deux fonctionnent de manière similaire. Cependant, les RVA sont plutôt obsolètes : la structure tarifaire est dépassée et tout le monde s’accorde à dire qu’Internet est, de toute manière, un espace sécurisé. 

Ensuite, un exemple connu de réseau ouvert est le réseau Peppol. Si votre client accepte (ou exige) que les factures soient envoyées via un réseau ouvert, il faut trouver un fournisseur de service qui peut vous connecter au réseau, comme TIE Kinetix, et vous aurez une intégration EDI sans faille pour vous et votre client. De plus, une fois connecté au réseau ouvert, vous pouvez immédiatement collaborer avec les autres membres du réseau. Plutôt pratique, non ?

Intégration EDI hybride 

Cette forme d'intégration semble plus complexe qu'elle ne l'est en réalité. En résumé, il s'agit d'une combinaison d'intégration EDI directe et d'intégration EDI indirecte. La plupart des entreprises réalisent l'intégration EDI par une approche hybride. Pour les fournisseurs, ce n'est pas nécessairement par choix ; cela dépend entièrement des exigences EDI de vos clients.