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7 juin 2022
Il existe d'innombrables façons d'y parvenir, mais nous allons mettre l'accent sur la supply chain, notamment en ce qui concerne l'échange de documents.
Que l’on parle d’un auto-entrepreneur ou d’un directeur financier d’une grande entreprise, chacun souhaite que son entreprise soit rentable. Ceci est faisable, entre autres, en gardant une trace de chaque document commercial qui entre et sort de l’entreprise.
Le monde des affaires tourne autour de l’achat et de la vente, de l’acquisition et de l’approvisionnement. Cela implique naturellement une bonne communication entre les deux parties et se traduit généralement par une multitude de documents commerciaux standards (comme les bons de commande et les factures) dans un grand nombre de formats, stockés dans plusieurs endroits, livrés de différentes manières.
Disons simplement que certaines méthodes sont meilleures (pour le monde et pour votre entreprise) que d'autres.
Digitalisation et Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE)
Les décisions commerciales et managériales sont influencées dans tous les domaines par les politiques de RSE. Mais il est plus rare de voir une initiative qui couvre un domaine plus large que la seule numérisation des échanges de documents - en particulier une initiative qui offre simultanément une solution durable pour améliorer l'efficacité des processus d'entreprise et qui répond aux besoins de conformité actuels et futurs.
Aux Pays-Bas, par exemple, l'Agence Internationale de l'Energie met en œuvre une nouvelle politique énergétique visant à réduire les émissions de gaz à effet de serre de 49 % d'ici 2030. Il s'agit d'une tendance de plus en plus répandue dans le monde, car de plus en plus d'entreprises prennent conscience de leurs émissions de CO2. Les normes s'adaptent pour garantir une durabilité des entreprises à l’image de EY France, qui a renforcé son travail de sensibilisation et de formation aux enjeux « climat ».
Bien qu'il n'y ait pas encore de normes spécifiques en Amérique du Nord pour réduire les émissions de carbone, nous pouvons supposer qu'il y en aura dans un avenir proche. Selon une étude d'EY, la plupart des chefs d'entreprise pensent qu'au cours des cinq prochaines années, nous verrons des mesures importantes autour de l’impact environnemental et de la responsabilité sociale.
La digitalisation et l'environnement
Une des premières idées pour la préservation de l’environnement est d'éliminer l'utilisation du papier, ce que fait très logiquement une solution de numérisation. Saviez-vous qu'un seul arbre produit en moyenne, 10 000 feuilles de papier ? Toute entreprise ne sait que trop bien à quelle vitesse les documents commerciaux peuvent s'empiler. TIE Kinetix, par exemple, facilite l'échange de plus de 81 millions de documents chaque année via sa plateforme FLOW Partner Automation, ce qui représente plus de 10 000 arbres sauvés chaque année.
L'élimination du papier entraîne également l'élimination de l'impression. Le toner, l'encre, et même les imprimantes elles-mêmes, nécessitent l'utilisation de produits chimiques nocifs au cours du processus de fabrication. Sans compter que tout est en plastique. Chaque cartouche de toner émet environ 3,2 kg de CO2 et, en raison de leur composition, les cartouches d'encre et de toner mettent entre 500 et 1 000 ans à se décomposer. Et même si 97 % des cartouche sont recyclables, plus de 50 % finissent encore dans des décharges. Cela représente 300 millions de cartouches rien qu'aux États-Unis.
En ce qui concerne les États-Unis, la Federal Reserve affirme que « si les consommateurs ont rapidement abandonné le papier au profit des transactions numériques, les entreprises sont restées à la traîne. Un pourcentage stupéfiant de 75 % des 25 milliards de factures d'entreprise à entreprise (B2B) échangées chaque année aux États-Unis nécessitent encore un traitement manuel. ». En somme, il y a encore du chemin à faire. En évaluant leur propre impact sur l'environnement, les entreprises sont beaucoup plus susceptibles de prendre conscience des avantages potentiels de la digitalisation globale par rapport à la simple numérisation, non seulement en ce qui concerne la RSE, mais aussi lorsqu'il s'agit d'améliorer leur stratégie commerciale dans son ensemble.
Le développement durable ne se résume pas à l'écologie
Si l'on considère les solutions plus traditionnelles d'échange de documents, souvent numérisées à environ 50 %, qui fonctionnent encore avec du papier ou qui s'appuient fortement sur une communication par courrier électronique non sécurisée (ou dans de nombreux cas, une combinaison des deux), on commence à comprendre que la durabilité ne se résume pas à l'écologie.
Bien sûr, l'utilisation de papier, de toner et de cartouches d'encre est mauvaise pour l'environnement et ne contribue pas aux efforts d'une entreprise pour réduire son empreinte carbone. Mais l'utilisation du papier signifie également que l'automatisation n'est pas possible car un humain devra toujours intervenir.
Cela signifie donc que ces solutions ne sont pas durables d’un point de vue de l’efficacité. Il en va de même pour les solutions qui ne font pas nécessairement appel au papier, mais qui reposent sur des techniques de capture de données peu fiables, comme l'OCR (la Reconnaissance Optique de Caractères, une technologie utilisée pour reconnaître les caractères de texte dans les fichiers PDF et les convertir en données lisibles et consultables), car un humain devra toujours intervenir à un moment ou un autre.
Et si l'on considère que 80 % des cyberattaques se produisent par le biais de la supply chain et que le fait de s'appuyer sur des courriers électroniques non sécurisés pour échanger des documents commerciaux rend vulnérable à ces attaques, il est facile de comprendre pourquoi ces solutions partiellement numériques ne sont pas non plus durables du point de vue de la sécurité.
Nous pouvons également affirmer avec certitude que ces solutions ne sont pas viables en termes de conformité, comme la nécessité de respecter les obligations de facturation électronique en France et en Europe ou la capacité à s'adapter aux différentes normes EDI en Amérique du Nord.
Si l'on envisage le développement durable dans un sens plus large et qu'on le relie aux priorités absolues de la plupart des entreprises, la nécessité d'une solution 100 % digitale comme FLOW apparaît clairement.
La digitalisation et le lieu de travail
Les effets du papier ne se limitent pas à l'environnement. Avec un marché du travail tendu, le travail hybride, le télétravail et, parallèlement, les attentes changeantes des employés, il est important de s'adapter en conséquence. Le papier n’est plus central dans l’équation.
Une solution de digitalisation permet de travailler facilement de n'importe où dans le monde et d'avoir un accès sécurisé aux documents dont vous avez besoin. De plus, les tâches répétitives et manuelles sont éliminées. Cela permet de donner aux employés, par exemple ceux du département financier, plus de sens à leur travail - des employés heureux sont indéniablement plus productifs que ceux qui se sentent épuisés à la fin de la journée. Ainsi, les entreprises sont en mesure de répondre (et peut-être même de dépasser) les attentes associées à une nouvelle génération de travail et de se rendre plus attrayantes pour attirer de nouveaux talents.
Améliorer la sécurité et choisir de faire le bien
Les effets de la digitalisation ont une grande portée, alors qu'on ne peut pas en dire autant de la numérisation, ou du moins pas dans la même mesure. En apparence, investir dans une solution de numérisation peut sembler prometteur. Il y a, bien sûr, certains avantages opérationnels, comme la réduction de la saisie manuelle, mais cela ne peut jamais aboutir à une véritable automatisation des tâches répétitives, et cela ne résoudra certainement pas le problème du papier.
Ainsi, si la numérisation peut être bénéfique pour votre entreprise à court terme, n'oubliez pas ceci : La numérisation est, et sera toujours, une solution temporaire. La digitalisation, en revanche, est une solution à long terme. C'est bon pour votre entreprise, bon pour vos employés et bon pour le monde.
