Was ist EDI?

19 November 2020
Aktualisiert am 22. Mai 2023

EDI steht für Electronic Data Interchange (Elektronischer Datenaustausch). Er ist definiert als der elektronische Computer-zu-Computer-Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten Format. Im EDI-Jargon werden diese Geschäftsdokumente (z.B. Bestellungen, Rechnungen, Schiffsvorankündigungen usw.) als Transaktionssätze bezeichnet. Organisationen, die EDI-Transaktionssätze austauschen, werden als Handelspartner bezeichnet.

Der elektronische Datenaustausch ist für die meisten B2B-Transaktionen in der heutigen Geschäftswelt erforderlich. Die Anwendung von EDI im Geschäftsleben hat das Potenzial, die Effizienz der Lieferkette drastisch zu verbessern, die Kosten zu senken und vieles mehr. Die Möglichkeit für jeden Handelspartner, EDI-Bestellungen und EDI-Rechnungen (auch als elektronische Rechnungen oder E-Invoices bekannt) sowie alle anderen wichtigen Geschäftsdokumente auszutauschen, bedeutet, dass diese Handelspartner EDI-fähig sind.

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Wie funktioniert EDI?

Es gibt viele Komponenten des elektronischen Datenaustauschs, aber im Allgemeinen kann man sich EDI als einen elektronischen Postdienst vorstellen. Stellen Sie sich vor, dass Umschläge mit wichtigen Geschäftsdokumenten zwischen einem Absender und einem Empfänger nach gemeinsam definierten EDI-Standards ausgetauscht werden, wobei man sich vorstellen kann, dass jeder Umschlag mit der bevorzugten Briefmarke des Empfängers versehen wird. Andernfalls wird das Dokument nicht angenommen und an den Absender zurückgeschickt. Um diesen EDI-Austausch zu ermöglichen, ist es notwendig, eine EDI-Software zu verwenden, die als jener Postdienst fungiert, der die Zustellung sicherstellt.

Kurze Geschichte des EDI

EDI gibt es schon seit langer Zeit. Wir können seinen Ursprung bis in die frühen 1960er Jahre zurückverfolgen, als Edward A. Guilbert, der Vater von EDI, die ersten Vor-EDI-Nachrichten standardisierte und dabei die Manifeste erweiterte, die er mit Offizieren der US-Armee während der Berliner Luftbrücke von 1948 entwickelt hatte. EDI wurde zunächst als eine Methode zum elektronischen Datenaustausch zwischen Lieferanten und Militärtruppen eingeführt.

1975 - Die ersten Standards für den elektronischen Datenaustausch wurden von dem 1968 gegründeten Koordinierungsausschuss für Transportdaten (Transportation Data Coordinating Committee) veröffentlicht, dessen Vorsitzender Edward Guilbert maßgeblich an den ersten EDI-Standards beteiligt war.

1978 - Der Koordinierungsausschuss für Transportdaten wurde in Electronic Data Interchange Association umbenannt und vom American National Standards Institute als ANSI X12-Ausschuss eingesetzt.

1981 - Die ersten ANSI X12-Standards wurden veröffentlicht und enthielten spezifische EDI-Regeln für die Transport-, Lebensmittel-, Arzneimittel-, Lager- und Bankbranche.

1985 - Die Vereinten Nationen nahmen die Hilfe von ANSI X12 in Anspruch und schufen den globalen EDI-Standard UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport)

1990er Jahre - Hier sehen wir ein enormes Wachstum bei der Anwendung und Nutzung von EDI im Geschäftsleben, da es für viele Einzelhändler im Gesundheitswesen obligatorisch wurde. Damit wurde eine ganz neue Ebene von EDI eingeführt, die hauptsächlich mit Sicherheit und Verschlüsselung zu tun hatte. In den 90er Jahren wurden auch die ersten EDI-VANs (Value Added Networks) im Internet eingeführt, und das EDI-Kommunikationsprotokoll EDIINT/AS1/AS2 begann sich in der Praxis durchzusetzen.

2000er Jahre - Gerüchte sagten voraus, dass EDI mit dem Aufkommen von XML bald tot sein würde. Zur gleichen Zeit explodierten die Online-Bestellungen, und Online-Händler begannen zu verlangen, dass alle ihre Lieferanten EDI zum Austausch von Geschäftsdokumenten verwenden.

Heute haben sich Gerüchte über die 2000er Jahre als genau diese Gerüchte erwiesen. EDI ist definitiv nicht tot. Tatsächlich verlangen über 90% der Einzelhandelsunternehmen weltweit von ihren Partnern die Einführung von EDI, um mit ihnen Geschäfte machen zu können. Immer mehr kleine Unternehmen werden auch EDI-fähig.

EDI-Normen

Handelspartner, die über EDI kommunizieren, müssen die gleichen EDI-Standards befolgen, um ihre geschäftskritischen Daten zu formatieren. EDI-Standards sind die Regeln (Struktur, Inhalt, Syntax), die die für den Datenaustausch zwischen Handelspartnern verwendete Sprache definieren. Diese EDI-Standards gewährleisten eine allgemein verständliche Bedeutung über verschiedene Systeme hinweg.

Die meisten Handelspartner verwenden die folgenden EDI-Standards:

ANSI X12 - Amerikanisches Nationales Normungsinstitut X12
UN/EDIFACT - EDI für die Erleichterung von Verwaltung, Handel und Transport

Häufig verwendete internationale Standards sind:

GS1 - Globale Normen 1
Peppol - Eine Reihe offener und interoperabler technischer Spezifikationen für Purchase-to-Pay (P2P) - Geschäftsprozesse

Warum EDI-Standards verwenden?

EDI-Standards machen das Rätselraten über den Inhalt eines Geschäftsdokuments überflüssig. Hier sind einige wichtige Gründe dafür, dass EDI-Standards bei B2B-Transaktionen eingeführt wurden:

• Unterschiedliche Computer-Hardware auf der ganzen Welt
• Verschiedene interne Geschäftssysteme (ERPs, WMSs, etc.)
• Unterschiedliche Betriebssysteme
• Verschiedene Programmiersprachen
• Unterschiedliche Dateistrukturen
• Verschiedene Zeichensätze und Sprachen

Mapping

Sobald Sie die EDI-Standards abgedeckt haben, benötigen Sie ein Mapping. Das Mapping ist entscheidend, um sicherzustellen, dass EDI-Daten in ein anderes Format übersetzt und in Ihr ERP-, Buchhaltungs-, Lagersystem usw. integriert werden.

EDI-Kommunikationsoptionen

Um EDI-Daten zwischen Handelspartnern zu übertragen oder zu senden, ist eine Art Kommunikationsmethode erforderlich. Im Folgenden sind die wichtigsten EDI-Kommunikationsmöglichkeiten aufgeführt:

Mehrwert-Netzwerk (VAN)

Ein Mehrwertnetzwerk (VAN) ist ein privater, gehosteter Dienst, der einen sicheren Weg zum Austausch von EDI-Nachrichten zwischen Unternehmen bietet. Es handelt sich im Grunde um einen gesicherten elektronischen Postdienst für Handelspartner. 

Direkte Verbindungen

Direkte Verbindungen ermöglichen es den Handelspartnern, Daten direkt miteinander über gesicherte Protokolle zu übertragen, die mitbestimmen, wie die EDI-Daten geliefert werden. Häufig verwendete Protokolle sind:

AS2, AS3, AS4 usw.
FTP, sFTP, FTP/S, HTTPS
IP über VPN

Direkte Verbindungen bieten volle Kontrolle über EDI-Operationen, erfordern jedoch eine Investition in EDI-Software und -Hardware sowie ein Team von IT-Experten zur Verwaltung der Umgebung.

Web-basiertes EDI

Ideal für kleine Unternehmen ohne technisches Personal und mit begrenzten Mitteln, die schnell EDI-konform werden müssen. Web-basiertes EDI verwendet ein Portal, das es den Handelspartnern ermöglicht, Dokumente in menschenlesbare Webseiten umzuwandeln. Zur Verdeutlichung: Web-basiertes EDI erfordert manuelle Eingriffe.

Servicebüros/Auslagerung/BPO

Unternehmen, die nicht in die Infrastruktur und das Personal investieren wollen, die für die Verwaltung von EDI vor Ort erforderlich sind, entscheiden sich häufig für einen EDI-Dienstleister eines Drittanbieters, der die Implementierung, das Onboarding der Handelspartner sowie die tägliche Wartung und Unterstützung übernimmt.

PDF-zu-EDI

Papierbasierte Dokumente werden mit 100-prozentiger Genauigkeit in EDI konvertiert, wodurch die manuelle Verarbeitung im herkömmlichen EDI-Verfahren entfällt und alle nicht aktivierten Partner automatisiert werden.