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21 Février 2022
L’EDI, c’est quoi ?
EDI, ou « Echange de Données Informatisé » est tout simplement un moyen d’échange de documents au format électronique.
L'EDI permet d'éliminer le papier et d'automatiser l'échange de données entre les partenaires commerciaux. Les documents EDI contiennent les mêmes informations que leur équivalent papier : par exemple, une facture électronique contient les mêmes éléments (date, article, numéro d'article, coût, etc.) qu'une facture papier, mais plus personne ne perd de temps à revoir des dizaines de factures par jour pour trouver ce dont on a besoin. Les documents EDI automatisent ce processus pour vous en créant des messages électroniques standardisés (documents commerciaux) entre les partenaires commerciaux et en rendant ces documents disponibles en un seul endroit, comme un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP).
L'EDI permet de gagner du temps, est rentable et contribue énormément à l'élimination des erreurs qui risquent d'être commises lors d'un traitement manuel.
Comment l'EDI est-il formaté ?
Tous les messages EDI respectent certaines règles. Ces règles varient selon un standard, les codes, la conception des messages et les valeurs d'identification, tous déterminés par la norme utilisée (plus d'informations sur les normes ci-dessous). Les règles syntaxiques, par exemple, déterminent l'ordre de disposition des éléments dans un message, tandis que les codes sont utilisés pour présenter des informations courantes telles que les dates ou les codes pays.
Normes EDI
Il est important de souligner que l’EDI n’est pas une norme en soi. Il s’agit plutôt d’un terme général utilisé pour décrire les données qui sont échangées dans un format standardisé.
La grande majorité se base sur le format XML, mais il existe un grand nombre de normes d'EDI (des centaines en fait), dont beaucoup ont été décrites plus en détail dans d'autres blogs, comme celui-ci : Introduction aux normes et sous-ensembles EDI. Ces normes existent parce que chaque entreprise a des besoins différents en matière d'échange de documents en fonction de son pays et/ou de son secteur d'activité. Par exemple, l'Amérique du Nord utilise ANSI X12, tandis que la majorité des pays européens utilisent la norme internationale UN/EDIFACT.
La plupart des normes EDI sont composées de trois ensembles : éléments, segments et ensembles de transactions. Ils sont également définis par la norme qu'ils suivent.
Éléments : Les éléments d'information individuels qui composent les segments. Par exemple, un élément peut être aussi simple qu'un nombre qui représente la quantité dans un bon de commande.
Segments : Une combinaison des éléments individuels qui fournit des informations sur la nature du document.
Sets de transactions : Une combinaison de segments qui détermine le message complet.
Exemple d’une norme : L’ EDIFACT est d’un langage de données structuré qui peut décrire tous types d’activités ou d’échanges commerciaux grâce à son format unique. Il fournit une structure hiérarchique pour les messages électroniques. Cette structure peut être utilisée pour de nombreux types de documents (factures, commandes, avis d’expédition, etc.). Les données sont divisées en divers éléments et segments, qui consistent tous deux en des spécifications EDIFACT communément comprises, spécifiques à un pays ou à un secteur. Celles-ci sont ensuite décomposées en divers sous-ensemble EDIFACT.
C’est quoi être capable de l'EDI ?
Maintenant que nous avons abordé les notions de base, il est temps de se lancer dans le jargon du secteur que vous allez rencontrer à un moment ou à un autre si vous vous occupez d'échange de documents électroniques : être qualifié EDI ou non.
Être capable d'utiliser l'EDI signifie simplement que vous êtes en mesure d'envoyer et de recevoir des documents commerciaux par voie électronique tout en vous conformant à des normes spécifiques. Cela signifie également que vous pouvez vous connecter à des partenaires commerciaux internationaux facilement via un réseau sécurisé. Au contraire, un partenaire commercial non-EDI est un partenaire qui ne dispose pas de ces capacités, le plus souvent parce qu'il n'a pas (encore) mis en œuvre la technologie requise pour créer et envoyer des documents électroniques.
Le Mapping EDI
Le sujet de la technologie nous amène à un élément essentiel de tous les échanges électroniques entre partenaires commerciaux : le mapping EDI. C'est le processus par lequel les données que vous fournissez sont traduites dans un format qui peut être compris par le système récepteur (celui de votre partenaire commercial). Les données que vous fournissez peuvent avoir été générées par votre ERP, mais selon la technologie que vous utilisez, vos données initiales peuvent aussi être quelque chose comme une facture PDF. Ainsi, par exemple, si vous êtes un fournisseur et vous devez envoyer à votre client une facture créée dans votre système ERP, votre technologie EDI transformera automatiquement le format généré par votre ERP (par exemple en UN/EDIFACT) en format requis par votre client (comme un IDoc).
Il existe deux techniques de mapping : directe (point à point) et indirecte (RVA ou réseau ouvert comme Peppol).
Si vous souhaitez en savoir plus sur le mapping EDI, nous avons écrit de nombreux articles sur le sujet ici : Mapping EDI : direct VS canonique.
Modes de transmission
Après la conversion des données via EDI au format requis , elles doivent être envoyées correctement, et c’est là que les protocoles de communications (ou modes de transmission) jouent un rôle, dans ce cas-là, celui d’un mode de livraison. Prenons FedEx comme exemple, c’est un service postal qui vous livre des lettres, mais ce n’est pas le seul que vous utilisez. Même chose avec livraison d’EDI : le protocole courant étant l’AS2.
Les partenaires commerciaux conviennent d’un mode de transmission dans leur accord commercial initial - ainsi que du format EDI requis - afin que les règles d'envoi des documents électroniques soient toujours claires. 9 fois sur 10, c'est l'acheteur qui fixe ces règles.
Intégration EDI
Lorsque vous adoptez l'EDI dans votre entreprise, vous mettez en place un flux de travail sécurisé entre vous et vos partenaires commerciaux pour assurer un échange de documents électroniques sans faille. Cela nécessite une intégration, qui peut être exécutée en interne mais qui est le plus souvent externalisée à un fournisseur SaaS tiers comme TIE Kinetix. Dès lors que vous avez déterminé les normes (formats de données) et les protocoles (méthodes de livraison) avec vos partenaires commerciaux, il est facile de commencer.
