We hebben het inmiddels al meerdere keren gehad over EDIFACT, een standaard voor EDI. Ook weten we dat EDIFACT meerdere soorten berichten bevat, herkenbaar aan de 6 tekens: ORDERS, INVOIC of DESADV komen u mogelijk bekend voor uit onze vorige blogs.

EDIFACT CONTRL (CONTRoL) is ook een EDIFACT bericht. Het is een soort bevestiging. U zou dit bericht het best kunnen vergelijken met het Peppol e-retourbericht.

Het antwoord op uw bericht

Het EDIFACT CNTRL bericht biedt een antwoord na elk ontvangen bericht tussen koper en leverancier. 

  • Het bevestigt het ontvangst van de eerdere uitwisseling.
  • Het bevestigt acceptatie of afwijzing.
  • Het biedt (in geval van afwijzing) een gedetailleerde lijst van foutmeldingen over de eerdere uitwisseling.

Een CNTRL bericht is altijd een aparte uitwisseling over één eerder uitgewisseld EDIFACT bericht. 

Waarom gebruik maken van een EDIFACT CONTRL bericht

Bij het gebruik van EDIFACT berichten is het CONTRL bericht optioneel. Wel kan het verstandig zijn om hiervoor te kiezen, EDIFACT CNTRL biedt namelijk (vergelijkbaar met het Peppol e-retourbericht) een aantal voordelen:

  • Het bespaart tijd, want er zijn geen telefoongesprekken of e-mails over en weer nodig om erachter te komen wanneer bijvoorbeeld een bepaalde bestelling of factuur is geaccepteerd of waarom iets is afgekeurd.
  • Het creëert transparantie door inzicht te bieden binnen de processen waardoor meer data beschikbaar komt wat controle biedt over de processen, de mogelijkheid biedt om accurate cash flow prognoses te maken en om erachter te komen waar optimalisaties nodig zijn.
  • Het verbetert samenwerkingen omdat er duidelijkheid ontstaat over de uitwisselingen en afwijzingen.

Waar bestaat een EDIFACT CONTRL bericht uit?

Aangezien een EDIFACT CONTRL bericht vaak slechts een bevestiging is, vertaalt dit zich meestal in een redelijk kort EDI bericht. Een regulier CONTRL EDIFACT bericht bevat:

  • Een header met het service segment UNH;
  • Beschrijving van de uitwisseling waar het bericht over gaat;
  • Identificatie van de verzender en ontvanger;
  • De acceptatie- of afwijzingscode;
  • Eventuele foutmeldingen in het geval van een foutmelding;
  • Het eindigt zoals elk EDIFACT bericht met UNT.

Dit is in een code en dus (zonder kennis over de code) niet te lezen voor een mens. Gelukkig is dit ook niet nodig, uw ERP (of boekhoudsysteem) en EDI doen het werk voor u. Wel is het handig om te weten wat de verschillende EDIFACT berichten zijn en welke 6 tekens worden gebruikt. 

Hier is een klein spiekbriefje waarmee u in een mum van tijd de EDIFACT taal spreekt:
 

  • Een klant stuurt u een inkooporder (ORDERS)
  • U bevestigt de ontvangst van de PO van uw klant (ORDRSP)
  • De bestelling van uw klant is de deur uit en u deelt de verzendingsgegevens (DESADV)
  • U stuurt een factuur voor de bestelling (INVOIC)
  • Uw klant bevestigt de ontvangst van uw factuur (CONTRL)
  • Uw klant verstrekt u de betalingsgegevens (REMADV)

Meld u aan voor onze nieuwsbrief!