20. September 2022

Es gibt unzählige Möglichkeiten, dies zu tun, aber wir werden die Lieferkette beleuchten, insbesondere was den Austausch von Dokumenten betrifft. 

Vielleicht sind Sie ein Einzelunternehmer. Oder Sie sind der CFO eines großen Unternehmens. Was haben die beiden gemeinsam? Sie wollen beide, dass Ihr Unternehmen profitabel wird. Und wie machen Sie das? Indem Sie jedes einzelne Transaktionsdokument (und damit zusammenhängende Dokumente), das in Ihrem Unternehmen ein- oder ausgeht, im Auge behalten. Und natürlich noch viel mehr - wir wollen keine der beiden Rollen herunterspielen!  

Der Punkt ist, dass sich die Geschäftswelt um den Akt des Kaufens und Verkaufens, des Einkaufs und der Lieferung dreht. Dies beinhaltet natürlich eine Menge Hin- und Her-Kommunikation zwischen beiden Parteien und führt in der Regel zu einem Meer von Standard-Geschäftsdokumenten (wie Bestellungen und Rechnungen) in einer beliebigen Anzahl von Formaten, die an einer beliebigen Anzahl von Orten gespeichert werden und auf eine beliebige Anzahl von Wegen zugestellt werden.  

Sagen wir einfach, einige Methoden sind besser (für die Welt und für Ihr Unternehmen) als andere.

Digitalisierung und soziale Verantwortung der Unternehmen (CSR) 

Die Notwendigkeit, ein echtes Engagement für CSR zu demonstrieren, beeinflusst sicherlich Unternehmensentscheidungen in allen Bereichen. Aber es kommt nicht oft vor, dass man auf eine Initiative stößt, die mehr Interessensbereiche abdeckt als die Digitalisierung des Dokumentenaustauschs - insbesondere eine, die gleichzeitig eine nachhaltige Lösung zur Verbesserung der Effizienz von Geschäftsprozessen und zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen jetzt und in Zukunft bietet.  

In den Niederlanden beispielsweise setzt die Internationale Energieagentur rasch eine neue Energiepolitik durch, die darauf abzielt, die Treibhausgasemissionen bis 2030 um 49 % zu senken. Darüber hinaus müssen niederländische Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern ihre CO2-Emissionen innerhalb der nächsten vier Jahre - ab dem 1. Januar 2023 - senken (und diese Zahlen melden). Dies ist ein Trend, der sich weltweit immer mehr durchsetzt, da immer mehr Unternehmen auf ihre CO2-Emissionen achten und die Standards angepasst werden, um die ökologische Nachhaltigkeit der Unternehmen zu gewährleisten.  

Zwar gibt es in Nordamerika derzeit noch keine spezifischen Standards für die Verringerung der Kohlenstoffemissionen, doch können wir davon ausgehen, dass dies in naher Zukunft der Fall sein wird. Laut einer EY-Studie sind die meisten CEOs der Meinung, dass in den nächsten fünf Jahren bedeutende Schritte unternommen werden, um die ökologische und soziale Verantwortung für die Auswirkungen ihres Unternehmens in den Vereinigten Staaten zu übernehmen. Und gerade jetzt sehen wir mehr denn je, dass sich große Unternehmen mit Sitz in den USA verpflichten, ihre ökologische Nachhaltigkeit zu verbessern.

Digitalisierung und Umwelt 

Eine sehr offensichtliche Möglichkeit, zu einer besseren Umwelt beizutragen, ist der Verzicht auf Papier, und genau das ist es, was eine Digitalisierungslösung bewirkt. Wussten Sie, dass ein einziger Baum im Durchschnitt 10.000 Blatt Papier produziert? Jedes Unternehmen weiß nur zu gut, wie schnell sich Geschäftsunterlagen anhäufen können. TIE Kinetix zum Beispiel erleichtert den Austausch von mehr als 1 Milliarde Dokumenten pro Jahr über seine FLOW Partner Automation Plattform - das sind über 100.000 Bäume, die jährlich eingespart werden.  

Mit der Abschaffung von Papier geht auch die Abschaffung des Druckens einher. Toner, Tinte und sogar Drucker selbst erfordern während des Herstellungsprozesses die Verwendung schädlicher Chemikalien. Schließlich besteht alles aus Kunststoff. Jede Tonerkartusche stößt etwa 3,2 kg C02 aus, und aufgrund ihrer Zusammensetzung brauchen sowohl Tinte als auch Tonerkartuschen zwischen 500 und 1.000 Jahre, um sich zu zersetzen. Und obwohl 97 % jeder Kartusche recycelbar sind, landen immer noch mehr als 50 % auf der Mülldeponie. Das sind 300 Millionen Patronen allein in den USA. 

Apropos USA: Die Federal Reserve behauptet: "Während die Verbraucher schnell von Papier auf digitale Transaktionen umgestiegen sind, hinken die Unternehmen hinterher. Unglaubliche 75 % der 25 Milliarden Rechnungen, die jährlich in den Vereinigten Staaten zwischen Unternehmen (B2B) ausgetauscht werden, müssen immer noch manuell bearbeitet werden. Das lässt sich schnell so übersetzen: Es gibt eine Menge Raum für Verbesserungen. Bei der Bewertung ihrer eigenen Umweltauswirkungen erkennen Unternehmen viel eher die potenziellen Vorteile der Digitalisierung, nicht nur in Bezug auf CSR, sondern wenn es um die Verbesserung ihrer Geschäftsstrategie insgesamt geht.   

Nachhaltigkeit ist mehr als "grün" zu sein

Betrachtet man die traditionelleren Lösungen für den Dokumentenaustausch - die oft zu etwa 50 % digital sind -, die immer noch mit Papier arbeiten oder sich stark auf eine unsichere E-Mail-Kommunikation stützen (oder in vielen Fällen eine Kombination aus beidem darstellen), wird deutlich, dass es bei der Nachhaltigkeit um mehr geht als nur den Umweltschutz.  

Natürlich ist die Verwendung von Papier, Toner und Tintenpatronen schlecht für die Umwelt und trägt nicht zu den Bemühungen eines Unternehmens bei, seinen ökologischen Fußabdruck zu verringern. Aber die Verwendung von Papier bedeutet auch, dass eine Automatisierung nicht möglich ist, da immer ein Mensch beteiligt sein muss. 

Das bedeutet also, dass diese Lösungen unter dem Gesichtspunkt der Effizienz nicht nachhaltig sind. Das Gleiche gilt für Lösungen, bei denen nicht unbedingt Papier verwendet wird, sondern unzuverlässige Datenerfassungstechniken wie OCR (Optical Character Recognition - eine Technologie, mit der Textzeichen in PDF-Dateien erkannt und in durchsuchbare und lesbare Daten umgewandelt werden), da immer ein Mensch in der einen oder anderen Form beteiligt sein muss.   

Und wenn man bedenkt, dass 80 % der Cyberangriffe über die Lieferkette erfolgen und dass der Austausch von Transaktionsdokumenten mit Geschäftspartnern über unsichere E-Mails anfällig für diese Angriffe ist, wird klar, warum diese 50 % digitalen Lösungen auch unter Sicherheitsaspekten nicht tragfähig sind. Eine EDI-Lösung kann die Sicherheit der Lieferkette erhöhen.  

Wir können auch mit Sicherheit sagen, dass diese Lösungen nicht zukunftsfähig sind, wenn es um die Einhaltung von Vorschriften geht, wie z. B. die Notwendigkeit, die E-Invoicing-Verpflichtungen in Europa zu erfüllen, oder die Fähigkeit, sich an verschiedene EDI-Standards in Nordamerika anzupassen.  

Wenn man über Nachhaltigkeit im weiteren Sinne nachdenkt und sie mit den wichtigsten Prioritäten der meisten Unternehmen in Verbindung bringt, wird der Bedarf an einer 100%igen Digitalisierungslösung wie FLOW deutlich.

Digitalisierung und der Arbeitsplatz 

Die Auswirkungen von Papier gehen über die Umwelt hinaus. Angesichts des angespannten Arbeitsmarktes, des hybriden Arbeitens, der Vollzeitarbeit von zu Hause aus und der damit einhergehenden veränderten Erwartungen der Arbeitnehmer ist es wichtig, sich entsprechend anzupassen. Eines ist sicher: Papier spielt hier keine Rolle. Es ist schlecht für die Erreichbarkeit und schlecht für die Arbeitsmoral.  

Eine Digitalisierungslösung macht es einfach, von jedem Ort der Welt aus zu arbeiten und sicheren Zugriff auf die benötigten Dokumente zu haben. Außerdem entfallen sich wiederholende, manuelle Eingaben. Dies eröffnet die Möglichkeit, den Mitarbeitern, z. B. in der Finanzabteilung, ein größeres Gefühl für den Sinn ihrer Arbeit zu vermitteln - zufriedene Mitarbeiter sind unbestreitbar produktiver als solche, die sich am Ende des Tages ausgelaugt fühlen. Auf diese Weise können Unternehmen die Erwartungen erfüllen (und vielleicht sogar übertreffen), die mit einer neuen Generation von Arbeit verbunden sind, und sich selbst zu einer attraktiveren Option für die Gewinnung neuer Talente machen.  

Verbessern Sie die Sicherheit und entscheiden Sie sich, Gutes zu tun 

Die Auswirkungen der Digitalisierung sind weitreichend, während das Gleiche von der Digitalisierung nicht gesagt werden kann, zumindest nicht in demselben Ausmaß. Oberflächlich betrachtet mag die Investition in eine Digitalisierungslösung vielversprechend erscheinen. Es gibt natürlich einige betriebliche Vorteile, wie z. B. weniger manuelle Eingaben, aber dies kann niemals zu einer echten Automatisierung sich wiederholender Aufgaben führen, und das Papierproblem wird dadurch sicherlich nicht gelöst.  

Auch wenn die Digitalisierung für Ihr Unternehmen kurzfristig von Vorteil sein mag, sollten Sie Folgendes bedenken: Die Digitalisierung ist eine vorübergehende Lösung und wird es immer sein. Die Digitalisierung hingegen ist eine langfristige Lösung. Sie ist gut für Ihr Unternehmen, sie ist gut für Ihre Mitarbeiter, und sie ist gut für die Welt.