Wat is EDI?

Dus, u bent een beginner als het gaat om EDI, of misschien wilt u gewoon een opfriscursus. Dat is niet erg, wij zijn hier om u een uitgebreid overzicht te geven van de basisprincipes.  

EDI, of elektronische gegevensuitwisseling ("Electronic Data Interchange"), is een eenvoudige manier om B2B-documenten uit te wisselen in een volledig elektronische vorm. 

EDI elimineert papier en maakt geautomatiseerde gegevensuitwisseling tussen zakenpartners mogelijk. EDI-documenten bevatten dezelfde informatie als hun papieren tegenhanger - een elektronische factuur bevat bijvoorbeeld dezelfde elementen (datum, artikel, artikelnummer, kosten, enz.) als een papieren factuur, maar niemand hoeft tijd te besteden aan het doorzoeken van tientallen facturen per dag om te vinden wat ze nodig hebben - EDI-documenten automatiseren dat proces voor u door het creëren van gestandaardiseerde elektronische berichten (zakelijke documenten) tussen zakelijke partners en deze documenten beschikbaar te maken op één enkele locatie, meestal een Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem. 

EDI is tijdbesparend, kosteneffectief en helpt fouten te voorkomen die bij handmatige verwerking kunnen worden gemaakt. 

Hoe is EDI geformatteerd? 

Alle EDI berichten voldoen aan bepaalde regels. Deze regels variëren door syntax, codes, bericht ontwerpen en identificatie waarden, allemaal bepaald door de standaard die wordt gebruikt (meer over standaarden hieronder). Syntax regels, bijvoorbeeld, bepalen de volgorde van elementen binnen een bericht, terwijl codes worden gebruikt om algemene informatie zoals datums of landcodes weer te geven. 

EDI Standaarden

Voordat we verder gaan, is het belangrijk op te merken dat EDI geen standaard op zich is. Het is meer een algemene term die wordt gebruikt om gegevens te beschrijven die worden uitgewisseld in een gestandaardiseerd formaat. 

Hoewel de overgrote meerderheid gebaseerd is op het XML formaat, bestaan er nogal wat standaarden voor EDI (honderden zelfs), waarvan we er vele in meer detail hebben beschreven in andere blogs, zoals deze: EDI & e-facturatie in verschillende industrieën. Deze standaarden bestaan omdat elk bedrijf andere behoeften heeft als het aankomt op document uitwisseling, afhankelijk van hun land en/of industrie. Bijvoorbeeld, Noord Amerika gebruikt ANSI X12, terwijl het grootste deel van Europa de internationale UN/EDIFACT standaard gebruikt. 

De meeste EDI standaarden zijn opgebouwd uit drie onderdelen: elementen, segmenten en transactiesets. Deze zijn gedefinieerd door de standaard die zij volgen.  

Elementen: De afzonderlijke stukjes informatie die de segmenten vormen. Een element kan bijvoorbeeld zo eenvoudig zijn als een getal dat de aantallen in een inkooporder weergeeft. 

Segmenten: Een combinatie van de afzonderlijke elementen die informatie geeft over de aard van het document. 

Transactiesets: Een combinatie van segmenten die samen het volledige bericht vormen.

Voorbeeld van een standaard: EDIFACT is een gestructureerde gegevenstaal die elk type bedrijf of handel kan beschrijven door zijn unieke formaat. Het biedt een hiërarchische structuur voor elektronische berichten. Deze structuur kan worden gebruikt voor vele soorten documenten (facturen, orders, verzendingsberichten, enz.). De gegevens zijn verdeeld in verschillende elementen en segmenten, die beide bestaan uit gangbar en land- of sectorspecifieke EDIFACT-specificaties. Deze worden vervolgens uitgesplitst in verschillende EDIFACT subsets.

Wat betekent 'EDI capable' zijn?

Nu we de basis hebben behandeld, is het een goed moment om wat algemeen industrie jargon te behandelen dat u zeker op een of ander moment zult horen als u te maken krijgt met elektronische document uitwisseling: EDI capable en non-EDI

'Capable' zijn voor EDI betekent simpelweg dat u in staat bent om zakelijke documenten elektronisch te verzenden en te ontvangen terwijl u voldoet aan specifieke standaarden. Het betekent ook dat u gemakkelijk en via een beveiligd netwerk verbinding kunt maken met wereldwijde handelspartners. Een 'non-EDI' handelspartner is daarentegen een handelspartner die deze mogelijkheden niet heeft. Dit wijst er meestal op dat de handelspartner (nog) niet de technologie heeft geïmplementeerd die nodig is om elektronische documenten te creëren en te verzenden.  

EDI Mapping

Over technologie gesproken, dat brengt ons bij een essentieel onderdeel van alle elektronische uitwisselingen tussen zakenpartners: EDI mapping. Dit is het proces waarin de data die u verstrekt worden vertaald naar een formaat dat kan worden begrepen door het ontvangende systeem (dat van uw zakenpartner). De data die u verstrekt kunnen gegenereerd zijn door uw ERP, maar afhankelijk van de technologie die u gebruikt, kan uw oorspronkelijke data ook een PDF factuur zijn. Dus als u bijvoorbeeld een leverancier bent en een factuur moet sturen naar een van uw klanten en u maakt uw facturen in een ERP-systeem, dan zal uw EDI-technologie automatisch het formaat dat uw ERP heeft gegenereerd (bijv. ANSI X12) transformeren naar het formaat dat uw klant nodig heeft (bijv. IDoc). 

Er zijn twee mapping-technieken: direct ( point-to-point) en indirect (VAN of een open netwerk zoals Peppol). 

Als u meer wilt weten over EDI mapping, hebben we hier uitgebreid over het onderwerp geschreven: EDI Mapping 101: Direct vs. Canonical Data Model.

Transmissiemethode

Zodra de data door middel van EDI technologie in het juiste formaat zijn omgezet, moet het op de juiste manier worden verzonden. Dat is waar communicatieprotocollen in het spel komen - ook bekend als communicatie- of transmissiemethoden. Het verwijst naar de leveringsmethode. U kunt de transmissiemethode zien als de postdienst die uw brief bezorgt, bijvoorbeeld PostNL. Maar PostNL is niet uw enige optie voor het verzenden van een brief - hetzelfde geldt voor het verzenden van documenten via EDI. Een veelgebruikte aflevermethode is AS2

Handelspartners komen een transmissiemethode overeen in hun initiële handelsovereenkomst - samen met het vereiste EDI formaat - zodat de regels voor het verzenden van elektronische documenten altijd duidelijk zijn. 9,9 van de 10 keer is het de koper die deze regels bepaalt.

EDI Integratie

Wanneer u EDI in uw bedrijf invoert, zet u een veilige workflow op tussen u en uw handelspartners om een naadloze elektronische documentuitwisseling te garanderen. Dit vereist integratie, die intern kan worden uitgevoerd, maar meestal wordt uitbesteed aan een derde partij, SaaS provider zoals TIE Kinetix. Zolang u de standaarden ( dataformaten) en protocollen (leveringsmethoden) met uw handelspartners hebt vastgesteld, is het eenvoudig om aan de slag te gaan.