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9. März 2022
Was ist EDI?
EDI, der elektronische Datenaustausch, ist eine einfache Möglichkeit, B2B-Dokumente in vollständig elektronischer Form auszutauschen.
EDI macht Papier überflüssig und ermöglicht einen automatisierten Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern. EDI-Dokumente enthalten dieselben Informationen wie ihr Gegenstück in Papierform - eine elektronische Rechnung enthält beispielsweise dieselben Elemente (Datum, Artikel, Artikelnummer, Kosten usw.) wie eine Rechnung in Papierform, aber niemand muss sich täglich durch Dutzende von Rechnungen wühlen, um das zu finden, was er braucht - EDI-Dokumente automatisieren diesen Prozess für Sie, indem sie standardisierte elektronische Nachrichten (Geschäftsdokumente) zwischen Geschäftspartnern erstellen und diese Dokumente an einem einzigen Ort verfügbar machen, höchstwahrscheinlich in einem ERP-System (Enterprise Resource Planning).
EDI ist zeitsparend, kosteneffizient und hilft, Fehler zu vermeiden, die bei der manuellen Verarbeitung gemacht werden können.
Wie ist EDI formatiert?
Alle EDI-Nachrichten entsprechen bestimmten Regeln. Diese Regeln unterscheiden sich in der Syntax, den Codes, den Nachrichtenentwürfen und den Identifikationswerten, die alle durch den verwendeten Standard bestimmt werden (mehr über Standards weiter unten). Die Syntaxregeln bestimmen beispielsweise die Reihenfolge der Anordnung der Elemente in einer Nachricht, während die Codes dazu dienen, allgemeine Informationen wie Datumsangaben oder Ländercodes anzuzeigen.
EDI-Standards
Bevor wir fortfahren, ist es wichtig zu wissen, dass EDI an sich kein Standard ist. Es handelt sich vielmehr um einen allgemeinen Begriff, der den Austausch von Daten in einem standardisierten Format beschreibt.
Obwohl die meisten auf dem XML-Format basieren, gibt es eine ganze Reihe von Standards für EDI (eigentlich Hunderte), über die wir in anderen Blogs, wie z. B. diesem, ausführlicher geschrieben haben: Einführung in EDI-Standards und Untergruppen. Diese Standards gibt es, weil jedes Unternehmen je nach Land und/oder Branche unterschiedliche Anforderungen an den Dokumentenaustausch hat. In Nordamerika wird zum Beispiel ANSI X12 verwendet, während der größte Teil Europas den internationalen UN/EDIFACT-Standard nutzt.
Viele EDI-Standards bestehen aus einer Reihe von Komponenten, z. B. Elementen, Segmenten und Transaktionssätzen (relevant für den ANSI X12-Standard). Diese Komponenten werden jedoch durch den jeweiligen Standard definiert, dem sie folgen. Für ANSI X12 sieht das folgendermaßen aus:
Elemente: Die einzelnen Informationselemente, aus denen die Segmente bestehen. Ein Element kann zum Beispiel eine einfache Zahl sein, die die Menge in einer Bestellung angibt.
Segmente: Eine Kombination der einzelnen Elemente, die Informationen über die Art des Dokuments liefert.
Transaktionssätze: Eine Kombination von Segmenten, die die vollständige Nachricht bilden.
Was ist EDI-fähig?
Nachdem wir nun die Grundlagen behandelt haben, ist es an der Zeit, auf einige gängige Fachausdrücke einzugehen, die Sie sicher irgendwann einmal hören werden, wenn Sie mit elektronischem Dokumentenaustausch zu tun haben: EDI-fähig und nicht EDI-fähig.
EDI-fähig zu sein bedeutet einfach, dass Sie in der Lage sind, Geschäftsdokumente elektronisch zu senden und zu empfangen und dabei bestimmte Standards einzuhalten. Es bedeutet auch, dass Sie problemlos und über ein sicheres Netz mit globalen Handelspartnern in Verbindung treten können. Ein nicht-EDI-fähiger Handelspartner ist dagegen ein Partner, der diese Fähigkeiten nicht besitzt. Dies deutet meist darauf hin, dass der Handelspartner die für die Erstellung und den Versand elektronischer Dokumente erforderliche Technologie (noch) nicht implementiert hat.
EDI-Mapping
Da wir gerade von Technologie sprechen, kommen wir zu einer entscheidenden Komponente des elektronischen Austauschs zwischen Geschäftspartnern: Die EDI-Zuordnung. Dabei handelt es sich um den Prozess, bei dem die von Ihnen bereitgestellten Daten in ein Format übersetzt werden, das von dem empfangenden System (dem Ihres Geschäftspartners) verstanden werden kann. Die von Ihnen bereitgestellten Daten können von Ihrem ERP-System generiert worden sein, aber je nach der von Ihnen verwendeten Technologie kann es sich bei Ihren ursprünglichen Daten auch um eine PDF-Rechnung handeln. Wenn Sie also beispielsweise als Lieferant eine Rechnung an einen Ihrer Kunden senden müssen und Ihre Rechnungen in einem ERP-System erstellen, wandelt Ihre EDI-Technologie das von Ihrem ERP-System erzeugte Format (z. B. ANSI X12) automatisch in das von Ihrem Kunden benötigte Format (z. B. IDoc) um.
Es gibt zwei Mapping-Techniken: direkt (Punkt-zu-Punkt) und indirekt (VAN oder offenes Netz wie Peppol).
Übertragungsverfahren
Nachdem die Daten mit Hilfe der EDI-Technologie in das entsprechende Format umgewandelt wurden, müssen sie auf die richtige Weise versendet werden. Hier kommen die Kommunikationsprotokolle ins Spiel - auch bekannt als Kommunikations- oder Übertragungsverfahren. In jedem Fall handelt es sich um die Art der Übermittlung. Sie können sich die Übertragungsmethode wie den Postdienst vorstellen, der Ihren Brief zustellt, zum Beispiel FedEx. Aber FedEx ist nicht die einzige Möglichkeit, einen Brief zu verschicken - das Gleiche gilt für den Versand von Dokumenten über EDI, wobei AS2 eine gängige Übertragungsmethode ist.
Die Geschäftspartner vereinbaren in ihrer ursprünglichen Handelsvereinbarung eine Übertragungsmethode - zusammen mit dem erforderlichen EDI-Format -, so dass die Regeln für den Versand elektronischer Dokumente immer klar sind. In 9,9 von 10 Fällen ist es der Käufer, der diese Regeln festlegt.
EDI-Integration
Wenn Sie EDI in Ihr Unternehmen einführen, richten Sie einen sicheren Workflow zwischen Ihnen und Ihren Handelspartnern ein, um einen nahtlosen elektronischen Dokumentenaustausch zu gewährleisten. Dazu ist eine Integration erforderlich, die Sie selbst durchführen können, die aber in den meisten Fällen an einen SaaS-Anbieter wie TIE Kinetix ausgelagert wird. Sobald Sie mit Ihren Handelspartnern die Standards (Datenformate) und Protokolle (Übermittlungsmethoden) festgelegt haben, können Sie ganz einfach loslegen.
