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2 Octobre 2020
Quels que soient votre secteur d'activité, la taille de votre entreprise ou vos capacités techniques, les avantages de l'EDI sont innombrables.
Bien que le choix de mettre en œuvre une solution EDI soit souvent dû à une réduction des coûts, le traitement électronique présente bien d’autres avantages qu'il est important de prendre en considération.
Pour vous donner un aperçu, nous avons établi un top 5 des avantages de l’EDI. Sans surprise, la réduction des coûts se classe au premier rang.
Avant qu'on aille dans les détails: si vous cherchez une introduction à l'échange de données électroniques, veuillez lire notre article de blog EDI 101.
1. Réduction des coûts
Les processus manuels en matière d’échange de documents sont coûteux. Le coût du traitement manuel d’une commande entrante se situe entre 25 et 30 euros par document. Il faut en effet prendre en compte le papier, l’impression, l’envoi, et l’archivage, en plus des coûts en personnel pour le traitement et la correction des documents.
À titre de comparaison, le coût diminue pour s’établir entre 0,25 à 0,75 € par document avec l'EDI, ce qui correspond à des économies considérables.
Dans cette optique, il est clair que plus le volume de documents échangés est important, plus les économies sont importantes. Pour les entreprises qui échangent une grande quantité de documents chaque mois, l'EDI est une excellente occasion (souvent une nécessité) de réduire considérablement les coûts opérationnels.
L'EDI permet non seulement de réaliser des économies en matière de ressources et de coût humain, mais permet aussi de réduire les coûts dus à des erreurs de traitement manuel.
Ce qui nous amène à l'avantage n°2.
2. Vitesse et précision accrues
En plus d'être coûteux, les processus manuels sont chronophages et sujets à de nombreuses erreurs. Lorsque les transactions sont traitées manuellement, elles peuvent prendre des jours, voire des semaines, et des erreurs sont inévitables.
Lorsqu'une erreur se produit, en plus de causer des retards dans les échanges, elle peut aussi être coûteuse en termes d'argent et de ressources nécessaires pour la corriger. Plus le nombre de lignes d'une commande est élevé, par exemple, plus il faudra de temps à votre personnel pour retravailler le document et corriger les erreurs.
L'EDI élimine ce facteur humain de l'équation, en réduisant les erreurs d'au moins 40% tout en accélérant les échanges à quelques minutes, voire quelques secondes, grâce à l’automatisation. Avec les progrès en matière d’EDI et d’intégration des données, qui permettent une validation des données ainsi que la mise en place de processus pour traiter des possibles exceptions, les entreprises peuvent désormais atteindre une précision de 100% dans leurs échanges et, par conséquent, accélérer considérablement leurs opérations.
La réduction des délais de traitement signifie des transactions commerciales plus rapides et une meilleure gestion des stocks. Grâce à l’EDI, vous serez non seulement payé plus rapidement, mais vous réduirez également vos délais de traitement tout en augmentant la visibilité sur votre supply chain.
3. Meilleure efficacité
La réduction des coûts, la diminution des erreurs humaines et l'accélération du traitement rendent votre entreprise plus efficace.
L'échange de documents étant automatisé grâce à l'EDI, votre entreprise n’a pas à consacrer autant de temps et de ressources pour des tâches manuelles et répétitives. Vos employés peuvent passer moins de temps sur le traitement de documents, et plus se focaliser sur des activités qui augmenteront la productivité de votre entreprise.
Vu que vos processus d’échange sont plus rapides et efficaces, vos clients reçoivent leurs commandes plus vite et vos fournisseurs sont payés plus rapidement. Ils sont ainsi heureux de faire affaire avec vous. Cela nous amène au quatrième avantage de l’EDI…
4. Collaboration renforcée avec les partenaires commerciaux
On sous-estime souvent l'importance pour une entreprise d'entretenir de bonnes relations avec tous ses partenaires commerciaux. Qui veut faire des affaires avec un fournisseur qui ne traite jamais les commandes à temps ?
Des clients qui se plaignent d'un retard de commande aux fournisseurs qui veulent être payés rapidement, maintenir de bonnes relations avec les partenaires commerciaux peut être un cauchemar sans les bons outils.
L'EDI garantit que tous vos documents, à savoir commandes, factures, bons de livraison, ou autres, sont traités rapidement et avec précision, consolidant ainsi la collaboration avec vos fournisseurs et clients.
De plus, à mesure qu'une entreprise se développe et qu'elle accepte de plus en plus de partenaires commerciaux, l'EDI devient essentiel pour gérer toutes les relations avec ces derniers car la volumétrie devient trop importance pour un traitement manuel.
L'EDI garantit une conformité totale aux exigences spécifiques de chaque partenaire et, par conséquent, contribue à éviter de potentielles pénalités ou rétrofacturations. L’EDI permet également aux entreprises disposant d'un vaste réseau de partenaires d'intégrer rapidement leurs fournisseurs et leurs clients (et ce automatiquement dans certains cas).
5. Amélioration de la sécurité
La sécurité des données devenant de plus en plus une priorité absolue pour les entreprises, l'EDI devient conséquemment de plus en plus une nécessité. Le courrier papier, le fax, ou le courrier électronique n'offrent pas le niveau de sécurité que l'EDI peut procurer.
Grâce à des protocoles et des normes avancés, ainsi qu'à des systèmes d'authentification et de cryptage sophistiqués, l'EDI garantit la confidentialité et la sécurité des données échangées. Lors de la sélection d'un fournisseur EDI, il est donc extrêmement important d'étudier les procédures et les solutions de sécurité que celui-ci propose afin de déterminer si la plateforme est certifiée en matière de protection et de sécurité des données.
6. Bonus : l'EDI est écologique
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises s’efforcent de mettre en œuvre des solutions écologiques afin de limiter leurs impacts sur l’environnement. Et l’EDI peut jouer son rôle dans cette transition. En plus de réduire les coûts, les solutions numériques contribuent à réduire les émissions de CO2 et l’utilisation non-nécessaire de papier.
