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Le fonctionnement du passé
L’entreprise A, que nous appellerons Old School, reçoit dans sa boîte aux lettres une facture papier livrée par FedEx. L’entreprise souhaite conserver le document original dans l’un de ses nombreux classeurs, elle en fait donc une copie (voire cinq) et la remet physiquement à son équipe de comptabilité pour que l’un d’eux la saisisse manuellement dans son système comptable. Old School doit également envoyer une copie de la facture à son siège social, elle scanne donc l’une des copies papier et l’envoie par courrier électronique.
Numérisation ou digitalisation ?
Dans l’exemple ci-dessus, la numérisation se produit lorsque Old School scanne la facture papier. Ce faisant, elle a créé une version numérique d’un document physique. En d’autres termes, elle l’a numérisé.
Dans l’exemple ci-dessus, il n’y a pas de digitalisation. Quelle est donc la différence, exactement ?
À l’époque où l’impression, la numérisation et l’envoi par la poste étaient les seules options pour transmettre un document commercial important d’un point A à un point B, la différence entre numérisation et digitalisation n’était pas un sujet de discussion ; la digitalisation n’existait pas. Mais l’introduction d’une norme mondiale pour l’Echange de Documents Informatisé (EDI) dans les années 1980 (UN/EDIFACT) a révolutionné la notion de digitalisation ; elle a complètement éliminé le besoin de papier en remplaçant les documents physiques par des documents numériques natifs.
D’ailleurs, TIE Kinetix était l'un des tout premiers membres du comité UN/EDIFACT et a même reçu un prix commémorant ses 30 ans d'adhésion.
L'EDI a énormément évolué au fil des ans, et il porte de nombreux noms, mais le principe général est resté le même : l'échange de documents sans papier. En raison de la grande différence entre une version numérique d'un document et un document numérique natif (qui n’existe que sous forme dématérialisée), le monde des affaires n'a eu d'autre choix que de commencer à faire la distinction entre les deux. C'est ainsi qu'est née la digitalisation.
En tant que pionnier du secteur des fournisseurs de services, TIE Kinetix a été le témoin direct de ces changements et continue de se joindre à d'autres pionniers, comme OpenPeppol, EESPA et la Business Payments Coalition (BPC), dans leurs efforts pour créer un monde des affaires sans papier. L'entreprise continue de plaider pour l'élimination du papier dans la Supply Chain et s'est même donné pour mission d'aider les entreprises de toute taille à atteindre leurs objectifs de digitalisation.
La plateforme FLOW Partner Automation de TIE Kinetix, basée sur le cloud, permet même aux entreprises d'atteindre une digitalisation à 100 %, ce qui est rare dans le paysage actuel des prestataires de services. Beaucoup continuent de se concentrer sur la numérisation avec des techniques de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) peu fiables, utilisées sur des scans d'originaux papier (ou numériques non structurés). En n'acceptant que des documents structurés et natifs numériquement (en d’autres mots, des versions digitales), TIE Kinetix a pris la décision délibérée de ne pas participer au marché de la numérisation et invite les clients (et clients potentiels) à s'écarter également de cette décision. C'est mieux pour leur entreprise, et c'est mieux pour la planète.
Pourquoi c'est désormais important
L'EDI existe depuis de nombreuses années et, par conséquent, la numérisation aussi. Cependant, comprendre la différence entre numérisation et digitalisation n'a jamais été aussi important qu'aujourd'hui.
Compte tenu de l'importance du rôle que joue l'échange de documents dans toute entreprise et de la priorité accordée à l'amélioration de l'efficacité des processus commerciaux, il n'est pas surprenant que les initiatives d'optimisation commencent souvent par là. Cette situation, combinée à une augmentation des obligations légales liées à la conformité, comme les mandats de facturation électronique en Europe, fait que de nombreuses entreprises ont besoin d'une solution.
Lors de l'évaluation des solutions potentielles, il est essentiel de bien comprendre la différence entre « numériser » et « digitaliser », surtout lorsqu'il s'agit de répondre à une initiative tout aussi prioritaire : démontrer un engagement envers la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE).
Une nuance qui a toute son importance
La distinction entre « numérisation » et « digitalisation » est importante. Tout se résume à ceci : Voulez-vous une solution temporaire ou une solution à long terme ?
De nombreuses solutions de numérisation peuvent vous donner un sentiment de satisfaction immédiate, car elles sont généralement opérationnelles en très peu de temps. Mais lorsqu'il s'agit de véritablement optimiser l'efficacité des processus métiers, la numérisation ne fait qu'effleurer la surface. C'est comme mettre du correcteur sur une erreur sur une facture et écrire le bon montant à la main au lieu de régler le problème à la source (par exemple sur le document Word). Ainsi, une solution qui numérise les échanges de documents ne permet pas de se débarrasser du papier et de ses problèmes. C'est peut-être convenable pour le moment, mais il y a de fortes chances que ce ne soit pas le cas à l'avenir.
La numérisation est une solution temporaire. La digitalisation est une solution à long terme.
La différence entre la numérisation et la digitalisation
Comme ces termes sont généralement employés sans distinction, il est facile de commencer à les substituer les uns aux autres. Après avoir lu ce blog, vous n'utiliserez plus « numérisation » à la place de « digitalisation », du moins nous l’espérons. Cependant, une question reste en suspens : Quelle est la différence entre la numérisation et la transformation digitale ?
La généralisation de l’anglicisme nous a fait utiliser le mot « digitalisation » à tort. Voici un moyen mnémotechnique pour les distinguer : la numérisation permet la transformation digitale. Il faut retenir que la digitalisation est une solution durable et à long terme plutôt qu'une solution temporaire. Donc, si vous êtes prêt à vous engager sur la voie de la transformation digitale, la numérisation de vos échanges commerciaux est un bon point de départ, et TIE Kinetix peut vous aider.
Que peut faire FLOW pour votre entreprise?
